SharePoint proporciona a las clínicas una gestión documental unificada, mientras que con Power BI, Vivanta organiza su red a través de un sistema de gobernanza y seguridad

“Con la vista puesta en la calidad, el Grupo Vivanta ha optimizado la prestación de servicios en las mejores condiciones, los más altos estándares de calidad asistencial y un equipo humano compuesto por cerca de 2.500 empleados -1.900 de ellos profesionales sanitarios de primer nivel-, al tiempo que ha conseguido importantes certificaciones que avalan su afán por la excelencia en el sector sanitario”, destaca Juan Olave Martín, CEO de Grupo Vivanta.

Ejemplos de ello son las certificaciones ISO 9001/2015, ISO 27001 y la norma UNE-EN 179001, acreditaciones que se enmarcan en la apuesta de Vivanta por impulsar procesos de calidad y mejora continua en todas las áreas en las que desarrolla su actividad.

“Se trata del primer, y hasta ahora único, grupo odontológico y de medicina estética que ha conseguido estas importantes certificaciones de calidad de procesos y servicios, un hecho diferencial que le permite desmarcarse de la competencia y reiterar su compromiso para garantizar el cumplimiento de las más estrictas normas de calidad en la atención a sus pacientes”, añade.

La calidad pasa por la digitalización

Para conseguir las certificaciones, la consultora VS Sistemas, partner de Microsoft, ha introducido soluciones digitales de la compañía de Redmond en toda la red de clínicas del Grupo Vivanta y, tras identificar las necesidades específicas tanto de las áreas centrales como de los centros odontológicos y estéticos que deben de coordinar su gestión con una oficina central y sus distintos departamentos administrativos y de gestión, VS Sistemas procedió a la implantación de distintas soluciones de Microsoft que incluían SharePoint, entre otras.

Así, en concreto, SharePoint proporciona a las clínicas una gestión documental unificada que, al estar en Azure, la nube de Microsoft, permite a todas las clínicas almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo en un entorno virtual totalmente seguro para el manejo y la protección de los datos.

Además, esta solución responde a las necesidades del plan de expansión previsto por la marca, ya que el almacenamiento en la nube es totalmente flexible y simplifica notablemente el desarrollo en la infraestructura TI de la empresa.

“Cuando empezó el proyecto Vivanta, no lográbamos recibir la información de las clínicas y teníamos que ir físicamente a recoger pruebas y documentación. Ahora, con la adopción de SharePoint, el cumplimiento de las tareas de gestión documental de todas las clínicas está asegurado, ha mejorado la productividad y ha aportado una herramienta de valor para los empleados que ahora ven muy facilitado su trabajo. En definitiva, hemos pasado de una estrategia push a un procedimiento pull”, explica Carlos Pérez Espuelas, responsable del departamento de Calidad de Grupo Vivanta.

Soluciones Microsoft diseñadas ad hoc

Más en detalle, VS Sistemas diseñó para Vivanta un entorno SharePoint transparente y adaptado a las necesidades de los distintos perfiles de los empleados dentro de la organización: una configuración que implementa roles de seguridad y una estructura de permisos predefinidos para garantizar una gestión sencilla de los permisos de acceso a la información de los usuarios dentro de la estructura organizativa de la entidad, que está pensado no sólo para los profesionales actualmente en plantilla, sino también para los que se incorporen en el futuro.

Además, la integración de Microsoft Flow, la herramienta de Microsoft 365 enfocada en mejorar la productividad en el trabajo, ha permitido a las clínicas del grupo automatizar un sistema de alertas para el cumplimiento de los procesos de calidad y la adecuada gestión documental de cada una de las clínicas.

Análisis de negocio con Power BI

Además de las soluciones como Sharepoint y Flow, las clínicas Vivanta cuentan también con Power BI, como herramienta de control y seguimiento de indicadores de calidad: “un potente servicio de análisis de negocio, que proporciona a todos los gestores de las clínicas información detallada para facilitar la toma de decisiones rápidas e informadas”.

Este cuadro de mando escalable permite a las clínicas explorar y analizar visualmente su rendimiento en cualquier dispositivo y en una sola vista. Se trata de una herramienta que une diferentes fuentes de datos sin relación entre sí y las convierte en información coherente, interactiva y atractiva visualmente.

Con Power BI, Vivanta organiza su red a través de un sistema de gobernanza y seguridad, que transforma los datos en objetos facilitando el análisis de indicadores clave de rendimiento o KPI´s estratégicos de cada departamento.

“Gracias a Power BI contamos con un portal de gestión escalable basado en la nube que facilita la visualización de datos interactivos de una forma fácil. Este servicio de análisis de negocios se ha convertido en una herramienta esencial para los directores de las clínicas y que ha ido ramificando hacia otros departamentos”, apunta Patricia Morales Núñez responsable del proyecto en el departamento de calidad de Grupo Vivanta.

En definitiva, el proceso de transformación digital puesto en marcha por Grupo Vivanta ha resultado exitoso y no sólo porque ha contribuido a lograr las certificaciones ISO 9001/2015, ISO 27001 y UNE 9001/2017, sino porque se han reducido sustancialmente los tiempos y recursos destinados al seguimiento y control del departamento de calidad.

Ahora que las soluciones de Microsoft se han convertido en herramientas esenciales para las clínicas, el proyecto de transformación digital de Vivanta sigue avanzando y prevé la inclusión, en breve, de Power Apps para el desarrollo de nuevas áreas de aplicación y la adopción generalizada de herramientas colaborativas como Microsoft Teams.

El Grupo Vivanta se crea en 2017 con un objetivo estratégico: ofrecer un servicio de calidad centrado en el paciente. Presente en todo el territorio español con cerca de 300 clínicas, el grupo es fruto de la adquisición e integración de seis empresas de odontología y medicina estética que, tras su fusión, operan bajo esa marca. Más información en www.vivanta.es, en www.vs-sistemas.com y en www.microsoft.com