iberDok es un sistema de edición y generación de documentos en base a plantillas, con capacidad para integrar y reutilizar objetos de información estáticos y dinámicos

Uno de los trabajos más habituales en el seno del Gobierno Vasco es la creación de documentos de distinta índole: resoluciones, informes técnicos o jurídicos o textos normativos. Su elaboración supone un esfuerzo importante, ya que al propio proceso de construcción del documento hay que añadir las tareas de recopilación de datos, en muchos casos, desde distintas fuentes o aplicaciones.

El tiempo invertido debe reducirse con una adecuada catalogación de las distintas tipologías documentales y, por supuesto, con una herramienta que permita crearlos al menos en su versión preliminar, para posteriormente editarlos y modificarlos de manera asistida.

También es habitual la creación de grandes cantidades de documentos cuyo contenido es casi el mismo, excepto en un conjunto muy reducido de información que requiera la adecuación a un supuesto particular. Asimismo, el conjunto de ciudadanos que accede a las sedes electrónicas de los diferentes departamentos del Gobierno Vasco también son potenciales generadores de documentos.

Para facilitar estas tareas y ahorrar el tiempo de dedicación necesario para crear y gestionar los documentos, es clave disponer de una plataforma de uso común para todos los usuarios de la Administración Pública vasca que posibilite, entre otras cosas, la creación automatizada de documentos en base a plantillas predefinidas que puedan combinarse con datos específicos de distintas fuentes (normalmente aplicaciones); la definición y gestión de plantillas de documentos; la edición interactiva y asistida de documentos de manera unitaria; la generación masiva y desasistida de documentos; el soporte para múltiples formatos (PDF, HTML...); una solución web, sin necesidades de instalación en los puestos cliente; y un sistema robusto y eficiente.

La solución iberDok

iberDok, desarrollada por Ibermática, cumple con todas estas características: es un sistema de edición y generación de documentos en base a plantillas, con capacidad para integrar y reutilizar objetos de información estáticos y dinámicos (variables) que facilita tanto la generación a demanda de un único documento para su edición guiada e interactiva, como la generación masiva de documentos de forma desatendida.

Para un usuario con conocimientos básicos de ofimática, la plataforma es muy sencilla de utilizar y permite finalizar los documentos bien conformados en base a datos conocidos en muy poco tiempo. Además, el volumen de generación de documentos puede ser muy elevado, siendo capaz de atender a distintos departamentos de manera ágil y, al estar la plataforma centralizada para todos ellos sin instalación en puestos clientes, permite un ahorro de costes.

También permite un control y auditoría tanto del rendimiento del sistema como del uso y volumen por parte de cada departamento, entre otros aspectos.

Ejemplo de uso

El departamento de Educación del Gobierno Vasco ya sabe lo que es trabajar con iberDok, en concreto generando los formularios de solicitud de becas generales no universitarias de manera dinámica tras el registro de datos, tanto por medio de los centros educativos dependientes de la Administración como de los ciudadanos a través del portal web dirigido a la ciudadanía para tal efecto.

Mediante una sencilla integración con las aplicaciones web de solicitud de becas, iberDok ha sido capaz de generar más de 175.000 documentos en un periodo de tres semanas. Igualmente, se están generando las resoluciones de las solicitudes de las becas, así como documentos emitidos por la ciudadanía bajo petición desde el portal web para la solicitud de otras ayudas, reclamaciones, subsanaciones, etcétera. Más información en www.ibermatica.es