Comunicaciones unificadas es uno de esos términos tecnológicos que varía de significado según la persona que lo emplea. Sin embargo, algo es común a todas estas variaciones: la CU (comunicación unificada) tiene como objetivo mejorar los procesos de negocio y la toma de decisiones.

Desde el punto tecnológico, la CU se puede evaluar como un esfuerzo de unificación de múltiples modalidades de comunicación a través de una interfaz que engloba VOIP, MI (mensajería instantánea), vídeo en tiempo real, conferencias Web, pizarras blancas y capacidades de detección de presencia. Como resultado, los usuarios podrán navegar y migrar entre los distintos canales de comunicación, iniciando sesiones de colaboración con otros empleados.

Ejemplo de comunicaciones unificadas

Pero desde una perspectiva más amplia, la CU se debe contemplar como la convergencia de comunicaciones con los procesos de negocio. El valor real de las comunicaciones unificadas resulta evidente cuando se vincula a los objetivos y aplicaciones de negocio y, de este modo, permite aumentar las ventajas competitivas de la compañía. Pero no hay que obviar que una implementación de CU puede resultar tan ardua como complicada. Un proyecto de este tipo afectará a todos los aspectos de las TIs de la compañía y requerirá una buena planificación y la cooperación entre los departamentos y equipos responsabilizados de asegurar las operaciones diarias.

A continuación, le ofrecemos los cinco pasos básicos que puede utilizar cualquier compañía como pauta a la hora de planificar su camino hacia las comunicaciones unificadas.

Cuente con la implicación y el apoyo de toda su empresa

La CU no ha de valorarse como un proyecto de tecnología sino una iniciativa de negocio basada en tecnología, con objetivos claramente definidos y metas cuantificables.

“Claramente, lo que caracteriza a la siguiente generación de puestos de trabajo es que implica un cambio cultural de los procesos de negocio”, afirma Kevin Bellinger, gerente de Soluciones Globales de Colaboración Digital de Avenade, un joint-venture de Accenture y Microsoft que utiliza tecnología de Redmond.

Para llegar a ese punto, el apoyo y soporte de los altos ejecutivos es fundamental en un proyecto de CU porque una iniciativa de esta magnitud requiere la monitorización de costes y el cumplimiento de objetivos.

“Cuanto más alto sea el directivo implicado, mejor”, señala Frank Redey, partner de Accenture Network Service Technology. “Si puede vincular una iniciativa CU a la generación de ingresos, reducción de costes o mitigación de riesgos, podrá demostrar el valor de la solución”.

Las fusiones y adquisiciones son los principales motores de la CU, que se utiliza para unificar las distintas redes (sistemas y protocolos) y los diferentes grupos de usuarios. “La comunicación unificada es compleja, pero puede resultar más compleja aún si la solución no cumple con los objetivos de negocio. Asegúrese de encajar la tecnología a sus necesidades, y no viceversa”, apunta Bellinger.

La responsabilidad de los gerentes de departamentos también es vital porque serán estos los que finalmente tengan que interconectar los distintos repositorios de TI e implementar el proyecto. Una implementación de CU resulta difícil porque conlleva una gran variedad de tecnologías. En un despliegue completo de CU, las distintas áreas que se verán implicadas son la red, los servicios de directorio, la infraestructura central de mensajería, los equipos de sobremesa y los dispositivos móviles. Y, a medida que el proyecto se desarrolla, la CU también implicará aplicaciones y equipos de desarrollo.

La supervisión de todos estos aspectos y la resolución de la propiedad de tecnologías y áreas de responsabilidad, puede ser abrumadora. Pero con una dirección adecuada, que englobe el plan de negocio con objetivos tangibles y las distintas áreas de cooperación, los problemas pueden atenuarse.

Finalmente, la adopción de las nuevas tecnologías por los altos directivos será el ejemplo a seguir por los empleados y operarios. “Si los altos directivos se apuntan a la adopción de la tecnología, esto inevitablemente causará un efecto cascada”, concluye Bellinger.