Existe un nuevo modelo de correo electrónico que, poco a poco, se ha ido haciendo un importante hueco entre empresas y usuarios finales. Se le conoce por varios nombres: email hosted o alojado, correo como servicio o correo utilitario. Sea cuál sea el nombre utilizado, estas alternativas al correo electrónico tradicional no cesan de crecer en popularidad e importancia.

El correo en la nube

Pero , especialmente, este es un modelo muy bienvenido en el entorno empresarial: los servicios de correo electrónico representan un importante coste de operaciones, un coste que desvía parte de los recursos de TI destinados a proyectos tal vez más alineados con los objetivos del negocio. En su peor caso, el mantenimiento del sistema de correo electrónico en una organización que carece de repositorios de almacenamiento, capacidad en el centro de datos o experiencia en la gestión de los emails puede obstaculizar o dificultar el rendimiento de la compañía (piense en el tiempo que los empleados pierden depurando sus respectivas bandejas de entrada).

Dentro del concepto de los servicios de TI, especialmente en el caso de los servicios maduros y bien definidos como es el caso del correo electrónico, su visión como un modelo utilitari resulta de lo más convincente. Sin embargo, determinar la idoneidad de los distintos servicios de correo electrónico depende, en gran parte, de identificar las necesidades de la organización, de fijar correctamente los costes relativos a la solución actual en la empresa así como de la adecuada evaluación de la capacidad de un servicio externo, en cuanto a su eficacia y economía.

Desconectando

La diferencia más obvia entre un modelo de email hosted y uno instalado es el nivel de control que se puede ejercer sobre el sistema de correo. Con un servidor de correo instalado, el departamento de TI ejerce más control sobre los datos y, dependiendo de los recursos disponibles para asegurar la fiabilidad de los mismos, esto puede ser beneficioso o no. Para empresas altamente reguladas, es más que probable que los datos tengan que alojarse in house por motivos de cumplimiento de normas.

Los sistemas de correo internos también permiten un mayor nivel de customización, que puede ser esencial para compañías que deseen implementar tecnologías emergentes como son las comunicaciones unificadas, donde el servidor de correo es una parte integral de otros servicios complementarios a las comunicaciones.

Claro está, la renuncia de control y responsabilidad de ciertos aspectos de los sistemas de correo electrónico, bien sea para liberar recursos y destinarlos a otros proyectos más necesarios o para reubicar un servicio en manos de un proveedor más capacitado, es en sí la propuesta más valiosa de una solución hosted.

Procediendo con cautela

Otro aspecto importante a considerar en el outsourcing del correo electrónico es el rendimiento. Lo más probable es que el email en ‘la nube’ entrañe latencias más altas y velocidades reducidas, incluso para los correos enviados dentro de la red interna. Además, a medida que van creciendo los vínculos IP individuales en una organización, es de esperar que se produzca un mayor número de cuellos de botella en los dispositivos de las redes.

En muchas compañías, el sistema de correo sirve como una herramienta ‘todo en uno’ que incluye la colaboración de equipos y el uso compartido de archivos. Una manera de mejorar el rendimiento de una solución de correo hosted es facilitar el uso de archivos locales dentro de un ‘campus’ cerrado, especialmente cuando se trata de archivos adjuntos de gran tamaño.

Los servicios alojados de email suelen disponer de aplicaciones de filtración de spam en la nube, disminuyendo así la cantidad de tráfico que entra en la red corporativa. Sin embargo, una configuración híbrida que también contemple dispositivos antispam internos puede resultar beneficiosa.

Otro ejemplo de sistemas híbridos que retiene las virtudes de un servicio alojado sin sacrificar el rendimiento del correo electrónico es la solución propuesta por Azaleos, en la que la compañía ofrece a los clientes appliances de Microsoft Exchange remotamente gestionados.

En funcionamiento

En teoría, la fiabilidad debe ser el atractivo más contundente de un proveedor de servicios de email, ya que la infraestructura dedicada al correo electrónico es más exhaustiva y robusta que la que podría aportar una única compañía. No obstante, el apagón del muy publicitado Simple Storage Service de Amazon hace un par de meses es una prueba de que incluso los proveedores con sistemas redundantes suelen encontrarse con problemas que caen fuera de su área de control. Este suceso debe servir como aviso para los proveedores que deseen implantar tecnologías punteras, o para revendedores que desean entrar en un mercado sin la experiencia adecuada. Por ejemplo, aunque es difícil disputar la experiencia de Microsoft con el software de Exchange, es razonable prever la aparición de problemas con la transición al modelo alojado de Exchange multitenant (un modelo donde un servidor central de Microsoft Exchange se comparte entre varios clientes multi-inquilino).

Es importante evaluar los procesos que los proveedores de correo alojado ofrecen para asegurar la fiabilidad, los SLA (acuerdos de nivel de servicio) que están preparados y dispuestos a garantizar, y comparar estas cláusulas con el rendimiento actual del sistema interno.

Por otra parte, no toda la infraestructura que el servicio de correo alojado requiere está bajo el control del proveedor. La conexión a Internet entre el proveedor de servicios alojados y el cliente está sujeta a interrupciones, lo que podría dejar a la organización, en un momento dado, ‘desconectada’ de un servicio imprescindible.