La Universidad Complutense automatiza su relación con los bancos

La Universidad Complutense de Madrid es una de las universidades más representativas de España, tanto por su volumen de alumnado, como por su oferta docente, que se resume en 77 titulaciones oficiales, 230 títulos propios y 200 programas de doctorado.

Con esta magnitud, los trámites burocráticos y financieros alcanzan cotas impresionantes, que deben reunir las máximas condiciones de fiabilidad y seguridad.

La Universidad Complutense comenzó a trabajar con aplicaciones SAP en enero de 2003, con el objetivo de agilizar todos los procesos que tenían que ver con banca electrónica y mejorar la coordinación entre proveedores e institución. "La descarga de extractos era un caos", en palabras de Óscar Alejandro Soler, subdirector del Área Informática de Gestión, dentro del departamento de Gestión Económica de la Universidad Complutense.

El problema es que el proceso de descarga de extractos era manual, hecho que se complica al tratarse de 136 cuentas diferentes de los dos bancos con los que trabaja la Universidad (Santander y Caja Madrid), lo que suponía casi 300.000 movimientos al año, a través de la conexión y descarga uno a uno de los extractos de banca electrónica para volver a cargarlos en el sistema SAP para su posterior consolidación. "Había errores de consistencia, dudas, duplicados... Al llegar a final del año, las complicaciones con los bancos eran enormes y la decisión de que el proceso fuese automático fue inmediata. La solución no debía requerir la intervención del usuario bajo ningún concepto, que podía cargar el extracto o no, podía estar de baja o habérsele olvidado", explica Soler.

Cada facultad funciona como una pequeña empresa independiente y cada centro tenía una cuenta de ingresos y otra de gastos, por lo que la simplificación se convirtió en un reto imprescindible, pues había empleados dedicados exclusivamente a anular todo lo que se hacía mal. "Estuvimos viendo distintas aplicaciones, como EDItran de Indra Sistemas, pero nos inclinamos por la solución de XRT dada su validez para integrarlo con nuestro sistema SAP", señala. "El software no ha fallado hasta la fecha, pero los que sí fallan son los bancos, cuyos errores son filtrados por esta solución".

De este modo, se ha pasado de tener unas 200 incidencias por duplicidad en un año a no tener ninguna.

Posición de Tesorería

Antes de la instalación de XRT Communication Universe no se conocía la Posición de Tesorería por falta de información. Sin embargo, actualmente XRT se conecta por la mañana a primera hora y se descargan los extractos, se controla su integridad y se lanzan para convertirlos en ficheros de formato SAP (el módulo XRT Bankonnect for SAP es el que carga los extractos) y, a continuación, tiene lugar el proceso de contabilización, que permite la Posición de Tesorería desde las 8:00 de la mañana. "Dentro de la Posición de Tesorería podemos hacer previsiones de pagos y cobros porque ya conocemos el estado de todas las cuentas en todo momento", afirma Soler, que asegura que ha sido muy sencillo para los usuarios, que "sólo tienen que conciliar las cuentas (atendiendo a la norma 43 de la Asociación Española de la Banca) que no se han conciliado automáticamente".

En el caso de la Universidad Complutense, su paso hacia atrás (la banca electrónica no resolvía sus necesidades de automatización) para instalar una solución basada en EDI (Electronic Data Interchange) es recordado como una etapa ardua que llevó seis meses, desde mayo de 2006. Hoy, Alejandro Soler reconoce que la implantación fue un "éxito total y en pocas aplicaciones se puede decir esto" y que "se acabó con los problemas de los extractos".

El sistema lleva ya más de un año en producción y las prisas durante la implementación de la solución de XRT (que entonces no pertenecía al Grupo Sage) brillaron por su ausencia. "Fue muy importante el testeo del módulo Bankconnect, que sólo estaba disponible en francés cuando comenzamos a trabajar con él, y evitar errores era fundamental", aclara Alejandro Soler.

Los procesos se consolidan por la noche y la fiabilidad del sistema es total incluso en meses con picos, como puede ser octubre, cuando los alumnos pagan sus matrículas en cualquiera de los dos bancos, lo que se traduce en un mes con 100.000 movimientos. "Tenemos casi 90.000 alumnos, a dos movimientos que realizan por año si pagan la matrícula a plazos, te encuentras con casi 200.000 movimientos; no creo que haya empresas privadas con tantas cuentas y actividad, pero ahora estamos todos muy contentos", sostiene el subdirector del Área de Informática de Gestión de la Complutense.

La implantación estuvo en manos del jefe de proyecto del equipo de Gestión Económica de la Universidad, un analista y empleados de este departamento, a los que se sumó un integrador de SAP y otro representante de XRT.

Por otra parte, la interoperabilidad entre los tres entornos: bancos, máquina de XRT y SAP, es completa. "Hay disponibilidad siempre porque incluso estando la máquina de SAP parada, en el momento en que empieza a funcionar lanza automáticamente las contabilizaciones y en la máquina de XRT, si falta un movimiento lo incorpora cuando arranca al día siguiente", aclara Soler.

La inversión no fue demasiado elevada: 9.000 euros fue el importe de las licencias de XRT de por vida (precios de 2005), con el mantenimiento aparte. 4.176 euros supuso la puesta en marcha del proyecto: la implantación más la consultoría. A esta cantidad hay que añadirle los costes del mantenimiento y los ajustes realizados con SAP.

La Universidad Complutense ha demostrado que los procesos de este tipo no son ajenos a la Administración Pública y que en cuestiones de tesorería no están tan mal respecto a la empresa privada. En cuanto al nivel de gestión económica con SAP, Soler asegura que esta institución es la única, junto a la Universidad Politécnica de Cataluña, que dispone de una instalación con tantos módulos del fabricante alemán.