Harald Grumser, CEO de Compart, durante la inauguración de Comparting 2014

Así, en este décimo aniversario, Comparting ha debatido en profundidad el soporte y la gestión documental de la comunicación, y su transición desde lo puramente físico a la entrega a través de múltiples canales.

Harald Grumser, fundador, copropietario y CEO de Compart, destacó en su intervención por qué, a la luz del creciente papel de Internet y los dispositivos móviles en el procesamiento de documentos, la salida y la visualización de documentos independientes de la página y el dispositivo se sitúan en el corazón de las comunicaciones del futuro.

“Es inevitable separar los datos del diseño y ahora, más que nunca, el contenido transmisible debe ser adaptado al canal de salida: el PDF ha resultado ser un desafortunado formato para las pantallas de smartphones y tablets, aunque los usuarios continúan favoreciendo ese formato por su tradicional y familiar visualización A4”, explicó.

Para el CEO de Compart, el estándar de la página 21x29,7 cm ya no funciona en todas partes y muchos canales tradicionales orientados al A4 están siendo reemplazados por medios independientes del formato con “el HTML5 como el formato del futuro”.

En este contexto, Grumser también subrayó la coexistencia de datos y documentos y que el papel impreso va a seguir siendo un importante método de entrega.

DocBridge Mill Plus, protagonista

En materia de productos, el gran protagonista de las jornadas ha sido la nueva versión de DocBridge Mill Plus, la 2.2, lanzada pocos días antes del evento y que permite a las empresas aprovechar sus infraestructuras TI heredadas y procesar los documentos sin importar el tamaño, formato, contenido y fuente a fin de se les pueda dar salida a través de todos los canales físicos o digitales.

Una capacidad que está basada en la generación de archivos HTML y que, además, soporta la generación de metadatos XMP, algo que para Compart es esencial para avanzar en la automatización del intercambio de documentos digitales.

Un procesamiento automático de las corrientes de datos que, sin embargo, es sólo un aspecto del moderno output management porque, como señaló Carsten Hinze, consultor sénior en Porst and Steiner, “es mucho más trascendente la reestructuración de las comunicaciones con los clientes”.

Así, según Hinze, de los comportamientos cambiantes del cliente, las nuevas posibilidades tecnológicas y el aumento de las obligaciones legales, surgen diversos desafíos que son difíciles de cumplir utilizando enfoques convencionales: “los clientes de hoy se comunican de forma multimedia y esperan que las compañías respondan más rápidamente”.

En esa comunicación, los canales móviles desempeñan un papel fundamental y, por tanto, afectan al envío de los documentos, lo que confirma como cierta la teoría de que hay que buscar las respuestas en la preparación de los documentos para cada tipo de canal físico y digital cuando están siendo creados.

“El papel seguirá siendo un importante método de entrega, especialmente para documentos táctiles y ópticos, así como los de carácter sensible y, por lo tanto, las llamadas soluciones híbridas, que también soportan los canales físicos y digitales, tienen un papel importante que desempeñar”.

Coexistencia pacífica entre las comunicaciones

Ya en la parte de experiencias y casos prácticos de Comparting destacó la presentación de Swiss Post Solutions (SPS), confirmando que tanto las comunicaciones digitales como las físicas tienen su razón de ser.

El neurocientífico Dr. Uwe Genz puso la rúbrica a Comparting 2014 y retó a los asistentes a descubrir las últimas técnicas de memoria y aprendizaje

La subsidiaria de Swiss Post tiene como actividad principal el output multicanal y, en concreto, el llevar el documento en papel al soporte digital, por ejemplo a portales web, email o correo seguro. Un servicio en alza ya que cada año SPS procesa más de 600 millones de correos físicos.

Andreas Keck, director de Soluciones, Ventas y Gestión de Clientes en SPS, explica ese crecimiento está directamente relacionado con las estrategias de las compañías, cada vez más interesadas en externalizar la logística de sus documentos.

En este aspecto, el Dr. Frank Wermeyer, que participa en el proyecto de Swiss Post para la implementación del servicio IncaMail, defendió que las soluciones de correo seguro representan una alternativa o un complemento a la carta tradicional.

En su presentación, Wermeyer se preguntó hasta qué punto soluciones como De-Mail y ePostbrief realmente cumplen todas las expectativas de método de entrega seguro y al mismo tiempo eficiente para las empresas. Una cuestión muy debatida y no del todo aclarada.

Por su parte, el analista de Pentadoc Guide Schmitz sostuvo que las comunicaciones con el cliente no deben entenderse como un eje conductor para reposicionamiento de los negocios, señalando los factores de éxito de la logística de la información y dejando claro que los proyectos no deben estar basados en los requisitos puramente técnicos o establecidos en un silo departamental.

En este aspecto, Schmitz recomendó una visión holística de los procesos de negocio involucrados y de sus requerimientos técnicos y organizativos.

Más internacional que nunca

Además de la experiencia de SPS, las presentaciones de compañías como Williams Lea, VHV, Canon, ERGO Insurance Group y la Mutualité Sociale Agricole (MSA) destacaron diferentes aspectos del procesamiento de los documentos y los enfoques de soluciones que reflejan claramente las tendencias y retos actuales, decantándose una vertiente que sin duda preocupa: asegurar la calidad de los documentos en relación con el cumplimiento del creciente número de normativas.

Finalmente, Philippe Filippi, director de la región Sur de Europa en Compart, explicó cómo han cambiado los estándares de la industria, revolucionando el procesamiento de los documentos.

Como conclusiones de la edición de 2014 de Comparting, considerando los matices y diferencias entre industrias, países y estructuras de TI, quedó claro que los desafíos a lo que se enfrenta el ámbito de las comunicaciones con el cliente son universales y muy similares en todos los países y regiones.

Como rúbrica del encuentro, el neurocientífico Dr. Uwe Genz retó a los asistentes a descubrir las últimas técnicas de memoria y aprendizaje. El investigador sostiene la trascendencia de la gimnasia mental, que permite comprobar que la mente no es un rasgo inalterable que se mantiene toda la vida, una afirmación que ofreció interesantes elementos de reflexión y debate. Más información en www.compart.com