Por su parte, el representante de la Dirección General de Tráfico (DGT) desgranó los detalles del proyecto PERSEO, un sistema encargado de la digitalización, validación y emisión de las órdenes de fabricación del permiso de conducción en soporte plástico. Destacó como algunos de los retos para la puesta en marcha de este sistema, las cerca de 20.000 órdenes de tramitación diarias que reciben y la necesidad de recibir y digitalizar documentos llegados de más de 2.000 puntos diferentes A día de hoy, la DGT ha conseguido tramitar con este sistema más de 93 millones de permisos.

Finalmente, dentro de este segundo bloque, la ponente de MAPFRE, explicó el proceso de definición e implantación de un Área de Excelencia, que la aseguradora está llevando a cabo, en forma de Centro de Competencia para la Gestión Documental (CCGD). Este proyecto le ha permitido evolucionar hacia un entorno corporativo que unifica los criterios de actuación y facilita el acceso a la información de todos los usuarios y profesionales. A día de hoy, más de 50 aplicaciones utilizan el gestor documental de la aseguradora que contiene más de 100 millones de documentos almacenados con un incremento mensual de 3,5 millones.

Este segundo bloque se cerró con una mesa redonda en la que, bajo el título, "Tecnología para el documento electrónico", se apuntaron algunas ideas interesantes relacionadas con la digitalización centralizada y/o distribuida, el convencimiento de que el papel no desaparecerá completamente en el entorno empresarial, aunque sí se deberá trabajar para optimizar la forma en la que se trabaja con la información que se maneja en formato papel y la visión del usuario como la piedra angular sobre la que deben construirse todos los sistemas.

Factura y contrato electrónico

Telefónica, la Generalitat de Catalunya y El Corte Inglés son las tres organizaciones que han contado su experiencia en lo que a factura y contrato electrónico se refiere.

En este sentido, Telefónica ha explicado cómo para conseguir la supresión del papel en sus circuitos de tramitación de contratos, ha adoptado una solución innovadora basada en la definición de un modelo de contratos exclusivamente electrónicos. Así, la compañía dispone hoy por hoy de 7.000 puestos adheridos a contratación digital, una media de 50.000 contratos digitales diarios y más de tres años de explotación con un nivel de incidencias de 0,1 por ciento. Entre los principales logros obtenidos, destacó el ahorro de costes y la sostenibilidad medioambiental, el control y auditoría online del proceso de contratación y la obtención de un expediente digital con valor legal, entre otros.

Desde la Generalitat de Catalunya, por su parte, se apuntó al GEFACT, como el último paso de los sistemas de información corporativos del departamento de Economía i Finances de la Generalitat de Catalunya para su transformación administrativa. Así GECAT, Sistema económico-financiero, fue el primero en automatizar los procesos manuales, después llegaría el RELI, Registro Electrónico de Licitadores, más tarde el GEEC, Gestor Electrónico de Expedientes de Contratación, luego PESC, Plataforma Electrónica de Servicios de Contratación, casi al final PSIS como globalización de la firma electrónica, hasta llegar al último de los servicios implantados, el GEFCAT, Factura Electrónica que se constituye como otro elemento más dentro de la propuesta catalana de una administración electrónica eficiente.

Finalmente, el responsable de gestión de proveedores de El Corte Inglés explicó las líneas claves del sistema de gestión desarrollado en su compañía. Entre ellas, citó la reducción del papel, el acceso a la documentación en formato electrónico, la mejora del flujo de la documentación necesaria para la gestión diaria y la externalización de los servicios documentales.

En su revisión del trabajo realizado, destacó por su particular interés, los desarrollos relativos a la gestión integral e integrada de la facturación de proveedores (Comunicaciones Electrónicas EDI), la gestión contable automática y los archivos electrónico y documental. En cuanto a los resultados del proyecto señaló la reasignación de plantillas, la eliminación de infraestructuras hardware y la liberación de espacio físico de archivos, como ahorros indirectos, y como ventajas no tangibles, se refirió a la mayor agilidad en el tratamiento de las facturas, el incremento de la seguridad en la custodia del dato y la mayor fiabilidad de la gestión contable.