Los proyectos ECM deben entenderse como iniciativas que den soporte al negocio, cubran las expectativas de acceso a la información de las organizaciones, favorezcan las redes de colaboración dentro de las mismas y que se apoyen en herramientas de software y hardware completamente accesibles. Esta ha sido una de las principales ideas analizadas durante el transcurso delV Foro de Tecnología Documental y Workflow celebrado por Informática El Corte Inglés, durante todo el día de ayer, en el Ateneo de Madrid.

V Foro de Tecnología Documental y Workflow

Este Foro, en el que han colaborado Adobe, Database-Kodak, EMC, Fujitsu, IBM, Kofax, NetApp, Open Text y Readsoft, ha otorgado un papel protagonista a los usuarios de la tecnología documental y workflow. Así, representantes de diferentes empresas del ámbito privado y responsables de la Administración Pública, han expuesto a modo de casos prácticos, el proceso de implantación, uso y beneficios obtenidos tras el desarrollo de proyectos innovadores basados en estas soluciones tecnológicas.

Los expertos también se centraron en la importancia de la estandarización, la modularidad y la disponibilidad, como condiciones estratégicas de la tecnología ECM, mientras que los desarrolladores más innovadores que operan actualmente en este mercado pusieron de relieve los últimos avances tecnológicos en dos mesas redondas en las que el control efectivo de la información en las organizaciones y la evolución de la tecnología para el documento electrónico fueron los principales temas que se trataron

Administración electrónica y archivo electrónico

Dentro del bloque dedicado a la Administración electrónica y al archivo electrónico, el representante de la Tesorería General de la Seguridad Social destacó la importancia de la Ley 11/2007 argumentando que por primera vez la Ley obligaba a la Administración a prestar sus servicios de modo que el ciudadano pueda elegir el modo en el que se quiere relacionar con la Administración. Del proyecto desarrollado con Informática El Corte Inglés destacó como pilares fundamentales la elaboración de un modelo de gestión documental y la puesta en marcha de diferentes políticas normativas e infraestructuras.

Por su parte, el Ayuntamiento de Béjar, en su intervención ha mostrado los detalles del proyecto “Béjar, Ciudad Digital”, un plan estratégico de modernización, implantación de la administración electrónica y reestructuración de procedimientos administrativos para facilitar la relación de los ciudadanos con el propio ayuntamiento.

Además de la Administración General del Estado, y la Administración Local, también estuvo representada la Administración Autonómica a través de la experiencia del Gobierno de Navarra. Su representante insistió en que para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos, es necesario contar con un modelo conceptual de Gestión Documental adecuado y con una plataforma tecnológica que lo respalde.

Este primer bloque concluyó con una primera mesa de debate en la que algunos de los principales desarrolladores de tecnología ECM debatieron sobre el control efectivo de la información dentro de las organizaciones. Algunas ideas interesantes que pudieron extraerse de este coloquio se refieren a la importancia de saber custodiar la información que se maneja dentro de las organizaciones, la tendencia hacia soluciones estándar y fácilmente integrables, la necesidad de poder interactuar y apostar por la unicidad de la información y, por supuesto, involucrar a los fabricantes para desarrollar soluciones SMART, basadas en la tecnología Cloud Computing.

Gestión corporativa de contenidos

Tanto en el entorno privado como en el área de la Administración Pública, son muchas las organizaciones que ya tienen implantados procesos de gestión documental. Durante la jornada de ayer se ha analizado la experiencia de alguna de ellas. Así, en el bloque dedicado a la gestión corporativa de contenidos, el Real Automóvil Club de España (RACE) ha compartido con los asistentes su experiencia en la externalización del tratamiento documental de sus formularios de sanciones, proyecto que ha confiado a Informática El Corte Inglés y que incluye desde la recogida de sanciones de tráfico, su tratamiento, digitalización y grabación de datos, hasta el control de calidad, el envío de datos e imágenes vía FTP y la devolución física de las sanciones en 24 horas.

En este mismo bloque, el representante de BBVA explicó a los presentes su apuesta por hacer de Internet, una palanca para transformar todos los ámbitos de gestión y operación de la entidad hace ya más de 10 años. Se inició así el Proyecto Transform@ que posteriormente derivaría en un plan de “globalización” dando pie a una ampliación, en octubre de 2008, para atender las necesidades derivadas de la digitalización y archivado masivo de la documentación del banco. En cuanto a los beneficios obtenidos del mismo, destacó la utilización de un repositorio único de información, la clasificación automática de la misma, el archivado de la información, transparente para el usuario, la optimización de los recursos de almacenamiento, la reducción del uso del papel y el incremento de la eficiencia en la operativa diaria de las oficinas, además de la orientación hacia el cumplimiento de las diversas regulaciones tanto internas como externas.