Cumplir con normativas legales, ahorrar en costes económicos y de tiempo, adaptarse al ingente volumen de información que empieza a generar la Web 2.0… Estas son, entre muchas otras, las razones que hacen de la tecnología documental y de Workflow una de las principales inversiones por parte de compañías y AAPP de todo el mundo.

Tecnología Documental y Workflow

Más de 200 asistentes se han dado cita para corroborarlo en el cuarto Foro de Tecnología Documental y Workflow organizado por Informática El Corte Inglés, en la Biblioteca Nacional de Madrid, y para analizar las tendencias que marcarán el desarrollo de este mercado en los próximos años.

Un mercado que, en opinión de Vicente Calzado, director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés, “ofrece soluciones tecnológicas maduras y perfectamente capacitadas, que pueden integrarse con el resto de los sistemas de información”.

Las ventajas de las soluciones de gestión documental (Enterprise Content Management, ECM) son numerosas y pueden ayudar tanto a la empresa privada como a la Administración Pública “mejorando significativamente sus procesos de negocio al reducir los costes operativos, los tiempos de proceso y permitiendo una mejor gestión de la información”, explica Vicente Calzado.

Eso sí, para implantar estas soluciones con éxito y lograr ‘exprimir’ todos sus beneficios, el director de Soluciones de Negocio de Informática El Corte Inglés apunta como necesaria “una metodología adecuada de implantación y despliegue; una implantación por procesos; contemplar los aspectos legales en la solución adoptada; implantar una solución (interna o externalizada) para los servicios documentales básicos; y realizar una adecuada gestión del cambio”.

Acompañando a Informática El Corte Inglés El Foro, han estado también compañías referentes del sector TI como Database-Kodak, EMC, Hitachi Data Systems, IBM, Kofax Software & Solutions y Oracle que han escogido este escenario para dar a conocer sus estrategias y soluciones en el ámbito de la tecnología documental.

El evento ha contado además con la experiencia en primera persona de organizaciones como Caja España, Vodafone, Reale, Polaris World, el Instituto Nacional de la Seguridad Social, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, que explicaron sus procesos de gestión documental, cómo los han puesto en marcha y qué aspectos han sido más relevantes en el éxito de su implementación.

La fuerza de la subcontratación

El mercado de servicios de gestión documental, incluyendo consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos, alcanzó los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17 por ciento en 2006 y del 14 por ciento en 2007, según los datos ofrecidos por la firma DBK, en su informe “Gestión Documental”, del pasado mes de julio.

Un notable crecimiento que esconde varios elementos dinamizadores. Así, DBK señala que la creciente complejidad de manipulación de la documentación y las necesidades surgidas a raíz del desarrollo tecnológico, están motivando una creciente externalización de esta actividad, lo que contribuye al dinamismo del mercado.

Paralelamente, el impulso de la administración electrónica, en todos los ámbitos del Sector Público, está avivando el crecimiento de esta industria.

Aunque las perspectivas son optimistas, la firma de investigación rebaja sustancialmente el incremento del mercado previsto para este año y lo sitúa en un 8-9 por ciento.

Y es que, aunque la subcontratación de la gestión documental y la entrada en vigor de nuevas normativas seguirán propiciando el crecimiento de esta industria, el deterioro de la coyuntura económica impedirá que se repitan las altas tasas de los últimos años.

La industria TI toma la palabra

Informática El Corte Inglés contó con la compañía de referentes de la industria de la gestión documental como EMC, Hitachi, Oracle, IBM y Kofax, que quisieron completar la visión del mercado con su experiencia, visión y estrategia.

Así, en el ecuador de la jornada tenía lugar la mesa redonda “Tendencias de la Tecnología ECM-BPM”, moderada por el director de Gartner Consulting, Nemesio Arbeloa, quien, a modo de pistoletazo de salida, hacía un claro análisis de este mercado, según él, en claro impulso por factores esenciales de negocio como “una gestión de costes más efectiva, una mejora del servicio, el cumplimiento de la regulación, la mejora de los procesos de negocio y el impulso de la colaboración”.

El director de Gartner señalaba así mismo la transformación que estas herramientas han experimentado en apenas un año. “Mientras que antes se imponía una estrategia de repositorios centralizados, sistemas monolíticos, silos de documentos y sistemas de licencias, hoy la tecnología ECM se caracteriza por la implantación de repositorios federados, Arquitecturas Orientadas a Servicios (SOA), suites integradas y modelos de servicio alternativos”.

Aspectos como la necesidad de impulsar los estándares, el adecuado análisis de las necesidades específicas de cada compañía en materia de gestión de la información o la apuesta por soluciones abiertas que permitan la integración de las diferentes aplicaciones, fueron tomando forma a lo largo del debate.

Así, la importancia de contar con herramientas abiertas fue uno de los argumentos esgrimidos por Enrique Mazón, director de ECM de Oracle Ibérica, quien asegura que “en la medida en que todas las piezas de una solución de gestión documental no estén integradas y puedan hablar entre sí, los costes se elevan y ese incremento es el que el proveedor se ve obligado a trasladarle al cliente”.

Por su parte, Enric Jordá, director global de Alianzas de CMA de EMC, apuntaba la necesidad de analizar la situación concreta de cada compañía, el punto de partida y los objetivos que se quieren conseguir. “Lo primero que hay que hacer es una fase de consultoría documental, ver en qué estado se está y hacia dónde se quiere caminar. También es necesario contar con una hoja de ruta de los pasos a dar, los compañeros de viaje y crear un equipo común”.

El buen momento que vive esta tecnología era recalcado por Javier Orejón, director de Marketing de Hitachi Data Systems, al afirmar que “es indudable el interés del mercado. Es prácticamente imposible encontrar una compañías que no necesite estas soluciones y ya no únicamente por cumplir la normativa sino también para controlar la información que entra y sale de la empresa”.

Las ventajas económicas las ponía de manifiesto Alen Navarro, director de Software de Kofax, quien explicaba cómo “el coste de una factura en papel, a lo largo de todo su ciclo de vida, supera los 25 euros. Con la digitalización y gestión, ahorras tiempo, dinero…”.

Joaquin Lacambra, director de IBM ECM para España y Portugal, quiso evidenciar el cambio que se ha producido en los propios clientes que “antes pedían soluciones concretas mientras que hoy en día demandan plataformas completas que puedan integrar varias soluciones, de modo que puedan ir creciendo tecnológicamente, según varíen sus necesidades”.

Una fórmula para mejorar el negocio. Así ve Javier López Goñi, responsable de I+D de Informática El Corte Inglés, las soluciones ECM, “un mercado tecnológicamente maduro y cuyo éxito radica no sólo en que permitan ahorrar costes económicos sino en que también mejoran la eficiencia y con ello, las posibilidades de incrementar un negocio”.