Poco a poco, el papel va desapareciaendo en las oficinas mientras se incrementa la información no estructurada (correo electrónico, facturas, etc.), y la creciente carga normativa que exige una mayor transparencia y auditabilidad de los procesos, una correcta gestión documental es prioritario en los negocios para compañías de todos los tamaños y sectores.

La protección de los datos exige que la empresa defina el control de acceso a los sistemas, los flujos de información internos y externos, los tipos de datos presentes en la organización y el nivel de seguridad requerido para cada uno de ellos. Las soluciones de archivo y gestión electrónica documental de Grupo Ágora Solutions permiten a los responsables de los ficheros gestionar los diferentes fondos documentales en soporte papel, ficheros automatizados y todo tipo de objetos informáticos que precisen de una gestión histórica segura y fiable. El software para la captura, archivo y gestión de la información no estructurada resulta asimismo muy útil, ya que facilita la automatización de la organización mediante la captura y recuperación simultánea de gran cantidad de documentos en su formato nativo, con independencia del formato y fuente de origen (papel, Internet, entornos ofimáticos, registros informatizados de bases de datos, mainframe, fax, correo, vídeo, etc.).

Junto a la captura, archivo y gestión de la información no estructurada, las soluciones de gestión documental crean también la infraestructura necesaria para que los usuarios de negocio puedan publicar y distribuir los documentos electrónicos, accedan a la información histórica y puedan tomar las mejores decisiones en cada momento. Así, la digitalización de los fondos documentales deberá ir acompañada de herramientas eficaces de búsqueda, recuperación y visualización, con funcionalidades de búsqueda relacional combinada con texto, búsqueda por aproximación, etc. En cuanto a la custodia de los archivos electrónicos cumpliendo con imperativos legales como la LOPD y con cuestiones de política corporativa, las soluciones propuestas por esta compañía incorporan útiles funciones como el bloqueo de documentos, el control y gestión de las diferentes versiones o la administración remota para usuarios específicos.