Ejie apuesta por Dokusi para mejorar el servicio al ciudadano

Ejie es una empresa pública del Gobierno Vasco que, mediante la prestación de servicios informáticos, contribuye a una administración pública vasca moderna y eficiente. Entre sus misiones se encuentra la construcción y mantenimiento de la infraestructura de los sistemas de información y telecomunicaciones, posibilitando su continuidad y seguridad, con la vista siempre puesta en la mejora del servicio al ciudadano, según explica Agustín Elizegi, director general de Ejie.

Hay que remontarse al año 2006 para encontrar el punto de partida del proyecto Dokusi (Dokumentu Kudeaketa Sistema Integrala), o lo que es lo mismo: Sistema Integral de Gestión Documental del Gobierno Vasco, cuyo alcance son todas las funciones de gestión documental necesarias en los procesos de gestión administrativa de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

“El sistema se apoya en tres patas fundamentales: el modelo de gestión documental, las políticas y metodologías y la infraestructura de gestión documental. Este último tiene dos piezas fundamentales: por un lado, el archivo digital; y por otro, el sistema de gestión de archivo para su conservación a lo largo del tiempo”, describe Elizegi.

A su vez, la infraestructura de gestión documental de Dokusi forma parte de Platea (Plataforma Tecnológica para la e-Administración), definida por una resolución de 6 de febrero de 2006 de la DIT (Dirección de Informática y Telecomunicaciones).

El archivo digital que se ha desarrollado presenta como principales características un repositorio único y común de e-documentos; control de acceso a documentos (XLNets, ACL’s) según su ciclo de vida; cumplimiento de los requisitos de seguridad, custodia y conservación de documentos; cumplimiento de la LOPD y gestión de registro de accesos; un Gestor documental con todas las potencialidades de un ECM (Enterprise Content Management), arquitectura SOA y archivo digital seguro con encriptación de contenidos.

De cara al futuro, Ejie se marca una serie de nuevos objetivos que pasan por la ejecución de un plan de difusión de Dokusi, la integración con los diferentes departamentos del Gobierno Vasco, el desarrollo de las políticas y mecanismos de conservación de documentos electrónicos, la digitalización de documentos: compulsa y copia auténtica, la gestión de derechos de la información, la adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad y el cumplimiento del Manual de Seguridad impulsado por el Decreto de Medios del Gobierno Vasco.

En definitiva y como concluye Agustín Elizegi, “ésta es la gestión documental del futuro para el Gobierno Vasco”.

Polaris World optimiza la calidad de la relación con sus clientes

Desde su creación en 2001, Polaris World -una compañía sobradamente conocida por su actividad en el área de turismo residencial- almacenaba toda la información relacionada con sus clientes en soporte papel.

Fue en 2006 cuando la firma puso manos a la obra para atajar los problemas derivados de esta situación e inicia el proceso de digitalización de los documentos. A pesar de representar un paso adelante, no tardaron en aparecer problemas relacionados con la dificultad para compartir la documentación comercial de los clientes o con su almacenamiento en el servidor de red.
Es entonces cuando Polaris Wold decide buscar una respuesta mejor adaptada a sus necesidades de mejorar los procesos, reducir los costes y tiempos de tramitación, agilizar la espera del cliente y aumentar la calidad de los resultados, y apuesta por implantar Polaris ECM (Enterprise Content Manager).

Con esta solución, la compañía se proponía digitalizar e indexar el archivos de clientes, añadiendo valor a los documentos; proporcionar acceso de los departamentos autorizados a los documentos desde cualquier lugar y en todo momento; utilizar como medio de distribución Oracle E-Business Suite, sistema de información de Polaris con el mundo exterior e integrar el sistema Oracle UCM (Universal Content Management) en Business Objects, sistema de reporting utilizado por la empresa.
El proyecto, realizado en un plazo de seis meses, ha estado coronado por un éxito cuyas claves hay que buscar tanto en la claridad de ideas y la flexibilidad de Polaris World, como en la colaboración, capacidad y conocimientos del equipo de trabajo formado por Informática El Corte Inglés y Oracle Consulting y en el análisis estructurado de requisitos realizado con el cliente.