Informática El Corte Inglés, el valor de la experiencia

El encargo de informatizar el Archivo de Indias con motivo de su V Centenario supuso la creación, en 1988, del Área de Gestión Documental de Informática El Corte Inglés, una decisión pionera y que marcaría el inicio de una de sus líneas de negocio más relevantes.

IV Foro Tecnología Documental y Workflow

Desde entonces, su presencia en el sector de la gestión documental no ha hecho sino crecer y hoy la compañía es uno de los máximos referentes de esta industria, con una cuota de mercado del 20,1 por ciento, según DBK. Más de 200 profesionales especializados en ECM y Workflow, tres centros de Servicios Documentales y uno de I+D, avalan la estrategia de una compañía que señala la innovación permanente, la especialización, las alianzas con los líderes tecnológicos, la proximidad al cliente y una oferta completa como las claves de su éxito.

Caja España, una mayor productividad y atención al cliente

La innovación y la apuesta por el futuro están detrás del proyecto de gestión documental que ha realizado Caja España, una de las entidades financieras más importantes de nuestro país y que, actualmente, cuenta con más de 3.232 empleados, gestionando las necesidades financieras de 1.468.541 clientes, 595 sucursales repartidas por la mayor parte del territorio español, así como con 731 cajeros automáticos.

Un proyecto de gestión documental que, como explica Juan Luís Reca, director de Arquitectura e Innovación de la entidad, tenía como objetivo “analizar, diseñar, construir y desplegar los servicios necesarios para construir una plataforma de servicios documentales sobre la que implantar un expediente electrónico”.

Así y tras hacer un exhaustivo análisis del estado de las herramientas y procedimientos de gestión documental para integrarlas en los procesos de gestión de Caja España, con el objetivo de mejorarlos y, en especial, de hacer más cortos los ciclos de toma de decisión, la entidad llegaba a la conclusión de que los procesos con mayor carga de trabajo en la gestión documental son aquellos relacionados con operaciones de activo, especialmente los de financiación de empresas y promotores así como los descriptivos de la entidad y los poderes de personas físicas y jurídicas (en total, 54 procesos).

Pero, tal vez, lo más destacable era que en gestionar la documentación de esos procesos, Caja España estaba destinando más de 4.200 horas al mes o, lo que es lo mismo, unos seis minutos diarios por cada uno de sus empleados.

Al aplicar la gestión documental las segundas fotocopias desaparecían, las necesidades de archivo se reducen, el acceso a la información se agiliza y, en definitiva, se reduce entre un 20 y un 25 por ciento el tiempo destinado a esos procesos.

La aplicación de las soluciones de Informática El Corte Inglés ha permitido a Caja España, entre otros beneficios, “una reducción en los costes de manipulación de papel y almacenamiento de expedientes; un descenso en el tiempo necesario para buscar y crear nuevos archivos; se incorpora la posibilidad de ejecutar trámites y de firmar documentos desde otros sitios de trabajo a los habituales; disminuye el porcentaje de errores de entrada de datos y se automatiza la gestión y el control de la actividad global del proceso administrativo; se genera una descentralización controlada de la información, con la garantía de unos criterios comunes, homogéneos y un lenguaje operativo conocido por toda la organización; y, de acuerdo con lo marcado por la legislación actual, se incorporan mecanismos automáticos de validación y se facilita el acceso a información actualizada online”, expone Juan Luis Reca.

Unas ventajas a las que hay que añadir “la mejora de la calidad de servicio ofrecido al cliente ya que se agiliza el tiempo de acceso a la información archivada y se reducen los tiempos de aprobación de operaciones de activo”.

Vodafone y la tramitación digital de los contratos

Las cifras de Vodafone en nuestro país no pasan desapercibidas. Desde que aterrizara en España, con la compra de Airtel en 1999, ha superado ya los 16 millones de clientes y los 4.000 empleados, situándose como una de las grandes protagonistas del mercado de las telecomunicaciones.

Mejorar su proceso de contratos de clientes, llevándolo a la tramitación digital era el objetivo que perseguía la operadora. Ya que, como explica Francisco J. González Salazar, responsable de Operaciones de Ventas UNPAR de Vodafone España, “el uso de formularios en papel como soporte de los contratos supone, para las operadoras y las empresas, costes muy altos: impresión, distribución, relleno manual de formularios, envío físico de documentos y fax, digitalización, demora en la prestación de servicios a clientes, etc.”.

Así, Vodafone adoptaba una modalidad de contratos exclusivamente electrónicos, en los que se puede recoger la firma de los clientes a través de un dispositivo de digitalización de la firma manuscrita, integrado en los puntos de venta.

El sistema elimina totalmente el papel ya que todos los documentos son digitales, “conservando la legalidad de la tramitación, asegurando la calidad del proceso y agilizando todo el proceso”.

Además, es un paso más hacia un futuro en el que la operadora tiene previsto “consolidar la firma digital, para que nos permita evolucionar; utilizar nuevos formatos electrónicos como el eDNI y preparar los sistemas de contratación para la integración de nuevos medios de identificación”, apunta González Salazar.

SIGEM: Tecnología documental para la eAdministración

El Sector Público español ha sido protagonista también del evento organizado por Informática El Corte Inglés como uno de los múltiples usuarios que ya se han beneficiado de aplicar las tecnologías de gestión documental y Workflow.

SIGEM, el Sistema Integrado de Gestión Municipal, del ministerio de Industria, Turismo y Comercio, es un claro ejemplo.

Como bien explica Antonio Domínguez Maldonado, coordinador de Servicios Públicos Digitales de la Subdirección General de Acceso a la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, SIGEM “es el conjunto de herramientas que permite la gestión del ciclo de vida de un documento en una entidad local”.

Enmarcado dentro del Plan Avanza Local, este programa tiene como objetivo permitir que el ciudadano pueda solicitar telemáticamente una subvención, ayuda, licencia, o realizar un pago desde su casa; recibir noticias del estado de su petición, información sobre la falta de algún documento e indicaciones sobre cómo anexarlo para recibir, finalmente, una notificación del resultado de su petición.

SIGEM contempla, por lo tanto, un gestor documental que contempla el registro de entrada y salida de documentos, tanto de forma presencial como telemática; la gestión de expedientes; y el archivo.

Con una inversión en el sistema de gestión de expedientes superior a los 7,2 millones de euros, SIGEM es un elemento clave para el cumplimiento de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y permite “a los ciudadanos realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos; a las Administraciones Públicas ofrecer sus servicios por Internet, móviles, televisión o cualquier medio electrónico futuro; y posibilita la creación de estructuras de cooperación entre las distintas entidades y organismos públicos”.