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La oficina digital, una realidad para el bufete Cremades y Calvo Sotelo

14 Junio 2006

Hace nueve meses el despacho jurídico iniciaba el ambicioso proyecto de poner en marcha la digitalización de sus oficinas. Gracias a la colaboración de socios tecnológicos de la talla de Microsoft, HP o Alcatel, Cremades y Calvo Sotelo se adelanta hoy a Europa, presentando la primera oficina digital operativa para una empresa real.

La sede del bufete de abogados Cremades y Calvo Sotelo, situada en pleno centro de Madrid, no volverá a ser la misma. El motivo es que después de nueve meses de conversaciones y duro trabajo en estrecha colaboración con más de diez socios tecnológicos, las oficinas del despacho jurídico han sido totalmente renovadas y lo que es más importante, digitalizadas.

Todo ha sido cuidado al detalle. La iluminación, climatización de las salas o la telefonía, disponen ahora de los sistemas más desarrollados a nivel tecnológico. Se han cuidado los espacios, con un objetivo claro "conseguir que los trabajadores sean más eficientes a la hora de desarrollar su trabajo para que el bufete obtenga una mayor productividad, al mismo tiempo que se consigue motivar a los empleados a través de una mejora de su calidad de vida", explica Javier Cremades, presidente de la compañía.

La oficina digital aportará total movilidad al personal que trabaja en el despacho, desde las secretarias a los abogados, pasando por los responsables de comunicación. "Antes si uno de nuestros expertos jurídicos estaba de vacaciones y había un problema serio con un cliente, tenía que coger un avión para solucionarlo, con los gastos que esto suponía para la empresa. Ahora, podrá resolverlo visitando el portal del empleado que ha puesto en marcha Microsoft, ya que tendrá acceso a toda la documentación que necesite, tendrá la posibilidad de conectarse con el usuario a través, por ejemplo, del teléfono de su hotel gracias a la telefonía IP y solucionar el conflicto en cuestión de minutos", asegura el personal de Alcatel que ha colaborado en el proyecto.

Un proyecto con todo un elenco de colaboradores

Pero Alcatel es solo uno de los socios tecnológicos de la oficina digital. En total son 14 empresas las que han colaborado y entre ellas hay nombres tan sonados como HP o Microsoft. La primera se ha encargado de proveer al despacho de la plataforma BladeSystem, su software de gestión System Insight Manager, tecnologías de virtualización y automatización, PCs e impresoras. Según el presidente de Hewlett Packard, Santiago Cortés: "La empresa exige cambios radicales y la buena utilización de las TI se convierte en un elemento clave de competitividad. Es importante destacar que a pesar de que las pymes no están todavía muy familiarizadas con esta idea, ha sido una mediana empresa la que ha puesto en marcha este proyecto. Esperamos que sea una práctica que se extienda a otras compañías en un futuro próximo".

Aunque uno de los pilares de la oficina digital es la inexistencia de cables, al menos de aquellos que ve el ojo humano, Cremades cuenta con una red cableada por si la inalámbrica se viene abajo. "Gracias al WiFi del que dispone todo el despacho, los empleados pueden trabajar cómodamente en cualquier lugar, ya sea este de trabajo o de servicio y si el sistema falla, no pierde tiempo, ya que cuenta con la red cableada con la que puede seguir trabajando", afirman desde Aguirre Newman, consultora inmobiliaria asociada al bufete en este proyecto.

La iluminación y la climatización son otros de los aspectos que más se han cuidado. Cada despacho cuenta con un sistema lumínico propio que puede ser manejado automática o manualmente. Existen además dos tipos de luz: una fría, propia de cualquier ámbito de oficina, y otra más cálida, característica de los hogares. En lo que respecta a la climatización, el responsable de Daikin manifiesta: "Hemos instalado un VRV de última generación con recuperación de calor. Esto significa que si en una oficina la temperatura es elevada, el sistema recoge el calor sobrante y lo traslada a aquellas zonas en las que se está activando la calefacción, lo que supone ahorros de hasta un 30 ó 40 por ciento".

La oficina digital se completa con un extremo cuidado de los espacios, una potenciación del teletrabajo, la utilización de las tecnologías de videoconferencia y el estreno de una web oficial en la que se podrán seguir de cerca todos los pasos de este proyecto pionero no sólo en España, sino también en Europa que ha supuesto una inversión de más de un millón y medio de euros.

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