Razones, Resultados, Riesgos: RSS en la empresa

Indispensable para cualquier compañía y profesional, la gestión del correo electrónico se ha convertido en una pesadilla. Las bandejas de entrada suelen encubrir más que acentuar los mensajes verdaderamente importantes para el funcionamiento del negocio, y los archivos masivos de spam y correos inútiles sólo sirven para bloquear los servidores y conductos de redes. Los profesionales desperdician el tiempo laboral rastreando y escaneando buzones y navegando en páginas Web en busca de información esencial para su trabajo. Una situación que ha hecho unirse a usuarios y empresas al grito de "¡basta ya!" y poner todas sus esperanzas en RSS, una tecnología que puede aliviar el malestar del correo electrónico.

"El email nunca se diseñó como una fuente de noticias", explica Charles Kevin Hill, de-sarrollador de Nuevos Negocios de TI en Procter&Gamble. Hill es el responsable de asegurar que el personal de información de esta compañía obtenga noticias puntales que les sirvan en el desempeño de sus tareas y libres de la confusión asociada a los emails. El grupo del personal de información de Procter&Gamble incluye 200 especialistas encargados del negocio de outsourcing de la compañía. "Proporcionamos a nuestros especialistas de 'sourcing', aquellos encargados de las compras y los proveedores, herramientas RSS para gestionar la información que reciben desde el exterior", aclara Hill, que utiliza el software NewsGator Enterprise Server de NewsGator Technologies.

Aunque al intentar descifrar qué es RSS podemos encontrar varios significados, el más popular es 'Really Simple Syndication' y su definición más aproximada podría ser la de 'servicio de noticias-información a la carta'. RSS hizo su primera aparición hace siete años en el navegador de Netscape Communications y desde entonces ha atraído a un gran número de consumidores; actualmente, ya existe una gran variedad de lectores RSS, navegadores mayoritariamente gratuitos, que reciben y presentan noticias RSS a los usuarios.

Todo apunta además a que esta tecnología podría protagonizar un gran salto en su adopción empresarial este año con la implementación de funciones más robustas en SharePoint Server y el cliente Outlook de Microsoft, así como con el soporte RSS en Notes Domino de la división Lotus de IBM. RSS se une así a los blogs, wikis y podcasts como una de las tecnologías adoptadas por la Generación Y (los nacidos entre los años 80 y 90), que ahora están entrando con fuerza en el terreno profesional.

"Aunque es una tecnología impulsada por los consumidores, es posible que RSS tenga mayores ventajas para la empresa que para el individuo. Es una solución que aumenta notablemente la eficiencia de los distintos tipos de comunicación dentro de una compañía, lo cual implica un beneficio casi de inmediato", explica Oliver Young, analista en Forrester Research. "Puede implicar un uso más eficiente del correo electrónico; está diseñado hacia la puntualidad y hacia detectar qué necesita más o menos atención. En este sentido, RSS impulsa los beneficios tanto cualitativos como cuantitativos".

NewsGator, Attensa y KnowNow son ejemplos de empresas que están intentando hacerse un hueco en el emergente mercado de la RSS empresarial. Las tres se integran con la plataforma de correo Microsoft Exchange, elemento clave para su penetración en el mercado empresarial.

Conseguir ofrecer los beneficios de RSS a los usuarios corporativos es un reto para los profesionales de TI, incluyendo a Hill, de Procter & Gamble. "La tecnología no es una barrera pero la disposición a utilizarla por parte de los usuarios sí podría serlo. Los usuarios que se ven inundados con noticias son los que menos tiempo tienen para probar nuevas tecnologías", apunta Hill. Su propuesta para solventar este escollo pasa por identificar a aquellos usuarios con interés hacia las nuevas tecnologías, enviarles noticias RSS a través de NewsGator Enterprise Server y dejar que la adopción tome su curso. "Casi todo lo que se ha conseguido hasta ahora, se ha hecho a través del boca a boca. Buscamos a líderes innovadores", dijo Hill.

Aunque por regla general no suelen ser grandes adoptadores de nuevas tecnologías, los bufetes de abogados se enfrentan a una nueva realidad competitiva, a escala global. Dykema Gossett, una consultoría de derechos con sede en Detroit, utiliza NewsGator Enterprise Server para aportar mayor eficiencia a los directores de marketing.

"Cuando una empresa desea contratar servicios legales, normalmente lo hace a través de una RFP (solicitud de propuesta) a la que los bufetes responden con una promoción de servicios", explica Bill Gratsch, responsable de tecnologías Web en Dykema. Toda la información referente a la propuesta de servicios y el seguimiento de contactos se archiva en una base de datos que se envía como RSS a los directores de Marketing, "algo que consideran muy útil", asegura Gratsch, decidido a ampliar el uso de RSS en la compañía para dar respuesta a los problemas del correo electrónico.

"Se ha abusado claramente del servicio de email. Ochocientos usuarios, desde abogados a secretarias, pasando por el departamento de marketing utilizaban el email universal. La gente se molestaba porque a su buzón de correo llegaba cualquier cosa", aclara Gratsch, que está muy satisfecho con la integración de NewsGator y Microsoft Outlook así como con la capacidad de la gestión centralizada, puntos clave para la implementación de RSS en un entorno empresarial.

La empresa de Recursos Humanos Spencer Stuart, por su parte, emplea el servidor de NewsGator para mantener su base de datos de profesionales actualizada en todo momento en las áreas de productos de consumo, tecnología, media y servicios financieros. "Queremos implantar la fuerza que aporta RSS. Hasta ahora, cuando un usuario quería actualizar la información de cualquiera de las áreas que tratamos tenía que marcar las páginas en el apartado de Favoritos para posteriormente, poder hacer un seguimiento de esa información. Pero con RSS, esto ya no es necesario; automáticamente, el usuario es avisado de cualquier cambio que se produzca. En vez de tener que realizar una monitorización continua, puede disponer de noticias RSS", apunta Trapper Markelz, responsable de Spencer Stuart, en Chicago.

"Se trata de obtener conocimientos de la industria y de los posibles candidatos a ciertos puestos de trabajo. Cuando uno trabaja en el sector de servicios financieros y dos instituciones bancarias se fusionan, es preciso saber esta información, así como los 50 mejores CMO (jefes de marketing) y CFO (jefes de finanzas) que existen en el área de servicios financieros", explica Markelz, que ha implementado NewsGator Enterprise Server para monitorizar varias fuentes de información y su posterior reenvío a los especialistas de Spencer Stuart.

Spencer Stuart tomó parte en las pruebas de la versión beta de NewsGator como soporte durante el desarrollo del servicio y su integración con Active Directory de Microsoft. Markelz coincide con Gratsch al asegurar que las herramientas administrativas de NewsGator resultan de un gran valor en el entorno empresarial. "Las herramientas de gestión son buenísimas. Se integran perfectamente con Active Directory. El servicio permite agregar suscriptores por grupos y es posible comprobar quiénes reciben la mayor cantidad de información", afirma Markelz.

Aunque todo apunta a 2007 como "el año de RSS en la empresa", hay que tener en cuenta algunos detalles que podrían causar problemas en las organizaciones que utilizan el servicio. Por ejemplo, sin precauciones, algunas implementaciones RSS pueden causar picos repentinos en el tráfico de red, creando cuellos de botella en el ancho de banda.

"Es una gran tecnología pero mucha gente subestima el ancho de banda que requiere", apunta Bruce Elgort, cofundador de OpenNTF.org, una comunidad de desarrolladores de códigos abiertos para las aplicaciones Lotus Notes y Domino de IBM. Algo que podría implicar un problema para las compañías proveedoras de contenidos al público.

"Los departamentos de TI deben tener mucha cautela a la hora de implementar una solución RSS, especialmente si llegan a un mercado masivo, ya que puede significar millones de visitas a su servidor Web", añade Elgort quien, además, aclara que las compañías que monitorizan las visitas a sus páginas Web tienen que ser conscientes de que disminuirá el número de hits que el contenido genera mientras que el número de envíos RSS aumentará.

Hill, de Procter&Gamble, observa que una implementación uniforme de RSS en los distintos sistemas de email suele causar problemas. "Los retos de un servicio RSS en un ámbito corporativo mixto son muchos", dice Hill, cuyo entorno incluye Lotus Notes y Microsoft Exchange. Hill explica que actualmente está desarrollando un sistema que permite un único sign-on seguro para los usuarios. Un problema: Microsoft SharePoint Server y Outlook no soportan la autenticación de RSS en sus aplicaciones cliente.

Pese a todos estos obstáculos, el crecimiento de RSS no parece que vaya a amainar. Oliver Young, de Forrester, indica que la implementación de RSS se está popularizando para las aplicaciones más comunes.

Por ejemplo, Spanning Salesforce 3.0 es una herramienta que habilita el envío de información sobre posibles contactos al equipo comercial vía un lector RSS, a los usuarios de la solución de Salesforce.com. Estas capacidades son especialmente atractivas en organizaciones que contemplan profesionales móviles.

Una opción realmente, por Jim Rapoza

En el mundo actual de la Web 2.0, el aprendizaje de la codificación ma-nual de un archivo RSS puede ser tan importante como el conocimiento de la codificación de un documento PDF. La razón es sencilla: las organizaciones que desean implementar un servicio RSS encontrarán que existe una gran variedad de aplicaciones que automáticamente convierten cualquier contenido en un archivo RSS.

Estas aplicaciones abarcan todo tipo de sistemas: desde blogs a plataformas de gestión de contenidos, pasando por motores de búsqueda e incluso sistemas operativos. Sin embargo, como suele ocurrir en el caso de aplicaciones que automáticamente crean páginas Web, un autogenerador de noticias RSS quizá no cubra toda la información que desea o puede que utilice un estándar distinto al configurado en su empresa.

Por fortuna, la edición de archivos RSS resulta muy fácil y, en la mayoría de los casos, más sencilla que la creación de un archivo HTML. Esto se debe a que todo en RSS es mucho más fácil de entender, ya que la nomenclatura se conforma según las convenciones de la creación de metadatos.

Por ejemplo, éstas son algunas de las etiquetas que se utilizan en RSS: <título>, <descripción>, <fecha de publicación>, e <hipervínculo>. ¿Ve? No se precisa una guía de sintaxis para determinar qué tipo de información ha de ir con estas etiquetas. En general, un archivo RSS se puede abrir con cualquier editor de texto estándar y el usuario podrá ver que no hay nada complicado sobre la información que el archivo contiene.

Una de las tareas más difíciles con respecto a RSS es saber qué versión deberá utilizar. Actualmente existe cierta confusión sobre cómo configurar un archivo RSS. Por otra parte, la reciente introducción de Atom, cuyo objetivo principal era el de esclarecer algunas de las inconsistencias de RSS y la ubicación del formato firmemente dentro del estándar XML, sólo ha conseguido, por el momento, crear otra versión de las noticias sindicadas. Incluso en el actual entorno RSS multiformato, las similitudes son mayores que las diferencias, y cualquiera que se adiestre en la creación y edición de noticias en un formato específico, no encontrará dificultades en los otros formatos.

Para los más atrevidos, una recomendación: inicie un editor de texto y empiece a crear y editar contenidos. Existe mucha información y recursos detallados en la Web para aprender la manipulación de los estándares RSS.

Un buen sitio donde empezar es AtomEnabled www.atomenabled.org, así como la guía paso-a-paso para crear un archivo RSS 2.01 en www.xul.fr/en-xml-rss.html, y la página central del consejo RSS Advisory Board en www.rssboard.org.