EL Grupo NH Hoteles cuenta con un parque de impresoras, de diversos fabricantes y modelos, que supera el millar de máquinas, repartidas por diversos países de Europa, América y África. La desigual utilización de los recursos, el coste de los servicios de reprografía e impresión o la duplicación de tareas, así como el impacto medioambiental que todo ello conlleva, hicieron necesario ampliar el proceso de externalización de las TIC en Europa iniciado por NH.

Esta medida favorecía, por ende, alcanzar los objetivos marcados en su Plan Medioambiental de reducir en un 20 por ciento sus emisiones de CO2, su producción de residuos y los consumos de agua y energía, ocho años antes de lo establecido por la UE. Paralelamente, las complicaciones derivadas de la interlocución con diferentes proveedores locales y la falta de control central sobre los datos o sobre el uso y consumo de recursos requerían también una respuesta eficiente.

NH optó por el servicio Outsourcing de Impresión (ODI) de Telefónica, que se hará cargo durante cuatro años de los trabajos de reprografía e impresión de la cadena hotelera, implantado al 90 por ciento en España e incorporándose entre 2009 y 2010 al resto de países europeos en los que está presente NH.

El proceso de implementación arrancó con una consultoría, fase en la que Telefónica analizó las necesidades del cliente (perfiles de impresión, tipologías, volúmenes, etcétera) y el número de máquinas activas, su ubicación y aprovechamiento.
El siguiente paso supuso la puesta en red de todo el parque de máquinas y la inserción de un dispositivo de medición que, gracias a una plataforma de gestión avanzada, permite a ambas partes —cliente y partner— el control de los datos. Éstos se envían a través del servidor de correo del grupo hotelero a Telefónica de forma periódica entre cuatro y seis veces al día.

La plataforma de gestión e impresión realiza el trabajo de preimpresión y envía el resultado al punto adecuado para su impresión. A partir de aquí, NH ha delegado por completo en Telefónica el seguimiento de la red de impresión, lo que implica la respuesta proactiva ante las incidencias, el reaprovisionamiento de consumibles, la reposición de equipamiento y la corrección de desviaciones de producción, así como la evaluación continua del sistema. El grupo NH se libera también de la retirada y traslado del equipamiento a un punto limpio.

Con ODI, una solución escalable con distintas modalidades según las exigencias de cada cliente, NH Hoteles extiende el soporte microinformático que Telefónica tenía en España y da un paso más en la gestión integral del puesto de trabajo. También se amplía la cobertura geográfica del proceso y se unifica en distintos países. El planteamiento estratégico de Telefónica no sólo supone para sus clientes la integración eficiente de las comunicaciones con la microinformática en un único servicio, además garantiza la atención personalizada y la evolución tecnológica en un entorno seguro y a un coste optimizado y predecible. La racionalización en el empleo de los recursos de impresión, por otra parte, se alinea totalmente con la política de sostenibilidad y valor de marca ecológica de NH, al suponer un gran ahorro energético y de consumibles, entre otros.

• Centralización y unificación de la gestión reprográfica y de impresión en los países donde NH opera, factible al actuar Telefónica como único interlocutor.
• Optimización de los recursos existentes y asesoría continua. El análisis del parque de impresoras y la evaluación de su aprovechamiento ha permitido trazar un escenario en el que NH Hoteles reduce el número de dispositivos en un 30,74 por ciento.
• Ahorro global de costes, incluyendo consumibles y tiempo dedicado a los proveedores. El ahorro de NH Hoteles asciende a un 31,16 por ciento. La lectura periódica de datos y su posterior estudio permite imputar costes de impresión por departamentos y usuarios. Por último, la propuesta de Telefónica permite a NH sustituir la inversión en activos fijos por gasto variable y, por tanto, pagar por uso real.
• Mantenimiento del parque de máquinas multimarca. Telefónica también se hace cargo de la actualización tecnológica permanente de la red de impresión.
• Reducción de impactos medioambientales. La solución ODI está plenamente integrada en las políticas de sostenibilidad de NH y Telefónica, al reducir el consumo de papel, tóner y energía. Telefónica garantiza mediante compromiso escrito la gestión global responsable de residuos, de los equipos al final de su vida útil y la reducción del consumo de papel en los 22 países donde opera la cadena hotelera.

Resultados

1. Optimización de los recursos existentes y asesoría continua
2. Ahorro de los costes globales de impresión (entre el 15 y el 30 por ciento), además de evitar la inversión en activos fijos
3. Centralización y homogeneización de las tareas de impresión y reprografía en España
4. Mantenimiento y actualización del parque multimarca de impresión y reprográfico, con posibilidad de actualización tecnológica permanente.
5. Reducción de impactos medioambientales