Consciente de la importancia de las nuevas tecnologías, desde su misma fundación en 1989, Coronel Tapioca se dotó de unos sistemas de gestión avanzados, entre los cuales se encontraban las soluciones de gestión contable del proveedor español Datisa.

Esta última solución se utilizó por la cadena de tiendas con un alto índice de satisfacción hasta finales del año 2001, cuando el Grupo decidió reemplazar el aplicativo contable y el resto de sus sistemas por una solución ERP global de un proveedor multinacional.

Aspecto de una de las tiendas de Coronel Tapioca

El objetivo de cubrir la totalidad de sus áreas empresariales con una única aplicación y el gran atractivo visual de la nueva herramienta fueron los principales motivos del cambio, pero los posteriores problemas en su despliegue e integración, y la poca orientación de la herramienta a la contabilidad acabaron por mostrar que la misma difícilmente respondería a las necesidades de la organización.

Por ello, los responsables de Coronel Tapioca decidieron buscar en el mercado, alguna solución que cubriera sus necesidades. Al final, el grupo empresarial volvió a confiar en el ERP de Datisa, debido a los buenos resultados experimentados en su etapa anterior.

Más vale lo bueno conocido…

“Cuatro años más tarde, en Coronel Tapioca decidimos volver a implantar la herramienta contable de Datisa, ya que se trataba de un programa sencillo y cómodo de utilizar, que se adaptaba mejor a nuestras necesidades”, explica Enrique Hervás, responsable financiero del Grupo.

De este modo, la cadena de tiendas decidió establecer un modelo mixto de soluciones, dentro del cual sus requerimientos contables y de gestión financiera se gestionarían con las herramientas de Datisa, integradas con un nuevo aplicativo ERP muy orientado a la gestión de tienda para el resto de las áreas empresariales. Al retomar la relación, a mediados del año 2005, Coronel Tapioca no sólo volvió a implantar la solución contable del proveedor, sino también sus aplicativos de gestión tesorera, del inmovilizado y de facturación, dentro de un paquete de herramientas completo y mucho más evolucionado en tecnología de 32 bits.

En la actualidad, siete empleados del departamento contable de Coronel Tapioca utilizan diariamente las soluciones de Datisa. “La automatización de los procesos y la optimización de tiempos de ejecución nos ha permitido liberar parte de nuestros efectivos de las tareas administrativas y dedicarlos a procesos de mayor valor”, explica el responsable financiero de la firma.

Mejoras en el área contable y tesorera

Así pues, en estos momentos, el Grupo cuenta con una herramienta integral para la gestión de sus procesos financieros, de la que los responsables de Coronel Tapioca destacan sobre todo su completa funcionalidad y el que se tratara de un sistema “muy práctico, sencillo y fácil de utilizar, que no nos ha supuesto gran inversión en formación”, según destaca Enrique Hervás.

En el área contable, el Grupo valora sobre todo las facilidades para la gestión por centro y las capacidades de la herramienta para la tributación por Internet, “que nos permite automatizar la gestión de los impuestos, no sólo ahorrando tiempos, sino también reduciendo los errores”.

En cuanto a la herramienta para la gestión de la tesorería, “tener este sistema integrado con la solución contable de Datisa resultaba muy cómodo”, explica Rocío Pérez Sedano, del departamento contable de Coronel Tapioca. “La mayoría de nuestros clientes abonan sus compras en tienda al contado o con tarjeta, lo que no supone un problema desde el punto de vista de la gestión, pero el trabajo con cientos de proveedores, cada uno con sus condiciones y medios de pago diferentes, sí es un asunto más complejo, que necesitábamos abordar a través de la herramienta adecuada”.

Con la nueva solución, se necesitaba agilizar la gestión de los proveedores y también solventar otra problemática concreta de la compañía que era la autorización de las facturas. “En Coronel Tapioca gestionamos las facturas a proveedor a varios niveles, efectuando el pago de una factura concreta sólo cuando la misma ha sido autorizada por el responsable de área”, puntualiza Enrique Hervás. Este requisito de la compañía se ha solventado con la funcionalidad para el visado de facturas. “Ahora contamos con un sistema muy ágil para la gestión de la tesorería, que también es más seguro, ya que permite consultar fácilmente el estado en el que se encuentra cada documento”, subraya Rocío Pérez Sedano.