La firma jurídica cuenta en la actualidad con 18 oficinas en la Península Ibérica y con presencia internacional en París, Londres, Nueva York, Bruselas y Sao Paolo, lo que le convierte en una compañía reconocida a nivel mundial. Algo que indirectamente afecta a su departamento de Informática en el que cada año se invierte un 3,5 por ciento del volumen de ventas. "El grado de informatización de Cuatrecasas es total; somos 1.200 personas con 1.200 ordenadores y prácticamente la mitad cuenta con un dispositivo Blackberry, con el que hemos ganado en movilidad. Nuestros abogados pueden, entre otras cosas, introducir directamente en su ordenador de bolsillo, el número de horas que han invertido en cada cliente, de esta manera el proceso de facturación se hace más sencillo", explica Francesc Muñoz, director de TI del despacho jurídico.

Estos datos dan una breve idea de la importancia que las Tecnologías de la Información tienen para Cuatrecasas que, con la llegada de la ley de facturación electrónica, ha decidido abordar un nuevo proyecto: la implantación de la solución U-Sign Server 4.0 y la funcionalidad PDF417 de ipsCA para modernizar sus procesos de facturación.

"Nosotros no tenemos una gestión de proveedores dura, sino que estamos orientados a la facturación con cliente y debemos cuidar mucho el proceso, la imagen, el cambio porque son aspectos que pueden provocar rechazo. Por este motivo y por el nacimiento de la ley, vimos que habría empresas que lanzarían soluciones y estuvimos analizándolas", añade Muñoz.

La ley de facturación electrónica; motor del cambio

A partir de ese momento, el departamento de TI se puso manos a la obra y estudió diferentes sistemas. "Vimos dos modelos de solución: el de ANCRP y el de ipsCA. Al final, nos decidimos por este último porque era más ligero en cuanto a proceso de implantación y nos permitía que nuestro cliente final no percibiera un cambio muy importante, ya que, podía integrarse con los formatos PDF y el usuario podría ver su factura tanto en modo electrónico como en papel", afirman desde Cuatrecasas.

La ley de firma electrónica contempla además la opción de que los usuarios puedan imprimir sus facturas electrónicas, por lo que la compañía jurídica adquirió también la función PDF417, un código de barras que contiene toda la información de la factura y que garantiza que, una vez impresa, ésta es auténtica. Por otro lado, el U-Sign Server utilizado por Cuatrecasas cuenta con la opción de crear documentos XML, estándar de uso común que permite que los escritos sean interpretados y clasificados con más facilidad, sobre todo en operaciones en la red, con los datos de la factura.

Aunque el proceso de implantación no ha finalizado todavía, desde la puesta en marcha del proyecto piloto en febrero de 2006, este despacho de abogados ha comprobado ya la suma de dinero que es capaz de ahorrar gracias a la automatización de procesos. Francesc Muñoz asegura que "el plegado, el ensobre y el franqueo, en definitiva lo que implica la factura en formato papel, se gestiona ahora con un envío por email, y ese coste en tiempo y en dinero es lo que te ahorras. Esto unido a una mayor eficiencia, cuando la factura está correcta, le das el ok, y sale por el sistema. No hay un retraso, no se va a perder en correos, va a llegar la factura al destinatario de forma inmediata, por lo que los procesos de pago también se van a agilizar".

Entre las funcionalidades del U-Sign Server 4.0 destaca la posibilidad de envío automático de entre 20.000 y 30.000 facturas electrónicas a la hora, lo que la convierte en una solución rápida y rentable. La factura puede incorporar además una representación de la rúbrica manuscrita, e incluye un módulo de validación masiva para comprobar rápidamente que la información sea correcta.

Menores costes, mayor eficiencia

Una vez que el sistema esté implantado de forma generalizada en el despacho de abogados (actualmente, está siendo utilizado en pruebas con dos de sus clientes más importantes) los beneficios económicos serán cuantiosos, ya que el coste de las facturas en papel (en torno a 1 euro por factura) se reemplazará gradualmente a favor del envío automático de facturas, con el único gasto asociado del mantenimiento del software. Pero, los beneficios no son sólo económicos, ya que los profesionales que trabajan en el despacho y los clientes del mismo también recibirán ventajas. Así lo ha manifestado el mismo Francesc Muñoz: "El cliente gana rapidez y capacidad de decidir porque la solución que hemos implantado te permite jurídicamente guardar la factura en formato electrónico o en papel , ya que, incorpora los códigos PDF417, que son los que exige la ley para que si imprimes la factura en papel, tenga validez jurídica. Al incorporarlos transmitimos tranquilidad a los clientes que, por el momento, no quieran evolucionar hacia la factura electrónica, y la quiera seguir manejando en papel" y añade "El trabajador también recibe ventajas, la persona que hace las facturas lo hace todo más rápido y de forma más sencilla. Es un sistema tan fácil de utilizar que los empleados no van a tener que recibir prácticamente formación porque en realidad su modelo de trabajo, no cambia".

Este proyecto tecnológico le ha costado a Cuatrecasas cerca de 18.000 euros, sin embargo, según manifiesta Muñoz, el retorno de la inversión no se ha hecho esperar. "El cliente que integre la facturación electrónica con su sistema de gestión de pagos va a ganar mucho porque no va a haber ninguna persona que tenga que introducir la factura en ese sistema. Por otro lado, nosotros en el primer albarán que hicimos, ya nos ahorramos un papel, un sobre y un sello, por lo que el retorno de la inversión está siendo inmediato".

Viendo lo bien que le ha salido a Cuatrecasas este proyecto, no es de extrañar que la compañía esté estudiando ya la posibilidad de poner en marcha otras iniciativas tecnológicas. "Queremos conectar nuestras diferentes sedes a través de telefonía IP, desarrollar nuestro entorno de Business Intelligence y crear una aplicación que nos permita tener una visión total del cliente. Estos son sólo algunos de los proyectos en los que nuestro departamento de TI está inmerso", concluye Muñoz.