Oficina del BBVA

BBVA podrá mantener un control de todos aquellos documentos que decida conservar en sus archivos físicos, ofreciendo control de acceso, gestión de la localización y de rotaciones de los documentos físicos y electrónicos entre las diferentes localizaciones.

Implementación del proyecto

Actualmente BBVA utiliza la solución de gestión documental de Open Text que da soporte a los más de 100.000 usuarios del banco a nivel mundial. La implementación de este nuevo proyecto se llevó a cabo en varias fases. La primera, iniciada en marzo de 2009, se centró en la selección de la infraestructura física de discos y de equipos para soportar la documentación digitalizada. La segunda, en paralelo, consistió en definir las políticas de archivado, estableciendo claramente el tiempo de archivado y de ciclo de vida. La tercera, supuso el despliegue de la solución en Producción para que las aplicaciones, conforme el negocio lo vaya demandando, comiencen a implantar nuevas funcionalidades.

La gestión del ciclo de vida de los contenidos permite recuperar documentos importantes para verificar que la información crítica no ha sido alterada o destruida. También hace posible la migración de contenidos de almacenamiento de discos altamente costosos a dispositivos mucho más económicos cuando el contenido alcanza un cierto punto en su ciclo de vida definido por las políticas y normativa aplicables de negocio.

Esto significa que no se necesitan hacer nuevas inversiones en hardware para cubrir las demandas del vertiginoso crecimiento del contenido. Asimismo garantiza que el contenido relacionado con una posible auditoría regulatoria o proceso judicial se guarda de forma segura.

Una vez que la fase activa de procesamiento de un documento es completada, su clasificación de acuerdo a las políticas definidas determina el resto de su ciclo de vida. Aquí es cuando las tecnologías de automatización de la gestión de almacenamiento, archivado de documentos, y retención y destrucción de estos documentos (considerados registros en el argot técnico) entran en juego. Con ellas, las organizaciones pueden alcanzar el balance adecuado entre costes y rendimiento, mientras cumplen con las regulaciones y las directrices corporativas.

“Fundamentalmente lo que esperamos obtener es un archivado masivo de documentación rentable, además de eliminar el coste de los archivos físicos de papel y garantizar el acceso rápido a la información”, confirma Fernando Martínez. “Lo importante es que la información sea accesible, rentable y consultable desde cualquier sitio, pero siempre con un control definido por políticas.”