Informática El Corte Inglés resultó adjudicataria del proyecto eContracte (Expediente Electrónico de Contratación) a principios de 2009 e incluía el desarrollo e implantación de un sistema de información integral para la tramitación y gestión electrónica de contratos en el Ayuntamiento de Barcelona, que entre otros, pretende asegurar la adaptación exhaustiva de la Ley de Contratos del Sector Público 30/2007 y la optimización del procedimiento administrativo de Contratación.

Ayuntamiento de Barcelona

El sistema, cuya implantación definitiva está prevista para el primer trimestre del siguiente año, supone para el Ayuntamiento beneficios como la reducción del tiempo medio en la tramitación de expedientes de contratación, la homogeneización del proceso de contratación a lo largo de toda la organización, la normalización de la documentación y la reducción progresiva en el uso de papel. También se ha potenciado la interoperabilidad con otras administraciones como elemento acelerador del proceso.

Homogeneización y mejora de las tareas administrativas

La mejora de la gestión y de los procesos implicados en la contratación son dos aspectos de la actuación de los organismos públicos sujetos a un análisis exhaustivo, debido a su enorme peso social y presupuestario, y a la involucración de múltiples órganos municipales vinculados directamente con el ciudadano.

“eContracte supone la puesta en marcha de uno de los proyectos más complejos y ambiciosos del Ayuntamiento de Barcelona, un proyecto que actúa como palanca de cambio en el modelo de gestión de la contratación, eliminando el papel en la tramitación, intercambiando datos con otras administraciones, homogeneizando la gestión entre diferentes unidades internas, un proyecto clave en la estrategia de transformación interna municipal; un proyecto acorde al espíritu de transformación que nos marcan, tanto la normativa española, como las directrices de la Unión Europea”, explica Andreu Puig, Gerente del Ayuntamiento de Barcelona.

Entre los principales hitos del proyecto, tal y como fueron concebidos por el Ayuntamiento, se encontraba el despliegue de un sistema para la Tramitación y Gestión Electrónica de los Contratos, acorde no sólo a la última normativa en materia de Contratación Pública, sino que también cumpliera la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Dicho sistema debería impulsar la administración sin papeles dentro del organismo, con la generación y emisión de cualquier documentación en formato electrónico; agilizar y optimizar el procedimiento de contratación, y mejorar la eficiencia en la relación con licitadores y adjudicatarios, apoyando la actuación proactiva del Ayuntamiento.

Otros objetivos, no menos importantes del proyecto eContracte, eran alcanzar la normalización de documentos en los procesos de contratación pública, mediante el uso de plantillas y modelos aplicables a toda la organización municipal; establecer el dato único en los procesos y la creación de un sistema eficiente y a la vez flexible, que garantizara la interoperabilidad entre los aplicativos de información municipales y los sistemas de otras administraciones.

Entorno dinámico y cambiante

El proyecto, llevado a cabo por Informática El Corte Inglés, ha cubierto el diseño y desarrollo de un Modelo Corporativo de Expediente Electrónico de Contratación específico, y su despliegue para los diferentes sectores y distritos del Ayuntamiento. Dichas tareas se han llevado a cabo, con la mirada puesta en la flexibilidad y la estandarización de los procedimientos.

Un reto importante dentro del proyecto ha supuesto la necesidad de su despliegue en un entorno complejo y cambiante, de manera coordinada con otros varios proyectos tecnológicos. Los casos más significativos han sido aquellos con los que existen integraciones como son los sistemas de Gestión Económico-Financiera y toda la arquitectura de servicios de eAdministración, como por ejemplo la Firma Electrónica y la Copia Auténtica de documentos.

Mención especial merece la integración de eContracte con los servicios de Firma Electrónica, que ha dotado de validez legal a los documentos electrónicos y ha permitido incorporarlos a las tareas que conforman el proceso de contratación.

La capa de interoperabilidad se ha implementado mediante una serie de funciones desarrolladas en el entorno SAPNetweaver. Dentro del sistema se ha creado, asimismo, un repositorio común con toda la información referente al procedimiento de contratación, sentando las bases para un mejor control en los cumplimientos de los trámites y para una gestión más ágil de cara al licitador o adjudicatario, con el apoyo de herramientas ofimáticas.

Por otro lado, y para facilitar la licitación, eContracte se ha integrado con el Registro de licitadores de la Generalitat de Cataluña (RELI). Gracias a ello, el gestor de contratos puede acceder ahora desde el sistema, de forma directa y segura, a toda la información contenida en este Registro para realizar consultas con certificado electrónico. También se ha habilitado la obtención de certificados electrónicos con la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social, y se ha dotado al sistema de funcionalidades que agilizan la publicación de los anuncios de licitación y adjudicación en diarios oficiales como BOE, BOP y DOUE.

Todos los documentos generados o anexados desde el Gestor de Expedientes de Contratación, quedan almacenados en un sistema de archivo documental, para su explotación posterior.

eContracte también se integra con la solución Portafirmas Corporativa, que permite que los cargos municipales con atribuciones de firma transversales a las diferentes actividades de Ayuntamiento, realicen esta función en un sistema independiente de los diferentes aplicativos de negocio.

Transparencia y optimización 

Se trata, en definitiva, de un proyecto tecnológico con el que se han automatizado o eliminado un importante número de tareas de escaso valor añadido y con el que se ha simplificado la contratación, dentro de un marco flexible.

Gracias a eContracte, el Expediente Electrónico de Contratación se ha convertido para el Ayuntamiento de Barcelona en un elemento más de transparencia en su gestión, que le ayuda a asumir las demandas que los ciudadanos tienen en relación con la calidad de los servicios públicos.