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Kyocera reduce al 50% la impresión en el ayuntamiento de San Martín de Valdeiglesias

01 Junio 2009

El cambio del parque de impresoras en el consistorio por parte de Kyocera ha reducido los costes de impresión a la mitad.

San Martín de Valdeiglesias es una localidad de la Comunidad de Madrid situada a 70 kilómetros al oeste de la capital. Cuenta con 7.900 habitantes según el último censo de población perteneciente a 2008 y en su ayuntamiento trabajan 60 personas, entre oficinas y áreas externas. El Consistorio se propuso modernizar ciertos sistemas tecnológicos con el objetivo de abaratar los costes y agilizar los procesos de trabajo, por lo que Kyocera realizó una consultoría para determinar qué puntos eran susceptibles de mejora.

Fue hace algunos meses cuando surge la idea de potenciar las herramientas tecnológicas del consistorio modernizando los sistemas con los que contaba para agilizar los trámites administrativos. En este sentido, Kyocera fue capaz de ofrecerles las soluciones de impresión que nos permitían mejorar los procesos documentales a un menor coste.

"Detectaron que gran parte de las impresoras eran de marcas y modelos distintos, lo que encarecía el recambio de consumibles, ya que nos impedía realizar grandes pedidos, obligándonos a realizar diferentes peticiones a diversos proveedores. En segundo lugar también se detectó un excesivo número de equipos, lo que llevó a una tercera fase en la que se analizó qué equipos necesitábamos realmente, y dónde debían ser ubicados. Una vez tenidos en cuenta estos factores se procedió al cambio del parque de impresoras y otros equipos, percibiendo la disminución de los costes de impresión desde el primer momento", nos cuentan desde el ayuntamiento de San martín de Valdeiglesias.  El proyecto supuso una inversión de unos 13.000 euros y se realizó mediante renting, con consumibles y mantenimiento incluidos.

Notables cambios

La fase de implantación ya ha finalizado y los primeros resultados han sido muy positivos. El gasto de consumibles ha disminuido en un 50 por ciento, mientras que los trabajos en A3 han descendido en coste hasta un 75 por ciento. Todo ello con una notable mejora de la eficacia de los procesos de gestión documental, que se han acelerado considerablemente. El principal beneficio para los trabajadores es la mejora de la organización interna. Los 20 equipos de chorro de tinta que había instalados inicialmente se han sustituido por 7 centros de impresión diferenciados por el tipo de impresión que realizan, con lo que su trabajo es más organizado y eficiente.

La nueva maquinaria permitirá el registro digital de los documentos quedando siempre una copia en los servidores informáticos, facilitando el acceso desde cualquier ordenador con los permisos requeridos, adjuntándose directamente al expediente y evitando que la pérdida física del papel suponga una pérdida de información. En cuanto a los habitantes del municipio, las relaciones entre Administración y ciudadanía son mucho más ágiles, ya que ha aumentado la productividad y la eficiencia de los trabajadores, lo que repercute directamente sobre el servicio que se ofrece a la ciudadanía.

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