Finalmente, el director de Informática de Murcia señala el liderazgo como una pieza fundamental para que un proceso de este tipo tenga éxito: “Lo más difícil para nosotros fue convencer a la consejera de que en el pleno dijera que las áreas económico-financieras de todas las consejerías tendrían que cerrar un mes para realizar el cambio del sistema. Gracias a que conseguimos esto, todo salió bien, ya que el liderazgo es muy importante en una migración”.

3. El plan de contingencia

A pesar de que un proyecto de migración se planea al milímetro, se pueden producir complicaciones. En caso de que eso ocurra, se debe estar preparado. ¿Cómo? La mejor forma es diseñar un plan de contingencia. Así lo ha manifestado Begoña Navarro, de Ibermática: “Mientras estás llevando a cabo la migración, debes mantener unos servicios mínimos y tener un plan B por si algo no funciona como esperabas”.

Gonzalo Rodríguez apoyaba esta idea explicando su experiencia en Castilla y León: “Nosotros vamos a hacer la migración en verano, pero en esa época se plantean los presupuestos de la Administración y es algo en lo que no podemos permitirnos errores. Por este motivo, hemos diseñado un plan B para que la migración no afecte a la elaboración de los presupuestos y éstos puedan hacerse sin contratiempos. Es muy importante tener un plan de contingencia, sobre todo en tus áreas críticas” y añadió: “Tampoco hay que olvidarse de llevar a cabo las conocidas pruebas de stress durante la migración, para comprobar el rendimiento del nuevo sistema, porque si sólo pruebas la actualización en épocas de baja actividad, puedes llevarte grandes sorpresas una vez implementada la nueva solución, en un momento en el que tu actividad sea muy elevada”.

Otro modo de asegurar el éxito del proyecto es contar con una colaboración estrecha por parte del integrador. Así ocurrió en la región de Murcia, según ha comentado Manuel Escudero: “Cuando decidimos dar el salto a la versión 6.0, nos dimos cuenta de que íbamos a ser la primera Administración Pública en realizar esta migración y teníamos la sensación de que SAP estaba muy lejos de nuestras necesidades. De ahí que pusiéramos como condición a SAP establecer un comité de seguimiento de la migración y unas horas de consultoría para explicar a los funcionarios cómo funcionaba la 6.0. La presencia de consultores de SAP que estuviera ligada al proyecto fue muy positiva para nosotros, ya que se generó una relación integrador-SAP-cliente muy buena”.

Gonzalo Rodríguez coincide al señalar: “Cuando eres pionera en la puesta en marcha de un proyecto, SAP te reconoce el esfuerzo porque a la compañía también le interesa que una iniciativa novedosa sea un éxito, ya que ven en ella una oportunidad de negocio y se vuelcan mucho contigo. Otra cosa bien distinta ocurre cuando para SAP eres una compañía más que va a implantar su solución porque en ese caso, suelen mantenerse más al margen del proyecto”.

Aún así, la gerente de Sector Público de Ibermática, reconoce que: “la actitud de SAP ha cambiado mucho en los últimos tiempos, sobre todo porque cada vez tiene más clientes de la Administración y ha ido haciendo un esfuerzo por ir incorporando los requerimientos del mapa, ir creciendo y penetrando en el cliente con soluciones adaptadas a sus necesidades”.

Otro de los consejos que da Manuel Escudero como pionero en la gestión de una migración de estas características es intentar sacar el máximo provecho a un proyecto de este tipo: “Cuando hay un proyecto de este calibre, es importante que lleve consigo la preparación de profesionales de la región para que parte del conocimiento se quede en tu zona. Nosotros contamos desde el 2002 con un equipo de profesionales especializados en SAP. Tenemos dos empresas murcianas con este tipo de personal y es fundamental para nosotros. Para realizar el proyecto de migración fue clave la participación de ese grupo que conocía muy bien nuestras necesidades y la mayor parte de las adaptaciones que hemos ido necesitando del sistema han sido realizadas por ellos”.