El objetivo de Sacyr fue utilizar el soporte electrónico en la línea de negocio de Construcción para la recepción de todas las facturas de proveedores de Obra Civil y Edificación. La primera fase del proyecto se centró en la toma de requerimientos, en la que se comprobaron internamente las necesidades de la Plataforma de recepción y se definió el flujo del proceso de facturación. La segunda fase consistió en la puesta en marcha de un piloto con el objetivo de conocer la reacción tanto de los usuarios internos –el personal administrativo que maneja el sistema- como la respuesta de los proveedores. En la realización del piloto se eligieron cuatro obras de diferentes características y en distinto estado de ejecución. El piloto permitió a los equipos aprender cómo funcionaba la plataforma, realizar algunos cambios y mejoras e incorporar nuevas funcionalidades para adaptarla definitivamente a la operativa de la Constructora de Sacyr.

La última fase consistió en la puesta del sistema, que se realizó simultáneamente en cinco empresas de la Constructora, donde la plataforma se utiliza para la recepción de facturas en más de 500 obras y tiene 320 usuarios finales, que comenzaron a tramitar la facturas electrónicas que los proveedores comenzaban a enviar.

Durante el año y medio que lleva en funcionado el sistema, la obras han seguido manteniendo la recepción de las facturas en formato físico, si bien cada vez son más los proveedores que eligen el soporte electrónico por las ventajas que les aporta.

“Elegimos Seres- explica José Guillermo San Esteban Santillana, responsable del proyecto en Sacyr- porque no queríamos destinar recursos internos al desarrollo y mantenimiento de una plataforma de facturación electrónica propia. Buscamos una solución que se adaptase a nuestra forma de funcionar”.

Un negocio con peculiaridades

La línea de negocio de Construcción, según San Esteban, presenta algunas peculiaridades que dificultan su gestión automatizada. Las obras tienen un ciclo de vida específico, desde que se crean hasta que se dan de baja, y pasan de unas dependencias a otras dentro de la jerarquía de la línea de negocio de Construcción.

“Necesitábamos –indica San Esteban- un proveedor que consiguiese adaptarse a estas particularidades y que nos ofreciera una solución lo más automatizada posible. Seres nos ha aportado una solución muy robusta, adaptada al funcionamiento de los usuarios internos y proveedores y que, de alguna manera, funciona de manera automática, sin que nadie se tenga que hacer cargo de ella o realizar un mantenimiento o una administración, y es capaz de funcionar de manera autónoma”.

Según el responsable del proyecto en Sacyr, el nivel de satisfacción es muy alto, “tanto desde el punto de vista interno, en el que se ha buscado adaptar la plataforma a la forma de funcionamiento del proceso de facturas de la Constructora, como por parte de los administrativos, que son los usuarios finales en el día a día. Ellos colaboraron activamente proponiendo las adaptaciones que, en su opinión, podrían mejorar el proyecto, por lo que su grado de satisfacción es muy alto”.

En cuanto a los proveedores, San Esteban señala que el nuevo sistema ha permitido dotar a Sacyr de una gran transparencia, “que es lo que más aprecian. Independientemente de que la tramitación de la factura electrónica conlleve un ahorro de costes, que hemos procurado que revierta en ellos, valoran la fiabilidad de la Plataforma y la capacidad de tener trazabilidad de toda la gestión de las facturas en las obras de Sacyr”.

“El éxito de la plataforma de facturación electrónica adoptada por Sacyr –explica Sergio Ruiz, directo de Seres Iberia- se basa en el modelo de Servicio de Seres, que permite parametrizar los diferentes elementos que intervienen en la facturación con soluciones ad hoc para cada sector y cliente, manteniendo los máximos niveles de calidad y unos costes que permiten un ROI acelerado”.