El correo eléctronico, ¿contratiempo o aliado?

De herramienta de comunicación a herramienta de trabajo. El correo electrónico se ha convertido en una pieza prácticamente esencial para cualquier empleado y compañía y todo parece indicar que esta tendencia no hará sino tomar más importancia aún. Pero ¿qué hacer cuándo nos invaden los emails y no sabemos o podemos gestionarlos adecuadamente? ¿qué ocurre cuando el correo electrónico se convierte en un contratiempo en lugar de ser un aliado más a la hora de realizar nuestro trabajo? Esta situación ha sido la que Symantec ha querido poner encima de la mesa con un estudio realizado en EMEA entre 1.700 compañías y que, además de mostrar cómo la cantidad de mensajes que recibimos y enviamos no hace sino crecer (un 47 por ciento durante los últimos doces meses), señala que existe una dependencia a este medio de comunicación, que el 75 por ciento de los encuestados ya considera como motivo de adicción.

Datos preocupantes que aún toman más fuerza si consideramos que, de acuerdo con el estudio de Symantec, el correo electrónico domina la jornada laboral y que un 52 por ciento de los encuestados afirma dedicar un promedio de dos horas al día leyendo y contestando sus mensajes, el equivalente a una jornada de trabajo a la semana. Además, esta "adicción" amplía la jornada laboral, de modo que un 54 por ciento de los participantes en el estudio declara comprobar sus correos electrónicos antes de las 9 de la mañana y la mayoría, volverlo a hacer a última hora de la tarde.

Datos que encierran un nuevo escenario en el que el correo electrónico toma una importancia inusitada hasta ahora como valor empresarial y la información que contiene objeto incluso de prueba legal. Una relevancia que sin embargo no está siendo correctamente gestionada por las empresas que todavía no cuentan con las políticas de tratamiento y almacenamiento adecuadas para esta información.

"El correo electrónico es un medio por el que fluye la información corporativa, con el valor económico que eso supone y sin embargo, solo un 2 por ciento de las empresas guardan ese mensaje antes de que el usuario le lea y el 45 por ciento, deja en manos del propio usuario la responsabilidad de hacer el backup del correo electrónico", explica Gonzalo Landaluce, director general de Symantec España.

Para intentar combatir esta situación, la receta de Symantec es clara: tecnología, políticas claras y educación. Las recomendaciones por tanto de la compañía son: Implantar soluciones para archivar correos, que permitan una gestión más eficiente a la vez que un control por parte del administrador; instalar filtros de spam para controlar la cantidad de mensajes no deseados; educar a los usuarios en buenas prácticas que les permitan gestionar con efectividad sus correos electrónicos, en colaboración con el departamento de TI; y animar a los usuarios a hacer una gestión más eficiente de su correo, evitando por ejemplo envíos masivos o emails innecesarios. "Debemos concienciar a las empresas de la necesidad de invertir en herramientas que permitan un uso eficiente del correo electrónico de modo que pueda incrementar la productividad y eficacia en el trabajo diario de los empleados", afirma Landaluce.