El estudio traduce estas cifras en términos de beneficios al asegurar que las empresas europeas podrían estar perdiendo un aumento potencial de sus beneficios de 46.000 millones de euros como consecuencia de los métodos ineficientes utilizados para procesar la información.

El Índice de Eficiencia de Procesos de Ricoh examina cómo las compañías gestionan sus procesos documentales críticos, es decir, aquellos procesos que se producen regularmente y que repercuten en las interacciones empresariales con los clientes y los empleados. Por ejemplo, los pedidos de compra, los registros de pacientes o las facturas. El estudio también identifica las áreas de mejora, así como el rendimiento económico que dichas mejoras podrían generar.

Carsten Bruhn, vicepresidente Ejecutivo de Ricoh Europa, explica que “este informe es de lectura obligatoria para cualquier CIO europeo; si las compañías europeas quieren hacer frente al desafío de competir con los mercados emergentes, resulta esencial que aborden la eficiencia de los procesos de documentos críticos en su empresa”.

“Este Indice ilustra con claridad cómo los procesos manuales y obsoletos impactan en la empresa. Por ejemplo, si la información crítica se procesa utilizando métodos de impresión tradicional, el riesgo se incrementa debido a la menor probabilidad de realizar copias de seguridad. También es más sencillo que se pierdan y, en consecuencia, es más probable que padezcan vulneraciones de la seguridad. Asimismo, es inevitable que los empleados destinen un tiempo innecesario al procesamiento de documentos de la empresa y, en su lugar, se centren en sus actividades empresariales principales y en ofrecer servicio al cliente".

A pesar del tiempo y la inversión considerable que se destina al procesamiento de documentos críticos de la empresa, las compañías europeas reconocen en su mayoría que tienen un potencial considerable de mejora.

Los participantes en el estudio comentaron que las tres prioridades principales consisten en aumentar el intercambio de conocimiento (67%), mejorar la seguridad (67%) y fomentar la efectividad del personal (65%). Las principales barreras que presentan estas mejoras son la falta de tiempo (45%) y la falta de recursos (35%).

El Indice también revela que las empresas europeas a menudo se muestran reacias a adoptar iniciativas a favor del ahorro de tiempo, como la externalización, debido a cuestiones de seguridad. No obstante, una de cada doce empresas aceptó que los procesos de seguridad existentes no protegen los documentos confidenciales, mientras que el 36% admitió que o bien ellos mismos o el personal había perdido o traspapelado información importante.

A pesar de los avances tecnológicos disponibles, el índice demuestra que muchos procesos de documentos son innecesariamente intensivos en mano de obra. El 43% de todos los procesos de documentos críticos de la empresa se basan en datos en formato impreso y solo el 22% de las personas encuestadas reconocieron la utilización de un flujo de trabajo completamente automatizado en su organización.