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Del dato a la optimización: cómo funciona la Minería de Procesos en cuatro pasos

20 Abril 2022por Redacción

La Minería de Procesos o Process Mining, es una tecnología basada en Inteligencia Artificial y Big Data que analiza en tiempo real datos de los procesos que se ejecutan con objeto de entenderlos, optimizarlos y automatizarlos. La consultora Entelgy nos resume cómo funciona esta tecnología.

La transformación digital es hoy más que una opción, una obligación para las empresas. Los procesos de digitalización han supuesto importantes avances en términos de eficiencia y reducción de costes, sin embargo, también ha generado un entorno empresarial cada vez más complejo. El gran número de tecnologías y procesos dificultan tener una visibilidad completa de qué está ocurriendo en los procesos que cada empresa lleva a cabo.

La Minería de Procesos es algo tan sencillo como comprender cómo se están desarrollando nuestros procesos de negocio y encontrar el mejor camino para hacerlos de forma excelente

Jose Antonio Rocha

Según Celonis, el 71% de las empresas utiliza diez o más aplicaciones para ejecutar un único proceso. Sin embargo, a pesar de contar con potentes tecnologías de recolección y análisis de datos, tan solo el 16% dice tener una visibilidad completa de los procesos y únicamente el 7% afirma tener una visibilidad completa en tiempo real. Una realidad que se traduce en ineficiencias y brechas de ejecución que ralentizan el correcto funcionamiento de la empresa a todos los niveles.

En ese aspecto encaja la Minería de Procesos o Process Mining, una tecnología basada en Inteligencia Artificial y Big Data, que analiza en tiempo real datos de los procesos que se ejecutan para entender, optimizar y automatizarlos.

Además, al obtener y analizar la huella digital de los diferentes sistemas, estos desarrollos pueden identificar los puntos en los que el desempeño podría mejorar para encontrar la manera de hacerlos más eficientes.

“La Minería de Procesos es algo tan sencillo como comprender cómo se están desarrollando nuestros procesos de negocio y encontrar el mejor camino para hacerlos de forma excelente”, destaca Jose Antonio Rocha, director de Digital Business Process en Entelgy.

“Sin embargo, debido a rigideces organizativas y de los sistemas que soportan los procesos, es muy costoso y casi imposible analizarlo de manera manual, necesitamos herramientas capaces de llevar a cabo ese análisis y optimización en tiempo real. Eso es justamente lo que la Minería de Procesos nos puede ofrecer”, concluye.

En concreto, Entelgy, The BusinessTech Consultancy, nos explica cómo funciona esta tecnología en cuatro sencillos pasos:

1.- Descubrimiento del proceso - El primer paso es entender cómo se desarrollan los procesos y descubrir qué es lo que está pasando en el desempeño de las actividades de negocio de la empresa. Para ello es fundamental la recolección de datos en los sistemas de la organización. La digitalización permite a las empresas obtener una gran cantidad de datos, que se vuelve una información muy valiosa con la que poder tomar decisiones.

La Minería de Procesos utiliza algoritmos de descubrimiento para generar automáticamente un esquema exacto del proceso. Al recoger datos de todos los casos existentes en el proceso en tiempo real, proporciona varias visiones sobre una misma realidad en diferentes niveles de abstracción.

2.- Adecuación - Con este esquema del proceso creado gracias al análisis de los datos, se aplican otras técnicas para analizar las variables que forman parte del proceso. No se trata únicamente de que el proceso sea lo más rápido y eficiente posible, también tiene que cumplir con otras premisas que generalmente están propuestas por la misma compañía.

Generalmente, la tecnología de minería utiliza la fase de adecuación del proceso con el objetivo de maximizar beneficios; es decir, comparar diferentes modelos de un proceso, comprobar su funcionamiento en otras circunstancias o determinar si una nueva tecnología es soportada por el proceso.

En algunos casos, también verifica, entre otros, si los procesos se ejecutan dentro de los límites establecidos por la organización, los gobiernos o cualquiera de las partes interesadas, funcionando además como garantía antifraudes.

3.- Rendimiento - Al analizar los datos en tiempo real de todos los procesos de la empresa, el Process Mining permite medir fácilmente multitud de KPIs más allá de las métricas típicas de tiempo, coste y calidad. Para cada una de estos parámetros se pueden definir diferentes indicadores.

El tiempo medio de ejecución de un conjunto de casos, tiempo de espera o bloqueos, ineficiencias, cuellos de botella que ralentizan el proceso, son solo algunos ejemplos.

Con los tres primeros pasos mencionado, el sistema consigue entender cómo es el proceso, qué resultados está dando y cómo debería ser. De esta manera podemos comenzar el último paso: la optimización.

4.- Mejora del proceso - Una vez el proceso de minería se ha completado, se comienzan a diseñar las mejoras que se pueden aplicar. Las soluciones que encuentra esta tecnología podrían clasificarse en cuatro tipos: armonización, rediseño, automatización e Inteligencia Artificial.

En algunos casos la mejora del proceso pasa simplemente por adecuar las etapas para ahorrarnos aquellas que se pueden estar ejecutando por separado a pesar de ser muy similares o eliminar aquellas tareas que solo están retrasando nuestros procesos. En otros casos, la solución será algo más técnica y necesitará de la aplicación de tecnologías de automatización, para tareas repetitivas y de poco valor, o de Machine Learning y creación de algoritmos de aprendizaje. Más información en www.entelgy.com

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