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Análisis

Las empresas europeas gastan 1,6 millones en soluciones cloud no aprobadas por sus departamentos TI

09 Mayo 2013

Los responsables de TI reconocen las ventajas de las soluciones cloud, pero a la mitad le inquieta el riesgo que puede suponer para la seguridad de la compañía el hecho de que no sean soluciones aprobadas por el departamento de TI.

El 37% de los responsables de TI europeos sospechan que la plantilla de su compañía ha adquirido servicios en la nube sin la autorización del departamento de TI, según desvela un estudio realizado por VMware. El informe también sugiere que esta no es necesariamente una tendencia negativa y que muchas organizaciones asumen el hecho de que este gasto, que supone una media de 1,6 millones de euros, puede aportar grandes ventajas a la empresa.

La mayoría de los responsables de TI encuestados (72%) que sospechaba de un gasto en servicios en la nube sin declarar, cree que esto tiene sus ventajas. Uno de cada dos de los encuestados (51%) dijo que permite a la empresa responder con mayor rapidez a las demandas de los clientes y casi un tercio (31%) afirmó que permite a la empresa fomentar el crecimiento y la innovación. Sin embargo, casi la mitad (48%) también ha asegurado que aunque el gasto en servicios en la nube sin declarar presenta sus ventajas, también incrementa el nivel de amenazas a la seguridad de la compañía, al surgir un conflicto entre la creciente demanda de flexibilidad informática y la necesidad de mantener el control y reducir la carga de la gestión.

¿Cómo usan la nube los trabajadores?

El estudio, dirigido por Vanson Bourne a instancias de VMware, exploró también la visión y las opiniones de 3.000 trabajadores en oficinas de toda Europa para saber cómo utilizan los servicios y productos en la nube para trabajar con eficacia. Casi la mitad de estos trabajadores (45%) utilizaría o compraría servicios en la nube sin permiso para hacer el trabajo y más de un tercio (36%) ya lo ha hecho. Los empleados con conocimientos tecnológicos son los más propensos a utilizar servicios en la nube a escondidas. Así, el 58% admitió que, dado el caso, utilizaría estos servicios sin permiso del departamento de TI.

“El estudio revela una cantidad sorprendente de gasto en la nube sin declarar en las empresas europeas, pero no es necesariamente dinero malgastado. Los trabajadores son conscientes de que a menudo burlan las normas del departamento de TI para comprar servicios en la nube con los que trabajar de una manera más eficaz por el bien de la empresa”, afirma Alejandro Solana, director técnico de VMware Iberia. “El departamento de TI ha llegado a un punto decisivo en el que ya no se puede permitir el lujo de ignorar la realidad del gasto en la nube sin declarar. Los responsables de TI deben asumirlo y darle a su plantilla la flexibilidad que necesita, gestionándola de la forma que sea conveniente y segura para el negocio”.

Gasto en uso de soluciones cloud sin permiso

Casi un cuarto (23%) de los trabajadores ha descargado y pagado por estos productos. Además, admitieron haber gastado unos 2.270 euros en servicios en la nube sin declarar, aunque también es cierto que algunos gastaron mucho más. Uno de cada siete trabajadores (14%) pagó más de 5.000 euros en 2012. Italia, Alemania y los Países Bajos resultaron ser los que más gastaban en la nube sin declarar. El 22% de los italianos gastó más de 5.000 euros, seguido del 19% de los holandeses y el 17% de los alemanes.

El departamento de TI ha llegado a un punto decisivo en el que ya no se puede permitir el lujo de ignorar la realidad del gasto en la nube sin declarar. Los responsables de TI deben asumirlo y darle a su plantilla la flexibilidad que necesita, gestionándola de la forma que sea conveniente y segura para el negocio

Alejandro Solana, director técnico de VMware Iberia

El estudio también resalta el por qué y cómo ignoran los trabajadores los protocolos de TI. Los motivos de los encuestados oscilan entre mantener la competitividad, hasta el lanzamiento de un nuevo producto o servicio (18%), así como encontrar formas más rápidas y eficaces de trabajar (30%). Muchos (65%) incluyen el gasto en la nube sin declarar en los presupuestos departamentales (43%), en los gastos (38%) o en las tarjetas de crédito de la empresa (33%).

La encuesta desvela también que los responsables de TI ya habían previsto implantar un 27% de estas aplicaciones y servicios en la nube, lo que indica que en realidad esto les ayuda a ahorrar dinero al departamento de TI de su propio presupuesto, pero no a la organización en general. Parece que hay una gran oportunidad de consolidar la alineación entre las unidades de negocio y el departamento central de TI, al incorporar las necesidades de los empleados para darle forma a la estrategia de futuro de TI.

“Mientras que muchos en las empresas europeas reconocen las ventajas del gasto en la nube sin declarar, se deben tomar medidas”, afirma Solana. “Casi la mitad de los responsables de TI piden más diálogo con los departamentos implicados. Es estupendo ver que los empleados toman la iniciativa de fomentar la innovación y el crecimiento, pero podría salir caro. Un enfoque proactivo de TI, con el nivel óptimo de gestión, seguridad y visibilidad, podría garantizar que las soluciones cloud instaladas sin permiso se conviertan en un elemento diferenciador competitivo y no en una amenaza para el negocio”.

Productos y servicios en la nube más utilizados

Al explorar más a fondo la inversión en este tipo de soluciones cloud que no cuentan con el visto bueno del departamento de TI, los responsables de TI sospechan que algunos de los usuarios más prolíficos de estas soluciones están en los siguientes departamentos

  • Marketing, publicidad y comunicaciones (43%)
  • Ventas (33%)
  • Investigación y desarrollo de productos (31%)
  • Finanzas (23%)

Los cinco productos y servicios en la nube más utilizados en la oficina, ya sean pagados o gratuitos, sin la autorización oficial del departamento de TI son los de la siguiente lista. Esto resalta el riesgo para la seguridad que debe conocer el departamento de TI con independencia del coste para la empresa:

  • Servicios para compartir archivos y datos (55%)
  • Correo electrónico basado en la nube (47%)
  • Mensajería instantánea (44%)
  • Videoconferencias (37%)
  • Redes sociales para empresas (22%)

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