ABBYY Europe en colaboración con la División de Imaging de Fujitsu, han anunciado la integración en el escáner en red de la multinacional nipona, ScanSnap N1800, del conector ABBY FlexiCapture 10, una solución para la captura de datos. Este acuerdo permitirá a las empresas de manera fácil y flexible digitalizar documentos en papel directamente en los procesos de negocio, con solo pulsar un botón.

Fujitsu ScanSnap N1800

Para Jupp Stoepetie, Director General de ABBYY en Europa, “las organizaciones de todos los segmentos buscan maneras de aumentar la eficiencia de sus negocios. Este acuerdo permite que se beneficien de una perfecta integración de la información en papel, en los procesos de negocio”.

Por su parte Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA de la División de Imaging de Fujitsu, señala “los escáneres en red son ideales para capturar documentos a nivel departamental. Mediante la creación de flujos de trabajo automatizados, para el procesamiento de documentos que estén alineados con los procedimientos internos de negocio, se puede ofrecer a las empresas acelerar significativamente sus rutinas diarias y globales”
La nueva plataforma de captura empresarial ofrece una gran variedad de escenarios tanto en el ámbito financiero, como en el de recursos humanos. Así, como ejemplos: con las solución “scan-to-process”, se pueden desarrollar formas completas para el escaneo de cuentas por pagar o la activación de análisis de facturas directamente para que sean abonadas. Y con la de “scan-to HR”, se llega a controlar escenarios que permiten un total análisis de recursos humanos.

Esta solución de captura documental para procesar documentos se puede iniciar automáticamente por un empleado desde un escáner en red. Y de este modo, en la pantalla táctil del Fujitsu ScanSnap N1800, el usuario únicamente tiene que seleccionar el tipo de documento que requiera, tanto si corresponde a un procedimiento comercial interno o a un flujo de trabajo de un departamento, y se obtiene de forma inmediata la tramitación del documento. A su vez, el escáner en red envía automáticamente el análisis realizado por ABBYY FlexiCapture 10 y se extraen los metadatos pertinentes, y los documentos con los procesos de negocio requeridos. Una vez que el procedimiento se ha realizado con éxito, los documentos pueden ser transferidos al departamento correspondiente.

Procesamiento flexible y seguro

Los procesos de flujo de trabajo pueden ser diseñados de acuerdo a los procedimientos de aprobación de las empresas y de los diferentes derechos de acceso de los empleados. Registros sensibles como facturas y documentos personales pueden estar protegidos por un sistema que requiere autorización, para que en todo momento sigan siendo confidenciales y solo puedan ser vistos por los usuarios con derecho de acceso. Como ejemplo podríamos hablar de un empleado del departamento de finanzas que escanea facturas directamente del flujo de trabajo, o d uno del departamento de personal, que puede enviar automáticamente archivos al departamento de RRHH o al de legal.

Archivado y cumplimiento

También este acuerdo simplifica el proceso de presentación de los documentos escaneados en formatos de búsqueda y prepararlos para su archivo, en paralelo a los procesos de negocio que hayan sido activados. Así los documentos pueden ser fácilmente escaneados y convertidos a formatos de búsqueda o preparados para su depósito en el flujo de trabajo y sistemas de archivo. Las empresas se benefician de los metadatos definidos que permiten a los empleados localizarlos y verificarlos en cualquier momento. Esto es importante para ayudar en la toma de decisiones más transparentes y eficientes, y además para el cumplimiento de las directrices correspondientes.