Incrementar el valor estratégico de la información a lo largo de su ciclo de vida al tiempo que se minimizan los costes y los riesgos son sólo algunas de las ventajas que obtienen las compañías que cuenta con programas globales de gobierno de la información. Por ello, EMC insta a las compañías a implantar lo antes posible estas políticas e iniciativas "para el control, acceso y uso de la información".

La compañía hace esta recomendación a la vista de los resultados de un informe elaborado por Economist Intelligence Unit (EIU) con su patrocinio que, con el título "The Future of Enterprise Information Governance", revela la importancia estratégica de gestionar activos de información vitales, y las políticas formales y procesos que definen cómo se controla, comparte y potencia la información dentro y fuera de al empresa.

De los directivos consultados por EIU para la realización del informe el 77 por ciento espera que el gobierno de la información sea importante para el éxito de sus compañías de aquí al año 2011, mientras el 68 por ciento también espera que la complejidad de los planteamientos de sus compañías en esta área crezca durante el mismo periodo.

Mientras tanto, cerca de dos tercios (62 por ciento) de los encuestados indicaron que sus compañías no contaban con programas formales de gobierno de la información implementados. Esta es una tendencia preocupante que puede llevar a muchas grandes empresas a no estar preparadas para las nuevas reglamentaciones y abiertas a riesgos prevenibles en información sensible.

“Gestionar cuidadosamente el imparable crecimiento del volumen de información conlleva riesgos y oportunidades para la empresa. En EMC creemos que los directivos necesitan ser gestores activos de la información de sus compañías y deben saber tanto sobre sus activos de información como sus directores financieros saben de sus activos financieros. Implementar una iniciativa de gobierno de la información para toda la compañía es uno de los movimientos más valiosos que los directivos pueden hacer para crear y hacer cumplir políticas que ayuden a asegurar la calidad de la información, el cumplimiento de normativas y la protección mientras se incrementa su valor para el negocio", afirma Frank Hauck, vicepresidente ejecutivo de Marketing y Customer Quality de EMC.

Los resultados del estudio revelan además diferencias clave entre el 62 por ciento de los encuestados que no tiene programas formales de gobierno de la información y el 38 por ciento que sí los tiene. Así, para las compañías sin estrategias de gobierno de la información, los riesgos pueden ser significativos. Sólo un 51 por ciento de los encuestados en compañías que no tenían este tipo de estrategias valoran la capacidad de sus empresas para proteger los datos sensibles como buena o muy buena, comparado con el 85 por ciento en aquellas compañías que cuentan con una estrategia formal.

Por otra parte, el 40 por ciento del total de los encuestados afirma que sus empresas no revisan de forma regular sus políticas de backup y retención de información y sólo el 43 por ciento valora la habilidad de sus empresas para integrar y compartir información entre departamentos y terceras partes como buena o muy buena (el 21 por ciento afirma que es pobre o muy pobre).

Además, EIU revela que el 92 por ciento de los encuestados en empresas con estrategias de gobierno de la información valora la capacidad de sus organizaciones de facilitar acceso a información crítica de negocio cuando es necesaria como buena o muy buena, comparado con sólo un 57 por ciento de las compañías que no cuenta con estas estrategias.

Por ultimo, destaca que el 81 por ciento de las empresas con programas de gobierno de la información afirma que “la información puede ser compartida mejor entre departamentos permitiendo una mejor toma de decisiones”.

A la vista de estos datos, tanto EMC como los autores del estudio defienden que el apoyo de los directivos de las diferentes líneas de negocio también puede ayudar a asegurar que claves del negocio como la gestión de costes, la seguridad, y el valor de negocio sean métricas importantes para medir el éxito del programa.

Los programas de mayor éxito toman un enfoque incremental y no pretenden realizar los cambios de una sola vez. Estos programas deben definir estándares de información paralelos a políticas, privilegios y responsabilidades de los propietarios y usuarios de la información para asegurar los niveles requeridos de calidad y gestión del riesgo.

“El gobierno de la información puede ayudar a las compañías a solucionar un desafío fundamental en sus organizaciones: como equilibrar los costes, el riesgo y el valor de los activos de información a lo largo de la empresa", aseguta Chuck Hollis, CTO de EMC. “Como indica el estudio de EIU, implantar un programa de gobierno de la información puede resultar en mejoras en las operaciones y control de costes, mayor visibilidad de los flujos de información a través de la empresa y una organización mejor preparada en general para cumplir las normativas. Los altos directivos de las grandes empresas de todo el mundo deberían hacer de esto una prioridad clave de negocio.”