Werfen Group es una multinacional de capital 100% español y uno de los principales fabricantes y distribuidores de productos y dispositivos para el diagnóstico clínico, el sector hospitalario y la investigación en todo el mundo.

Esta compañía dispone de un Data Center situado en Barcelona, desde el que gestiona todos los datos del grupo como los relativos a clientes, empleados, proveedores…, así como varios procesos, incluyendo la captura y gestión de documentos como pedidos de clientes (medio millón en 2012) ; y el envío de pedidos a proveedores (más de 100.000 al año). Una de las tecnologías utilizadas para ello desde hace cinco años es la de Esker para la recepción de emails, el envío y la recepción de faxes y para la gestión de captura de los pedidos.

Ahora, Werfen Group ha decidido ampliar el ámbito de sus sistemas de recepción de pedidos. En concreto, desde servidores de fax ubicados en Estados Unidos, Italia y Portugal, los pedidos se redirigen vía FTP para ser capturados, gestionados e integrados en elsistema SAP residente en el Data Center de Barcelona. Como resultado, el grupo consigue que su Centro de Atención sea ‘cero papel’, de manera que cualquier usuario de la empresa accede a todos los documentos digitales en SAP.

“Aparte de los volúmenes que ahora somos capaces de gestionar eficientemente y el ahorro de tiempo que obtenemos, los beneficios que más valoramos de la tecnología de Esker son la seguridad y la eliminación del papel. Evitamos pérdidas de documentos, no hay papeles corriendo de arriba a abajo por la organización. Todos los faxes y e-mails se integran en nuestro sistema SAP en pocos minutos”, declara Pablo Penalva, director de Informática de Werfen Group.

Eficiencia y medioambiente

Gracias a la automatización de los procesos documentales, Werfen Group consigue eliminar errores manuales y tratar sus documentos mercantiles con mucha más eficiencia. Por otra parte, el envío de pedidos a proveedores se realiza de forma más eficiente ya que se consiguen enviar unos 400 pedidos de compra diarios por varios canales.

En cuanto a la reducción de la huella de carbono, Esker estima, gracias a la calculadora Esker GreenDoc, que Werfen Group evita la tala de 50 árboles al año, con los consiguientes ahorros relacionados normalmente con la fabricación del papel:

• Cerca de 80.000 litros de agua
• 12.300 Kilovatios de electricidad.
• Cerca de 8 toneladas de Co2.