Un nuevo estudio sobre los costes y gestión de impresión, encargado por Canon Europa, ha revelado que las cuestiones relacionadas con la impresión suponen a las empresas europeas 17.000 euros al año, llegando a un coste total de 663.000 de millones de euros si se tiene en cuenta la totalidad de compañías con actividad en Europa.

La investigación llevada a cabo por ICM Research, ha medido los costes y gestión de impresión entre las empresas europeas en un total de 19 países europeos, examinando el desarrollo de actividad de más de 3.000 profesionales encargados de funciones de impresión dentro de estas organizaciones.

En un 72 por ciento de las compañías europeas, los empleados han declarado no poder imprimir documentos al menos una vez al mes. Una de las razones indicadas fue la de no informar sobre el problema en la impresora por parte de los técnicos. Este problema es particularmente acusado en compañías de gran tamaño, con un 43 por ciento de los encuestados (empleados en compañías con alrededor de 250 trabajadores) afirmando que los técnicos son lentos a la hora de reportar las incidencias de los equipos de impresión.

Asimismo, los responsables y técnicos del departamento TI dedican tres semanas y media al año – como media- para resolver los problemas e incidencias de las impresoras. Esta cantidad se eleva a 10.000 horas ‘perdidas’ anualmente a nivel global de Europa.

Adam Gillbe, director de Marketing de Soluciones Europeas en Canon Europa señala: “Con un coste anual de 17.000 euros por empresa, el tiempo de inactividad de equipos de impresión se convierte en un asunto muy serio. En los tiempos de crisis, los negocios no pueden hacer oídos sordos a este problema. El ahorro de costes gracias a una gestión de impresión racionalizada y efectiva es ahora más importante que nunca”.
Paralelamente, el estudio estima que el coste de una inadecuada gestión de impresión se sitúa en más 82.000 euros cada año. En el caso de compañías de gran tamaño con más de 250 empleados, esta cifra se eleva a 695.000 euros anuales. Los problemas más comunes que dificultan a los trabajadores imprimir los documentos deseados son los atascos de papel y tóner bajo de la impresora.

La clave está en outsourcing

Alrededor de un cuarto de los encuestados de todas las empresas, independientemente del tamaño del negocio, considera que la gestión de funciones de impresión por una compañía externa podría beneficiar a sus negocios. En el caso de las organizaciones con más de 20 empleados, uno de cada tres ve positivo externalizar los servicios de gestión de funciones de impresión.

La presentación del estudio coincide con el lanzamiento de un nuevo servicio Managed Print Services de Canon en Europa. Con Manager Services, Canon puede controlar – bien parcialmente o en su totalidad- las funciones de gestión de impresión de las compañías optimizando la salida y entrada de documentos.

“Gracias a nuestro Managed Services, Canon ofrece una consultoría de impresión escalable, gestión, mantenimiento y servicios de soporte para el usuario final que ayudan a las empresas a optimizar los costes y mejorar la eficiencia, productividad y seguridad”, apunta Adam Gillbe.

Cerca de dos tercios de las compañías (63 por ciento) no tienen una estrategia de impresión definida, con rangos entre 57 por ciento de empresas en Francia, España y Portugal, un 71 por ciento en Noruega y un 73 por ciento en Reino Unido que no siguen una estrategia establecida.

“Las empresas tienen que establecer una estrategia de impresión que prevea soluciones para aquellos momentos en los que las impresoras están fuera de servicio”, declara Gilbe. “Canon tiene la experiencia para diseñar, implementar este tipo de estrategia y gestionar las funciones de impresión. Mientras que las compañías piensan que pueden ahorrar una sexta parte del presupuesto total para impresión como media con una estrategia más eficiente, Canon duplica este ahorro gracias a Managed Service”.