Aunque las empresas gozan de una mejor gestión de la información, como se recoge en el estudio realizado por HP en EMEA, también queda patente que todavía se presenta un grave problema de desestructuración de los datos lo que supone un claro riesgo para los negocios.

El estudio, realizado entre más de 1.020 CIOs y responsable de empresa, entre los que se encuentran 75 españolas, indica que sólo el 20 por ciento de los datos están estructurados. Por otro lado, diversas investigaciones realizadas por analistas de la industria reflejan que más del 70 por ciento de la información esta desestructurada. Esta diferencia entre ambos análisis constituye lo que se ha denominado como “agujero negro” de la información y constituye un importante riesgo para los negocios.

La información desestructurada hace referencia a los datos de difícil control como correos electrónicos, documentos y archivos de terceras partes que se encuentran fuera de los sistemas internos.

Las empresas pueden tener un grave problema si no tienen en cuenta estos datos desestructurados, ya que no dispondrán de toda la información de su negocio, como comenta Erik Moller, EMEA director de marketing, information management, software de HP, para quien “las empresas necesitan una estrategia de gobierno de la información proactiva que permita mejorar el negocio gracias a una adecuada toma de decisiones, colaboración, productividad y servicio al cliente”.

El estudio realizado por HP también ha servido para demostrar que las empresas consideran crítica la gestión de la información y piensan que la correcta gestión de la misma está relacionada con la obtención de mejores resultados en el negocio. Igualmente, se obtienen beneficios entre los que destacan la mejor colaboración (para el 84 por ciento de los encuestados ) y menos duplicación, mejor servicio a los clientes (83 por ciento) y una segmentación de los datos más adecuada para su uso en el negocio (81 por ciento).

En el caso español, nuestras empresas cifran en un 25,6 por ciento la información que está desestructurada, y se muestran optimistas en cuanto a la resolución del problema, indicando que la cifra bajará al 19,1 en tres años, muy similar al resto de EMEA. Para conseguir este nivel, el gran reto radica, según el estudio, en conseguir que los empleados utilicen las aplicaciones adecuadas para obtener el máximo provecho de los datos, según el 91 por ciento de las empresas españolas. Tal es así, que consideran que solo el 23,1 por ciento de sus empleados utilizan las herramientas que están a su disposición para conseguir una adecuada gestión de la información. Por otro lado, el 56 por ciento de las empresas españolas considera que mantener la inversión en tecnologías es un problema. Además, el 52 por ciento, estima que el ritmo de crecimiento de éstas complica la toma de decisiones, frente al 31 por ciento de la media europea.

Por último, las empresas españolas encuentran que los principales beneficios que obtienen con una buena gestión de la información incluyen la mejor segmentación de los datos (85 por ciento), así como una mejora en la colaboración entre los distintos departamento y menor duplicidad de la información (91 por ciento).

En este contexto, HP dispone de un amplio abanico de soluciones para ayudar a las empresas. Soluciones que no se basan en un solo producto, sino en un conjunto de productos y soluciones que permiten al fabricante adaptarse a las necesidades de cada cliente. Propuestas que pasan por el almacenamiento, clasificación y recuperación y optimización del workflow de creación y captura de la información.

Así, la idea se basa en la filosofía de ser capaces de presentar un esquema conceptual de la estructura de la información y de cómo se debe gestionar. Con ello se busca conseguir una optimización de la eficiencia del negocio, minimizando los riesgos en los que pueda caer y llegar a una eficaz gestión de la distribución de la información, proporcionando una convergencia entre los datos estructurados y los desestructurados.