La tramitación, administración y archivado de documentos digitales figura entre las disciplinas capitales de la organización de empresas. Estar eficientemente organizadas en este sector genera a menudo a las empresas ventajas decisivas frente a la competencia. Los sistemas de gestión de documentos son un medio acreditado para configurar los procesos necesarios, restar transparencia y archivar con garantía de revisión.

La lista de las aplicaciones DMS (Sistema de gestión de documentos) y sus aplicaciones afines parece no tener fin. Del 3 al 8 de marzo de 2009, los visitantes de CeBIT en Hannover tienen la oportunidad de informarse sobre soluciones DMS con las que poder prestar mayor eficiencia a sus procesos de negocios. Esto abarca desde procesos relacionados con documentos, pasando por el flujo de trabajo hasta el sector de “output” profesional.

En CeBIT 2009, el Pabellón 3 pasa a ser el centro de los sectores DMS , 'Mailing Solutions' y 'Professional Output'. “El nuevo concepto para el Pabellón 3 incluye, además de las clásicas soluciones DMS, por primera vez también todos los sectores de oferta significantemente relacionados con DMS. Entre ellos figuran por ejemplo las soluciones y conceptos para la gestión de correo, impresoras y fotocopiadoras multifuncionales así como sistemas OM (Output Management) profesionales. Además en los pabellones contiguos, el visitante halla los más recientes sistemas de almacenamiento de datos así como soluciones para los sectores de gestión de relaciones con los clientes, planificación de los recursos de empresa, inteligencia comercial y gestión de contenidos empresariales”, explica el Sven- Michael Prüser, director de la división encargada de CeBIT.

Gracias a la reunión de los temas DMS, Gestión de Correo/Mailing Solutions y Professional Output, los entrelazamientos temáticos entre dichos sectores se presentan en CeBIT con toda transparencia y afinidad a la praxis. Esto se inicia ya en el registro digital de los documentos en el departamento de gestión de correo. Aquí se escanean cartas, recibos, facturas, dibujos y demás documentos sobre papel y se almacenan en las corrientes bandejas postales electrónicas para su procesamiento posterior.

Los sistemas de gestión de documentos pueden ser adaptados a los requisitos individuales de empresas y organizaciones e integrados en el flujo de trabajo correspondiente. Las interfaces con las aplicaciones decisivas de la empresa, como los sistemas ERP o FIBU, garantizan una cadena electrónica de procesos sin ninguna interrupción. Los sistemas OM eficientes o los archivos electrónicos individuales son otros componentes más de las soluciones profesionales DMS.