El imparable crecimiento de la información también conlleva la conservación a buen recaudo de los documentos más importantes, que pueden no necesitarse hoy, pero ser vitales dentro de unos años.

Desde HP vislumbran una larga convivencia entre la empresa sin papel y la que precisa de archivos documentales en papel. Po r ello, han creado un producto para resolver los problemas más comunes en el campo de la digitalización, conservación y archivado de documentos y firmas electrónicas: eCustodia.

Para Luis Buezo, director de la Práctica de Seguridad de HP Española, “no es lo mismo la gestión documental que el archivo electrónico”, pues en la primera hablamos de un documento vivo, mientras que en la segunda estamos refiriéndonos a documentos cerrados o firmados, “que sirven para garantizar su perdurabilidad probatoria, como en el caso de organizaciones con archivos históricos”.

eCustodia garantiza la gestión del ciclo de vida del archivo, independientemente del formato en el que se encuentre. “Los documentos electrónicos caducan porque los formatos quedan obsoletos y la firma electrónica puede perder su valor probatorio”, apunta Buezo, asegurando que es esto precisamente lo que evita eCustodia y la convierte en una “solución única en el mercado”.

Legibilidad garantizada

Jordi Cardona, gerente de Identidad Digital de HP Española, argumenta a favor de eCustodia que está basada en estándares y es idónea para la clasificación de todo tipo de expedientes: “En el momento de la digitalización podemos automatizar y limpiar el documento en papel, de modo que identificamos los campos de información necesaria”. Asimismo, eCustodia nace adaptada totalmente a la legislación española, aunque su esquema de archivado basado en estándares (de acuerdo al modelo OAIS –Open Archival Information Sytem-), permite que pueda ser utilizada en combinación con aplicaciones SAP, por ejemplo.

Las búsquedas también son mucho más sencillas porque se emplean técnicas ‘tipo Google’ entre otras. “HP eCustodia garantiza la legibilidad del documento mediante informes técnicos que un auditor puede aceptar como pruebas en el momento en que esto fuese necesario”, aclara Cardona.

A pesar de su origen español, HP no descarta la internacionalización de esta solución, ya que su desarrollo bajo estándares y el hecho de que España sea uno de los países más avanzados en firma electrónica lo facilitan.