Photobox, empresa especializada en la prestación de servicios online de fotografía digital, utiliza Cezanne OnDemand para gestionar procesos de recursos humanos relacionados con el absentismo y las vacaciones.

Photobox cuenta con un equipo de cuatro personas en el área de recursos humanos que, hasta el año pasado, registraban y gestionaban los datos del personal de la compañía, en hojas de cálculo. A medida que el negocio ha ido creciendo, se hizo evidente la necesidad de implementar un método más sofisticado para la gestión de los datos de esta área y optó por Cezanne OnDemand y la modalidad de pago por uso, eliminando así, la necesidad de invertir tanto en hardware como en software, o en soporte, y mantenimiento, o en el propio backup de los datos.

“Queríamos reducir los trámites administrativos relacionados con la gestión de vacaciones e implementar un sistema de autoservicio que confiriera mayor responsabilidad a empleados y a managers”, asegura Karine Moncéré, directora de recursos humanos de Photobox en el Reino Unido.

Actualizaciones y seguridad, elementos clave

Al tratarse de una solución que funciona en formato SaaS, Cezanne OnDemand se actualiza periódicamente, añadiendo al sistema nuevas funcionalidades. De este modo, Photobox dispone siempre de la última versión de la solución tan pronto como esté disponible. Por otra parte, el valor de la inversión que realiza la compañía en este sistema, nunca se deprecia, como sucede en el caso de las soluciones in house.

Otro aspecto valorado positivamente es su nivel de seguridad y protección de los datos, sustentado en la certificación independiente UNE EN ISO 27001.

Autoservicio del empleado y del manager

Photobox empezó a utilizar Cezanne OnDemand para gestionar sus ausencias y tiene prevista la implantación de un autoservicio para los gerentes de línea de toda la organización durante los próximos meses.

“Ya estamos gestionando las ausencias con Cezanne OnDemand a nivel, digamos, administrativo. Sin embargo, queremos familiarizarnos con este nuevo sistema de recursos humanos, antes de que los empleados y managers tengan acceso al mismo.Nuestra intención es implementarlo primero en un departamento para testar las opiniones de sus miembros”, explica Moncéré.

El sistema, que gestiona automáticamente la solicitud de las vacaciones, aporta interesantes beneficios a Photobox, especialmente en términos de ahorro de tiempo y recursos. Así, el actual sistema de papel, será reemplazado por un sencillo procedimiento online en el que los empleados podrán enviar su petición para que el manager la acepte o la rechace, quedando actualizado automáticamente su plan de vacaciones.

El sistema permite a cada empleado ver la información de sus vacaciones en cualquier momento y a los managers tener un panorama real y “vivo” de las ausencias previstas en sus departamentos, incluyendo el tiempo reservado para formación o bajas por enfermedad, maternidad o paternidad.