Manuel Óscar Labarga

En la situación actual del mercado, las empresas buscan optimizar costes. En lo que se refiere a las comunicaciones, se centran en reducir el precio del coste por minuto, sin tener en cuenta todas las oportunidades que ofrece aprovechar al máximo lo que la unión de las telecomunicaciones y las tecnologías de la información ya existentes en la empresa puede ofrecer. Así, en lugar de utilizar de forma independiente el teléfono, los móviles, el correo electrónico, el fax o la videoconferencia, las empresas pueden ser más eficientes y conseguir ahorros significativos si pasan a un modelo unificado, en el que los usuarios pueden ser más productivos.

Las comunicaciones unificadas permiten iniciar una llamada con un solo clic de ratón, asistir a una reunión virtual compartiendo presentaciones, voz e imágenes con compañeros en otras localizaciones o saber qué especialista está disponible en cada momento.

Todo ello sin tener que sustituir toda la tecnología o los sistemas de tecnología existentes, lo cual supondría una gran inversión por parte de las empresas. Por el contrario, se trata de integrar en una única red, a través de telefonía IP, todas las funciones que realizan actualmente las redes telefónicas convencionales y las redes informáticas de datos. La ventaja de las comunicaciones unificadas es que la implantación de una solución de este tipo se puede realizar por fases, incluso en infraestructuras con arquitecturas y sistemas no actualizados de manera que organizaciones puedan empezar a obtener beneficios de las comunicaciones unificadas y colaboración online.

Nuevas posibilidades

Esta fórmula permite desarrollar una amplia gama de soluciones que cambian la forma de interactuar de las personas. Por ejemplo, las herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración facilitan el trabajo virtual, ya que permiten organizar reuniones a distancia a través de redes sociales y mundos virtuales, lo que fomenta la sensación de cercanía entre empleados en ubicaciones dispersas. En este contexto, la definición de reunión cambia de forma radical ya que posibilita encuentros instantáneos en función del contexto y la necesidad, influidos por tecnologías de mundos virtuales y juegos en 3D.

Los propios empleados en las empresas también influyen en este cambio en las comunicaciones. Así, las generaciones más jóvenes que ya entran en plantilla utilizan menos el teléfono y el correo electrónico y apuestan más por la mensajería instantánea, una forma de comunicación que exportan de su vida personal para integrarla en sus relaciones laborales.

Las ventajas que proporcionan las herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración son múltiples y a su vez se agrupan en tres beneficios principales.

En primer lugar, permiten reducir costes, ya que, por ejemplo, el empleo de conferencias Web reduce la necesidad de viajar y las llamadas entre sedes se realizan a través de redes informáticas IP. También permiten crear equipos de trabajo virtuales, lo que reduce el coste de contratación ya que posibilita la localización de los candidatos más cualificados de forma más eficiente.

Por otra parte, estas herramientas incrementan la productividad, ya que el empleado puede acceder a toda la información y a los procesos de negocio sin esfuerzo en cualquier momento y lugar. Además, el trabajador sabe en todo momento cuál de sus colegas se encuentra disponible y la mejor forma de contactarle. Este tipo de herramientas mejoran además el trabajo en equipo, a la vez que acelera el proceso de toma de decisiones.

Por último, las comunicaciones unificadas y de colaboración ayudan a conseguir uno de los mayores retos de negocio de las empresas: mejorar la satisfacción del cliente. De esta forma, las compañías pueden responder más rápidamente a peticiones de precios o propuestas, establecer relaciones más cercanas y atraer a los mejores clientes con una disponibilidad total.
En definitiva, las aplicaciones de comunicaciones unificadas y colaboración aportan mayor eficiencia, una mejora en la productividad y gran libertad para elegir el dispositivo, lugar y momento más adecuados para que el usuario se comunique. Contribuyen por tanto a que las comunicaciones empresariales sean más eficientes, los usuarios sean más productivos y las barreras en la comunicación se eliminen.