Colaboración online a buen precio

Colaboración online a buen precio

Google Apps Premier Edition es una plataforma alojada de aplicaciones de colaboración y productividad que combina una página de inicio configurable con componentes de chat, email, calendario, procesador de textos, hoja de cálculos y una aplicación que permite crear páginas web sencillas.

Google ofrece este paquete por 50 euros por usuario , anualmente, a pesar de que la mayoría de estos productos sigue estando en versión beta.

Aunque los distintos componentes funcionaron bien durante las pruebas, la plataforma aún presenta alguna que otra deficiencia que solventar. Por ejemplo, encontramos problemas a la hora de crear un evento en el calendario de información que venía incluido en un mensaje de Google Mail.

Aquellas pequeñas y medianas empresas que carecen de personal de Tecnologías de la Información, pero que requieren herramientas de colaboración que facilitan el uso compartido de calendarios, documentos y hojas de cálculo junto con capacidades de email y chat, podrían encontrar una buena solución en Google Apps.

Además de un precio muy competitivo, comparado con otras suites de colaboración on demand, el componente Mail de Google Apps incluye un espacio de almacenamiento de 10 Gb con las capacidades de búsqueda de Google. Sin embargo, incluso estas funcionalidades tan atractivas han de examinarse bien por aquellos que deseen utilizar la suite como plataforma de colaboración online.

Por ejemplo, las búsquedas sólo están disponibles en los módulos individuales; no existe la posibilidad de buscar sobre toda la información que está disponible para el usuario. Esto implica que las búsquedas disociadas se tienen que realizar en los módulos de Mail, Docs y Hojas de Cálculo. Por el momento, además, Google ha dicho que no tiene previsto unificar las búsquedas.

Existen add-on opcionales para Google Apps procedentes de distintos partners. Pero para aprovechar estas herramientas, las compañías necesitarán algún tipo de personal de TI o asesor dedicado. Por ejemplo, existe un componente SSO (un único sign on) creado por Sxip Identity, que facilita la integración de autenticación de Google Apps con Microsft Active Directory.

Otro complemento que habilita la integración de Google Apps con la infraestructura existente lo encontramos en CompanionLink para el Calendario Google, que permite sincronizar las citas del usuario con PDA y teléfonos inteligentes con sistemas operativos Palm, Windows Mobile, PocketPC y Blackberry. Estos productos se ofrecen por aproximadamente 30 euros por usuario y año, con la posibilidad de adquirir un mayor número de funcionalidades en el futuro.

Colaboración de documentos

Google Docs incluye muy buenas herramientas para la colaboración de grupos, facilitando la monitorización de comentarios, chat y cambios hechos a un documento creado con un formato básico por miembros de un equipo.

La comunicación es una parte importante de la experiencia de Google Apps, y Google Mail es la pieza fundamental de esta comunicación. Los mensajes en Google Mail se muestran como conversaciones, agrupando el hilo de respuestas desplegables bajo el mismo asunto en una sola línea, igual que en Gmail. Esta buena organización de hilos facilita búsquedas y ahorra tiempo.

Google Mail hace uso extensivo de los hilos que incluyen las respuestas de los correos y chat. Esto significa que todas las comunicaciones relevantes en un proyecto se encuentran fácilmente, una gran ventaja en los trabajos de colaboración.

El componente de mensajería instantánea, llamado Talk, es una herramienta integrada a la que puede accederse desde la ventana del navegador. La función de chat se puede iniciar sin la necesidad de instalar un cliente externo. No obstante, Google ofrece una aplicación que añade voz al chat pero sólo para entornos Windows.

Está claro que los ingenieros de Google investigan maneras de mejorar las búsquedas para proporcionar un mayor nivel de utilidad a los usuarios. Cuando llega un correo con una dirección, Google Apps muestra un mapa señalando la localización, aunque esta función puede resultar un poco irritante después de un tiempo.

La hoja de cálculo ha mejorado mucho y pudimos capturar informes complejos con datos embebidos sin mucho problema. Importamos un informe de gastos de múltiples páginas con fórmulas y gráficos embebidos sin ningún problema.

Nuevas tecnologías de creación de gráficos facilitan la visualización de datos ('tartas', barras y dispersión en función de los datos presentados en las hojas). La creación de gráficos y otras funciones básicas en hojas siguen siendo rudimentarias en Google Apps. Por ejemplo, no conseguimos crear gráficos con celdas descriptivas porque el asistente de Hojas no ofrece ninguna flexibilidad en la especificación de celdas como datos de texto.

Otro aspecto que resulta incómodo es que la interfaz de Google Apps tiene una tendencia a iniciar nuevas ventanas de navegador. Lo bueno de esto es que facilita pasar de una ventana a otra a través de la pulsación de las teclas Alt+Tab para acceder a la información. Lo malo es que es fácil acabar con diez o más ventanas abiertas en el escritorio, lo cual incomoda la búsqueda de información.

Calendario de grupos

Los calendarios de grupos de Google Apps son una mezcla interesante de información pública y privada y conforma uno de los módulos menos 'googuificados'. Con 'googuificado' damos a entender el concepto de descartar el uso de metadatos en favor de búsquedas para encontrar toda la información relevante. Con la herramienta de calendario, que presenta el mismo look y funciona como cualquier otro que, actualmente, esté disponible en el mercado, los usuarios crean sus propios calendarios para todo tipo de recursos, proyectos y cualquier evento.

La creación de calendarios individuales es una funcionalidad pragmática. Durante las pruebas, quedó claro que la segregación de eventos en distintos calendarios en función de proyectos y recursos es la manera más fácil y clara de ver la información relacionada con un proyecto. Por ejemplo, creamos otros para editar los plazos de cierre para que las fechas de la revista y la edición online coincidieran. Asimismo, creamos calendarios particulares para cada una de las salas de conferencias y recursos compartidos, como los números de teléfono. A través de estos calendarios individuales, pudimos comprobar la disponibilidad de recursos fácilmente a la hora de crear un evento. Los calendarios aparecen en una lista al margen izquierdo de la pantalla. La herramienta facilita la búsqueda de información en los calendarios así como la planificación y modificación de eventos.

Experimentamos alguna que otra dificultad en Google Mail al añadir eventos al calendario en función de información contenida en un correo. En la mayoría de los casos, los mensajes se 'troncan' correctamente con la introducción automática de la fecha, la hora, y el asunto de la reunión en los campos correspondientes. El evento siempre se creó correctamente aunque también obteníamos un mensaje de error avisándonos de que esta incidencia no se podía agregar al calendario.