Oki Printing Solutions ha detectado las nueve prácticas de impresión que más perjudican el ahorro de las empresas. Unas prácticas que merman su competitividad, reducen la eficiencia de los usuarios en tiempo de trabajo y generan pérdidas.

Equipos antiguos que no cumplen con las expectativas y necesidades de las empresas y el desconocimiento de métodos ágiles de impresión, son tan solo dos de las muchas circunstancias que tienen lugar en las empresas y que pagan caro cada día al enviar algo a imprimir, perdiendo tiempo y dinero.

Según Lee Webster, responsable de producto de OKI Printing Solutions, “todavía hay muchas empresas que pueden conseguir grandes ahorros mejorando sus prácticas de impresión de documentos. Se trata de hábitos que están basados fundamentalmente en ideas que no son correctas y que influyen en aspectos clave para las empresas encareciendo la impresión de documentos, cuando es posible ahorrar muchos miles de euros al año introduciendo unos pequeños cambios en los hábitos de impresión”.

Consejos rentables

Malas praxis, entre las que se incluyen imprimir sin previsualización, que es una de las equivocaciones más caras; no imprimir en dúplex, lo que repercute en un gasto de hasta un 50% más de papel y el doble de tiempo en espera de impresión, y no evaluar correctamente los bordes de impresión.

Imprimir en tinta en entornos profesionales resulta muy caro porque por un lado el consumible es caro y de baja duración y por tanto el coste por página impresa es superior al de una impresora láser/LED y, por otro, si el equipo no es utilizado por un tiempo, se seca la tinta, se atascan los cabezales y es preciso limpiar los cabezales y sustituir el consumible.

Usar tecnología inadecuada es una fuente inagotable de gasto y de pérdida de tiempo: la impresora que se atasca al dispensar el papel impreso, el tóner de baja calidad que no proporciona el color original del documento, la impresora que se “cuelga” hasta que recupera sus órdenes de impresión, son tan solo algunos de los problemas que dan los viejos equipos y que se evitan integrando productos basados en tecnologías más avanzadas, como por ejemplo LED.

Evaluar incorrectamente las necesidades de impresión. Un alto porcentaje de compañías no saben la cantidad de documentos que imprimen a diario, ni tienen conocimiento de su tipología, ni del perfil de equipo adecuado para resolver sus necesidades. La partida de presupuesto destinada a la impresión se convierte en algo impreciso, incontrolado y en términos generales caro.

Hacer uso de una impresora por usuario cuando no sea preciso. Es un error muy caro en términos de consumo de papel, imposibilidad de control de la impresión, ocupación de espacio físico en la oficina, electricidad, etc. Suelen ser parques que se nutren de equipos de impresión generalmente antiguos y que mantienen en uso para evitar la adquisición de nuevas tecnologías. La integración de los equipos de uso en red favorece al ahorro de la empresa.

No generar falsos ahorros al comprar equipos baratos. Hay que tener presente el gasto real a la hora de comprar un equipo. Todavía hay muchas empresas que deciden su compra sólo en relación al precio del producto sin evaluar otras consideraciones como el coste de los consumibles, el mantenimiento del equipo, la asistencia técnica, etc. Es decir, los gastos reales de funcionamiento del equipo. Lo barato sale caro.

No valorar suficientemente el color. Es un error no imprimir en color cuando es preciso. Está demostrado que imprimir documentos a color produce un impacto hasta un 47% superior en quien accede al documento. El color es imprescindible en algunos documentos porque proporciona imagen de calidad y profesionalidad.

Desconocimiento del equipo y falta de formación para sacarle partido. Frecuentemente el uso inadecuado del producto acarrea costes indebidos en su utilización, así como pérdidas de tiempo y un gasto innecesario de papel.

No usar equipos multifunción, con las prestaciones que proporcionan. El multifuncional es un equipo de relativa reciente aparición que puede resolver una amplia variedad de requerimientos: imprimir, escanear, copiar y enviar faxes.