Con la nueva solución, Bel España gestiona la captura y archivado de unos 5.000 pedidos de clientes cada año y el envío automático y archivo de facturas en formato electrónico, lo que ha permitido optimizar el ciclo de venta, combinando varios canales de entrada de dichos pedidos, como fax e e-mail.

En concreto, Bel España realiza unas 25.000 transacciones de pedidos de ventas al año, de las cuales un 33% se realiza a través de EDI (Electronic Data Interchange) y el resto por fax, email, teléfono o son capturados directamente por sus distribuidores. Anteriormente, los pedidos se gestionaban manualmente, ya fuera por el personal del Bel España en su aplicación de ERP SAP o directamente por sus distribuidores.

La empresa necesitaba una solución de automatización de pedidos de venta recibidos tanto vía fax como por email, integrada con su sistema SAP, que le ayudara a obtener un mayor control del proceso, incrementar su eficiencia y reducir los errores.

Tras analizar varias soluciones, Bel España seleccionó Esker DeliveryWare por su capacidad de gestión documental tanto para flujos de entrada como de salida, y por su integración con SAP.

Facturas en formato electrónico

Por otro lado, Bel España gestiona el envío automatizado y archivo de facturas en formato electrónico a clientes que aceptan este formato. La implementación de la factura electrónica a los clientes que aceptan este formato, pasa por:

• La generación automática de facturas con firma digital a partir de la aplicación correspondiente de SAP
• El envío automático de facturas por correo electrónico vía Lotus Notes como pieza adjunta en formato PDF firmado
• El almacenamiento de facturas enviadas en formato electrónico, gracias al cual la empresa gana en espacio con los consiguientes ahorros.

“Gracias a la automatización de los pedidos de venta, hemos constatado una reducción del tiempo dedicado a la gestión documental en éste área. Por otro lado, estamos consiguiendo automatizar el envío de facturas electrónicas a clientes. Con la automatización de estos dos procesos estratégicos nos estamos aproximando a una gestión sin papel, más eficiente y más ecológica ya que estamos evitando la tala de árboles,” comentan responsables de Bel España.

Los principales beneficios de esta automatización son:

• Reducción del tiempo de gestión de los pedidos
• Desaparición de errores de gestión por intervención manual
• 115 archivadores A-Z ahorrados al año: unos 4.500 euros anuales (*)

Protección del medio ambiente

Además de las importantes economías logradas por la gestión automatizada de los pedidos de clientes entrantes y su copia archivada digitalmente, así como por el envío electrónico de las facturas a clientes y su copia digital, el Grupo Bel evita la tala de árboles, evitando el derroche de más de 10.600 litros de agua y 1.640 kilowatios de energía para producir el papel que supondría el volumen documental no automatizado. Por otra parte, evita la emisión de más de una tonelada de CO2 a la atmósfera.

Con los mencionados logros medioambientales, Bel España forma parte de la nómina de empresas GreenDoc de Esker, demostrando con este sello su voluntad de reducir la huella medioambiental de su actividad industrial mediante un consumo responsable de papel en sus procesos de negocio.

(*) El cálculo está basado en el supuesto de 350 páginas por carpeta. Representa un volumen de 0.84 metros cúbicos de carpetas llenas, equivalentes a unos 1.5 m2 de superficie al suelo (en un armario de 2 metros de altura). Si consideramos el precio medio del m2 en Madrid, calculamos un ahorro por archivo aproximado de 4.500 euros anuales.