Si existe un ámbito profesional en que la impresión de papel y la gestión documental requieren una atención especial, es el de la justicia. El volumen de información de los juzgados y la burocracia necesaria para todo tipo de procesos se pueden convertir en un problema si no se cuenta con la planificación y la tecnología adecuada.

La experiencia de la Ciudad de la Justicia en Valencia con el ‘Proyecto Papiro’ ha sido ampliada a otras ciudades como Alicante, Castellón y Elche. El ahorro de costes y la optimización del consumo de papel, gracias a los servicios de impresión gestionados de Xerox, ha quedado patente en la Comunidad Valenciana.

Actualmente, la Ciudad de la Justicia de Valencia cuenta con 140 equipos multifunción y 60 fotocopiadoras de pago ubicadas en las salas profesionales. “Se hizo un concurso público para facilitar estos servicios y comprobamos que Xerox se adelantaba a los problemas”, sostiene José David Sevilla, director de Gestión de las Ciudades de la Justicia de la Generalitat Valenciana. Finalmente, el contrato fue adjudicado por unos nueve millones de euros a Xerox, que asegurará la calidad y homogeneidad del nivel de servicio de impresión en todos los órganos judiciales de esta comunidad.

La Justicia valenciana gestiona un parque de 1.200 dispositivos de impresión, de los cuales Xerox tiene 1.050 distribuidos en más de 100 juzgados, lo que supone unas 250.000 impresiones diarias. “Había más de cien contratos diferentes y el contrato único con Xerox ha supuesto un gran ahorro porque antes se pagaba todo sin control”, apunta Sevilla.

Hacia el expediente electrónico

Los equipos de Xerox evitan que el papel de oficio se tenga que imprimir dos veces: la primera para marcar el escudo oficial y la segunda, para convertirlo en un documento formal. “El software de estos equipos incorpora el escudo o la marca de agua según corresponda sobre el papel en blanco”, explica.

Como parte del Plan de Renovación de las sedes judiciales de la Comunidad Valenciana (2008-2011), los equipos que han sido reemplazados se utilizarán en las oficinas donde está programada la sustitución total de impresoras dentro de dos años. “Poco a poco se irán incorporando las máquinas de Xerox, que no exige la implantación inmediata de sus equipos”, indica el funcionario, que valora la previsión y la proyección de futuro del proyecto Papiro, que se plantea llevar a la justicia el expediente electrónico porque es un área tradicionalmente ligada al papel, anclada en la repetición de procesos y en la necesidad de conservar millones de expedientes (seis millones en el archivo central valenciano).