La oficina digital, una realidad en Cremades & Calvo Sotelo

En enero de 2005, los propietarios del bufete Cremades & Calvo Sotelo perciben la existencia de una necesidad cada vez más acuciante por trasladarse a otras oficinas, ya que se encontraban en plena fase de expansión y requerían la colaboración de un mayor número de abogados. Al mismo tiempo, los directivos decidían dar un empuje al negocio a través de la creación de un proyecto en el que pudieran verse implicados algunos de sus clientes más significativos.

El hecho de que Cremades & Calvo Sotelo prestase servicios legales a algunos de los fabricantes de TI más destacados del momento fue decisivo a la hora de diseñar la iniciativa que marcaría un antes y un después en su actividad. "Aprovechamos el cambio de despacho para crear la primera oficina digital de España. Sabíamos que no iba a ser algo sencillo, por lo que decidimos vender la iniciativa a los grandes jugadores tecnológicos como una forma de mostrar a la sociedad de manera sencilla las posibilidades que ofrecían sus compañías para mejorar un quehacer diario", explica Miguel Larios, abogado del bufete.

A partir de ahí establecieron acuerdos con las firmas más destacadas de la industria. HP les proporcionó el hardware más avanzado, desde ordenadores de sobremesa a portátiles, pasando por PDAs, Tablet PCs o servidores blade dotados de la última tecnología; Microsoft aportó el software, Alcatel hizo lo propio con toda la infraestructura de comunicaciones IP y Philips se encargó de proporcionar al despacho la iluminación más adecuada.

La importancia de un integrador

"Al final nos encontramos con una gran cantidad de hardware y software, pero no sabíamos cómo utilizarlo ni gestionarlo. En ese momento en el que nos encontrábamos un poco perdidos, HP nos habló de Nextel. Ellos pusieron un poco de luz en todo el lío que teníamos montado y nos dejaron clara la primera premisa: la tecnología no consiste en tener lo mejor, sino lo que más te convenga a ti", afirma Larios.

Una vez seleccionados los equipos y aplicaciones que más productividad podían aportar al funcionamiento del despacho, comienzan las obras allá por octubre de 2005. Pero es en junio del pasado año cuando administrativos, abogados y cúpula directiva deciden mudarse a la nueva oficina.

"Los primeros meses fueron complicados porque hasta que las piezas del puzzle empezaron a encajar pasó algún tiempo. La formación comenzó en septiembre, ya que no queríamos que a la vuelta de las vacaciones nadie se acordará de cómo funcionaba todo", añade el abogado.

Se llevaron a cabo diferentes cursos. Hubo procesos especiales para saber manejar la telefonía IP, implantada por Alcatel, y es que al tratarse de una red privada virtual, las cosas cambiaban porque se podían utilizar fijos y móviles indistintamente, el ordenador se convertía en una extensión de los propios terminales...

La intranet implantada por Microsoft fue otro de los puntos que requirió algunos días de aprendizaje, ya que con SharePoint Portal Server, podían gestionarse los procesos administrativos del despacho de manera mucho más organizada y aumentaban las posibilidades de interacción con el cliente.

"Antes de contar con estos sistemas, el control de la imputación de horas o costes de cada uno de los trabajadores del bufete resultaba una labor muy complicada. Con la herramienta de Microsoft, estas tareas son más sencillas y gracias a la intranet, podemos establecer reuniones virtuales con los clientes e incrementar las posibilidades de acceso de estos a toda la información que puedan necesitar en un momento dado", asegura Larios.

Por si no fuera suficiente esta tecnología, la oficina cuenta con un sistema de iluminación que ahorra energía, al mismo tiempo que incrementa la productividad de los empleados. "Las luces se encienden o apagan automáticamente en función de la iluminación natural que exista en la sala y cuentan con control de presencia. Están diseñadas para que los trabajadores sean más productivos, de manera que después de comer se vuelven más intensas para espabilar a los trabajadores", reconoce el abogado.

Superadas todas las expectativas

El incremento de la productividad es sólo una de las ventajas que ya están percibiendo los directivos y abogados de Cremades & Calvo Sotelo, al menos así lo manifiesta el propio Miguel Larios: "En el día a día, se han mejorado mucho las comunicaciones. El tiempo que antes perdíamos en localizar a compañeros, clientes o asociados se ha reducido considerablemente. Ahora se les puede localizar de manera sencilla y en todo momento, pudiendo además organizar conferencias telefónicas con ellos". Las horas empleadas en los procesos informáticos también se han visto reducidas de manera considerable, ya que la elaboración de documentos o el compartirlos con el cliente se ha vuelto mucho más sencillo.

"La comunicación con el usuario y el proveedor de servicios también se ha visto transformada. Pueden hacer cualquier petición en cualquier momento y la información estará a su disposición al instante. Se ha notado también un cambio importante en calidad de vida dentro del trabajo, ya que el edificio en el que estábamos antes era antiguo, con infraestructuras bastante pobres...", afirma con orgullo el abogado.

Aunque contar con una oficina de estas características podría costar entre un 20 y un 30 por ciento más que una sede normal, los que ya disfrutan de esta experiencia reconocen que merece la pena y que los retornos de inversión no se hacen esperar. "Nuestra imagen ha mejorado mucho, nos conocen más y hemos ganado en número de clientes", afirma Larios.

Aún así el proyecto a Cremades & Calvo Sotelo le ha salido de lo más rentable, ya que la red de telefonía de Alcatel o la iluminación de Philips han sido completamente gratuitas y para el software de Microsoft y el hardware de HP han contado con un precio de lo más económico. A pesar de esto, el despacho tiene previsto destinar aproximadamente un 12 por ciento de su facturación anual a Tecnologías de la Información.

"El despacho se encuentra en pleno periodo de expansión tanto en empleados como geográficamente hablando, por lo que no queremos que se quede obsoleto. La oficina digital debe ser un proyecto vivo en el que los socios sigan aportando las últimas tecnologías del mercado", concluye Larios.