José Antonio Urbano, director de Desarrollo de Negocio de Mediapps

La Gestión de Contenidos Empresariales (ECM, en sus siglas en inglés), un concepto aún muy joven que poco a poco va tomando forma en el mercado, empieza a ser un término cada vez más utilizado todo tipo de empresas y organizaciones. Los usuarios de negocio y los responsables de TI están adoptando con entusiasmo este tipo de soluciones, empujados por las exigencias crecientes impuestas por las regulaciones nacionales e internacionales, la racionalización de los procesos documentales -con la progresiva eliminación del papel- y la necesidad de optimizar la colaboración para favorecer la competitividad empresarial.

El ECM o Enterprise Content Management representa el conjunto de herramientas y métodos que sirven para capturar, gestionar, almacenar, archivar y distribuir contenidos para apoyar los procesos de negocio de una empresa. Los dominios funcionales del ECM son fundamentalmente cinco: la Gestión de Documentos/GED, que constituye el segmento más maduro, con un gran dinamismo gracias al entorno tecnológico nacido a raíz de Internet y a la cobertura que ofrece a las problemáticas de la reglamentación; la Gestión de Contenidos Web (WCM), el más afectado por la bajada de precios y el efecto "código abierto"; Colaboración, una opción al alza gracias a la popularización de Internet en las empresas y a la nueva generación de herramientas de colaboración; Portal, que gana importancia como herramienta de acceso a la información; y Workflow (flujos de trabajo), cada vez más necesario en el contexto reglamentario.

Los ámbitos industriales y financieros, éstos últimos con numerosas imposiciones normativas, son los más equipados en tecnologías de optimización para sus procesos de negocio y flujos de trabajo. Los sectores públicos y de servicios también se encuentran entre los más dinámicos en la puesta en marcha de soluciones ECM, con objetivos de eficacia y automatización para ofrecer un mejor servicio al ciudadano/cliente.

La omnipresencia de Internet en la actividad empresarial es el motor más potente para el auge de la ECM. El correo electrónico y los sitios web se han establecido ya como medios universales de comunicación y de intercambio de contenidos. La gestión del correo electrónico (compresión, archivado y motores de búsqueda) es cada vez más necesaria, sobre todo por el gran volumen de información que se maneja.

A Internet se han unido las necesidades crecientes de transparencia financiera y de control empresarial, que han provocado regulaciones nacionales e internacionales, que obligan también a un control estricto de los contenidos empresariales. Las empresas requieren una visión centralizada sobre todos sus documentos, así como la automatización (flujos de trabajo), la trazabilidad de los procesos documentales y el posterior archivo de todos los documentos.

Por otro lado, la infraestructura de las herramientas de colaboración y los portales son cada vez más maduros; las empresas comienzan a descubrir qué sinergias pueden aprovechar combinando los aspectos principales de la ECM.

Además, la presión recurrente sobre los costes obliga a las empresas a racionalizar sus procesos y sistemas de gestión de documentos. Se deben estandarizar las herramientas, y centralizar o integrar los sistemas de gestión de documentos, externalizando además los procesos documentales no críticos.

En este contexto, la visión de un ECM integrada y transversal se refleja cada vez más en la demanda de las grandes empresas, que buscan estandarizar sus tecnologías ECM. Los grandes editores que vienen de segmentos tradicionales, como la gestión documental, o la gestión de contenidos, buscan crear plataformas de ECM que cubran el máximo de dominios. Esta ampliación de las ofertas se basa principalmente en la adquisición de tecnologías de terceros; la verdadera integración de las ofertas de las plataformas continúa siendo débil. Algunos ejemplos los encontramos en la compañía Stellent, que llegó a un acuerdo con la alemana Software AG para distribuir sus productos en Europa; en Tarian, comprada por IBM para completar su oferta de GED; en TrueArc y eRoom, adquiridas por Documentum quien a su vez ha sido comprada por EMC, líder mundial en almacenamiento, etc.

Atendiendo a las demandas del mercado, los editores más importantes han puesto en marcha ofertas dedicadas a estas y otras problemáticas. Algunos proveedores, como el Grupo Ever-Team a través de Mediapps, se han posicionado fuertemente en el mercado, aunque, este segmento está generalmente todavía insuficientemente cubierto por programas adaptados en términos de funcionalidad, precio y facilidad de integración. La interdependencia de los dominios de ECM y la elección de la tecnología mejor adaptada representan todavía un desafío para los usuarios.

Internet y los servicios web representan un nuevo nivel para la creación, el acceso y el intercambio de documentos, y continuarán estimulando la demanda hacia las herramientas de colaboración y portal.