Hasta ahora, los restaurantes de Sodexo disponían de equipos de fax, desde los que cada día se imprimían y enviaban manualmente los pedidos al centro de compras, tareas que exigían tiempo y gasto en consumibles. La compañía de catering, que ya había desarrollado una herramienta para gestionar las órdenes de compra, buscaba mejorar la fiabilidad del proceso de pedidos con una solución de servicios de fax integrada.

En verano de 2010, Sodexo invitó a tres firmas proveedoras de soluciones de automatización de servicios de fax a presentar sus propuestas. El criterio de selección estuvo principalmente basado en la calidad del servicio, coste por página, capacidad del proveedor de afrontar picos de actividad, teniendo en cuenta que el 70% de los faxes se envían entre las 6 y las 11 de la mañana; así como, disponibilidad del servicio y trazabilidad. Sodexo eligió la solución de Esker, que ya estaba en funcionamiento en una de sus subsidiarias.

Desarrollada en tres meses e integrada en la aplicación de negocio de Sodexo, la solución de Esker automatiza y externaliza el envío de cerca de 25.000 pedidos cada mes. Directamente desde la aplicación de negocio, el responsable en cada restaurante rellena el formulario de pedido y simplemente pulsa un botón para enviar el fax.

El dato es automáticamente transmitido a Esker, que centraliza el proceso y asegura la llegada del fax a la central de compras. Cada pedido contiene un único identificador, de manera que dicha central comprueba el recibo y procesa el pedido. Esker introduce directamente el pedido en la aplicación de negocio de Sodexo, con lo que se mejora la trazabilidad.

Proceso crítico para los restaurantes

“Procesar los pedidos a nuestros restaurantes es crítico para nosotros, particularmente cuando se trata de productos frescos” señala Francois Jambou, director global de Sistemas Front Office de Sodexo. “Un error al tomar el pedido o un fallo técnico puede suponer que los restaurantes no sean atendidos a tiempo. La solución de Esker nos ha liberado de los faxes en papel y agilizado nuestra gestión de pedidos. Este nuevo proceso es transparente para nuestros usuarios, quienes sólo tienen que hacer clic en un botón, directamente desde nuestra aplicación de negocio, para enviar sus pedidos”.

Por otra parte, la solución de Esker ha permitido a Sodexo obtener significativos ahorros en uso de papel y hardware, al tiempo que ha eliminado la necesidad de imprimir las órdenes de compra. La automatización ha servido también para mejorar la fiabilidad y eficiencia de su cadena de mando corporativa.

A finales de 2010, el sistema implantado en Sodexo por Esker ya se estaba utilizando en 450 establecimientos de Sodexo en Francia, lo que representaba un volumen de 16.000 páginas por minuto; a lo largo de 2011 está siendo desplegado en otros 350 centros, llegando a las 25.000 páginas procesadas al mes.