Mediterránea de Catering es una compañía especializada en restauración de colectividades, que atendiendo a organizaciones del ámbito sociosanitario, la educación, empresas e instituciones, tiene como foco de negocio principal el sector hospitalario. Con una experiencia de más de 20 años en el mercado, atiende diariamente a más de 50.000 comensales.

Tras la reciente entrada en la compañía de un importante grupo inversor, la empresa se encuentra inmersa en un importante proceso de crecimiento, que le ha obligado a optimizar sus procesos de gestión, y a modernizar sus sistemas informáticos.

Procesos manuales y desconectados = falta de eficiencia 

Hasta el momento, Mediterránea de Catering contaba con soluciones de distintos fabricantes para la contabilidad, nóminas y gestión de las ventas de contado y las compras de sus clientes. Los procesos no estaban integrados entre sí, lo que provocaba una enorme ineficiencia tanto en la actualización de la información como en la explotación para el análisis de la misma. Asimismo, existían procesos críticos en la empresa que no contaban con un soporte informático específico y automatizado, como puede ser la generación de facturas de venta a crédito, que se realizaba de forma casi manual.

La carencia de un sistema de gestión corporativo que unificara el acceso a la información y que soportara ciertos procesos esenciales de la compañía, conllevaba una serie de importantes problemas, entre los que se pueden destacar los siguientes:

• Ausencia de un sistema automatizado para la contabilización de las ventas al contado.
• Inexistencia de un sistema de facturación integral y único para las ventas a crédito.
• Contabilización manual de las nóminas, al no disponer de un sistema integrado.
• Imposibilidad de realizar una introducción de las facturas de compra cotejadas con los albaranes, lo que obligaba a introducirlas manualmente.
• Falta de automatización de los cierres mensuales y del pago de impuestos.
• Los análisis de la información obligaban a un largo proceso de extracción y preparación.

Finalmente, los sistemas carecían de la más mínima capacidad de personalización e integración, lo que les hacía inadecuados para una compañía en constante crecimiento y evolución. Todos ellos, con la implantación de Dynamics NAV 2009, han quedado resueltos.

“Durante el proceso de preventa de la solución, nuestro equipo presentó Microsoft Dynamics NAV con una demostración de producto completamente adaptada a sus necesidades. En Mediterránea de Catering vieron reflejados con claridad sus procesos, con lo que pudieron comprobar las ventajas que la implantación de la solución podría suponer para su empresa” señala José Ramón Jofre, Director General de Axpertia. Esta compañía, partner de Microsoft, ha sido la encargada de implantar Microsoft Dynamics NAV.

Desde Microsoft, Yolanda Sánchez, responsable de Microsoft Dynamics ERP, se siente muy satisfecha de este proyecto, “Axpertia aporta una importante experiencia y enriquece nuestra solución Microsoft Dynamics NAV. Este proyecto nos reafirma una vez más en nuestra estrategia de trabajo conjunto con nuestros partners especializados, como vía para ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones específicas para sus necesidades concretas”.

Capacidad de adaptación

Axpertia planteó la ejecución del proyecto de implantación, tomando como base para el núcleo de gestión la solución Microsoft Dynamics NAV 2009, y complementado con Microsoft SharePoint para todo lo relacionado con la colaboración y accesos vía web.

Hasta el momento se han cubierto así los siguientes procesos: área financiera, gestión de tesorería, facturación de ventas a crédito, facturación de compras, contabilización de las ventas de contado y análisis de la información mediante informes predefinidos o exportaciones a Excel.

Concluida con éxito esta primera fase, se está incorporando a la solución un portal Web basado en Microsoft SharePoint (accesible por los gerentes de los Centros de Trabajo e integrado en tiempo real con Microsoft Dynamics NAV) y se está procediendo a la integración de Dynamics NAV con una solución de Nóminas de terceros.

“Nos decidimos por Microsoft Dynamics, valorando no sólo la calidad de la solución y su capacidad de adaptación, sino porque vimos en Axpertia el aliado perfecto para modernizar e integrar nuestras actuales necesidades de gestión, que necesitaban ser resueltas urgentemente. Para ello optamos por Microsoft Dynamics NAV, complementada por la experiencia y cercanía de Axpertia”, señala Jorge Riera González, director Financiero de Mediterránea de Catering.

La solución seguirá creciendo

Una vez se finalice la fase en curso, en la que la integración de más de 100 centros de trabajo a través de Microsoft SharePoint redundará en recorte en los tiempos de facturación y en la obtención de resultados tanto para los centros como para la dirección de la compañía, Mediterránea de Catering va a ampliar el aprovechamiento de Microsoft Dynamics NAV para gestionar la operativa del departamento de compras, incluyendo tareas tan importantes como la negociación con proveedores, automatización de pedidos de reaprovisionamiento, control de stock y mecanización de la introducción de los albaranes directamente desde todos los centros de trabajo.

La compañía espera lanzar el proyecto piloto para el primer centro de trabajo antes de finalizar este primer semestre de 2011.