Productos Gancedo utilizó durante años los programas de DATISA para sus procesos de facturación, pero fue en el año 2002 cuando emprendió una informatización total, adquiriendo la herramienta de gestión completa de esta misma firma tecnológica. El nuevo sistema ERP, en plataforma de 32 bits, le ha permitido automatizar de manera integrada sus principales áreas de gestión: contable y financiera; gestión de compras y de almacén; toma de decisiones, Intercambio Electrónico de Datos con los clientes y trazabilidad.

“Las herramientas informáticas son fundamentales para nuestra empresa”, explica Javier Seoane Gancedo, director Gerente de la Productos Gancedo, “tanto para la automatización de los procesos internos, como para comunicarnos eficientemente con aquellos de nuestros clientes, sobre todo los de mayor tamaño, que utilizan EDI, y para garantizar la trazabilidad”.

Apoyo a la gestión financiera

El ERP de DATISA ha aportado ventajas importantes a la gestión contable y financiera de la empresa. “Facilita el trabajo de manera importante, porque gran parte de los asientos se realizan automáticamente, con la entrada y salida de facturas”, explica Javier Seoane.

El programa informático agiliza los procesos de facturación con unos 700 clientes, muchos de los cuales tienen requerimientos específicos. Las capacidades para la gestión de la tesorería, que han sido las últimas en incorporarse al sistema de gestión financiera de Productos Gancedo, también han resultado muy útiles para la firma.

La solución de gestión ha facilitado igualmente la gestión de referencias. “Contamos, actualmente, con más de 1.200 referencias de producto, que sin la ayuda de una solución informática como ésta resultaría muy complejo gestionar”, comenta el director Gerente de la empresa.

En cuanto al control de compras, el programa permite a los responsables de la compañía consultar, en cualquier momento y de manera inmediata, no sólo el precio de compra de una determinada materia prima, sino también su precio medio, etc. “lo que nos ayuda a calcular y a fijar mejor los precios de venta de cada producto”.
El uso del sistema informático de DATISA también le ha supuesto a la firma reducir los tiempos en la gestión de sus procesos administrativos. “El ejemplo más claro de estas mejoras sería la recepción de los pedidos a través de EDI, que entran directamente en el programa para la generación del albarán, para la creación de la correspondiente factura y para su envío al cliente de nuevo vía EDI, todo ello de manera totalmente automática y sin la necesidad de imprimir ni un solo papel”, destaca el directivo de Productos Gancedo.

Un óptimo control de almacén

Otra mejora en la gestión, alcanzada con los programas de DATISA, ha sido la automatización de los procesos de control de almacén, las entradas y salidas demercancías. “La integración de la gestión administrativa y de compras, con los procesos de control de almacén ha hecho que esta área se alimente con información de manera automática, facilitando la gestión de referencias y el control de lotes, además del control por fechas de consumo preferente”, añade el portavoz de la firma. De este modo, Productos Gancedo cuenta hoy con un sistema de almacenamiento y distribución que les permite ofrecer a sus clientes un servicio rápido y eficaz, consiguiendo reducir los plazos de entrega de los pedidos a una franja entre las 24 y las 48 horas, gracias a su experiencia de mercado y, también, a la optimización de su gestión.

De cara a la toma de decisiones, el generador de informes, integrado en la suite informática de DATISA, permite al equipo directivo elaborar sus propios análisis. La solución también ha resuelto una necesidad muy concreta de Productos Gancedo, como es la gestión de mercancías en depósito.

La compañía y su proveedor informático han ido colaborando estrechamente a lo largo de los años y entre los próximos planes de Productos Gancedo relativos a sus sistemas de gestión, destaca la implantación del módulo de fabricación del ERP DATISA, para agilizar la producción y el control de costes. La compañía también tiene planeado incorporar el uso de PDAs para el control de vendedores y de almacén, para automatizar aun más los procesos de entrada de mercancías.