Hotel abba Madrid

El año 1999 marcó el inicio de actividades de la cadena hotelera Abba Hotels con la apertura de tres establecimientos en España. Ahora, 11 años después, con 21 hoteles repartidos por las principales ciudades españolas y otros tres en el extranjero, la compañía se encuentra en pleno proceso de expansión internacional tras haber culminado con éxito la unificación de sus sistemas de información. Todo ello ha sido posible gracias a la herramienta de planificación de recursos Dynamics NAV de Microsoft y al expertise en implementación de tecnología de gestión de procesos corporativos de Columbus IT Partner.

En el marco del Congreso Nacional de Finanzas, celebrado recientemente en Barcelona, Albert Vázquez, Controller de Abba Hotels, efectuaba un repaso a la problemática que tuvo que afrontar la compañía en el momento que decidió expandir su actividad fuera de nuestras fronteras. “Al tener que manejar muchas más fuentes de información financiera, el volumen y la complejidad de los datos a analizar hizo aflorar las carencias del sistema de gestión con el que trabajábamos con anterioridad a Navision; una problemática que se hacía más apremiante mientras la compañía avanzaba en su proceso de internacionalización”.

El sistema anterior mostraba limitaciones a nivel operativo dado que el personal de contabilidad tenía que realizar tareas repetitivas de forma constante, al igual que era limitado con respecto a la información que la plataforma podía reportar a nivel de dirección general. “En el momento que necesitábamos un dato muy concreto, era imposible extraer la información de manera inmediata”, asegura Vázquez.

Necesidad de una solución centralizada

Volviendo a realizar un paralelismo con respecto a la problemática que presentaba Abba Hotels con anterioridad a la instalación de Microsoft Dynamics NAV, Albert Vázquez explica cómo a la falta de un sistema de control que supervisase el trabajo que realizan los contables se añadía el hecho de que el departamento financiero se encontraba con la dificultad de disponer de una base de datos y un servidor aislados en cada hotel, “con lo que llegamos a encontrarnos con 20 bases de datos diferentes obligándonos a realizar un periplo por todos los hoteles, censando cada una de las bases de datos que manteníamos por separado. Todo ello sin contar con los elevados costes de mantenimiento que suponía disponer de bases de datos separadas”.

A partir de aquí, Vázquez confirma que la cadena hotelera se planteó la instalación de una solución centralizada que conectase todos los hoteles. “Pusimos en marcha el proceso con Columbus IT, partner de Microsoft Dynamics, para que trabajase en la implementación de Microsoft Dynamics NAV y, lo que en un principio nos temíamos como un proceso largo, costoso y traumático, se transformó finalmente en un caso de verdadero éxito”, afirma el directivo.

En el plazo de los tres meses siguientes a la instalación, confirma, la cadena hotelera había conseguido traspasar toda la información financiera del antiguo sistema al nuevo y, tres meses más tarde, ya había finalizado la implantación de la plataforma ERP Microsoft Dynamics NAV en los 24 hoteles.

Con respecto a la adopción de la nueva tecnología por parte de los usuarios, el representante del grupo hotelero confiesa que en un principio dudaron de la amigabilidad del sistema, y temieron por la resistencia que alguno de sus empleados pudiera presentar a la novedad de manejar los datos a través de una nueva solución. “Muy al contrario, enun mes más del 70 por ciento del personal contable manejaba con soltura el nuevo ERP y era capaz de proporcionar más información con datos de mayor calidad y de manera prácticamente inmediata.”

Información detallada en tiempo real de cualquier hotel

“Diariamente, los 24 establecimientos Abba Hotels introducen un gran volumen de información en el sistema acerca de todas las compras que realizan, de todas las personas que han pernoctado, así como de los ingresos que se han generado. Toda esa información va a parar directamente a la base de datos central y, a través de Microsoft Dynamics NAV, podemos generar informes detallados en tiempo real de todos los movimientos realizados en cada una de las 24 instalaciones hoteleras”.

El controller de Abba Hotels señala también que, al unificar las bases de datos en un único repositorio, la firma ha ganado también en fiabilidad en la calidad de los datos que se introducen diariamente, dado que Microsoft Dynamics NAV permite monitorizar el trabajo del personal contable que maneja la base de datos y saber si realiza los procedimientos con corrección.

La gestión de la tesorería también ha mejorado considerablemente con Microsoft Dynamics NAV, de acuerdo con el portavoz de Abba Hotels, reduciendo de tres horas a 15 minutos el trabajo que los contables de todos los hoteles solían dedicar semanalmente a la gestión de pagos y cobros; por lo que pueden invertir más tiempo en la obtención de información detallada, veraz e inmediata, sin tener que recurrir a los interminables listados de antaño.

A partir de la instalación y puesta en marcha de Microsoft Dynamics NAV por parte de Columbus IT en Abba Hotels, la cadena hotelera ha conseguido automatizar un sinfín de procesos, permitiendo reducir drásticamente los tiempos dedicados por el personal financiero del hotel a realizar tareas repetitivas, de forma que puedan dedicarse a extraer información más abundante y precisa trabajando las mismas horas. “A nivel de dirección general, hemos sido capaces de supervisar en todos los hoteles la correcta disposición de la información que hemos querido transmitir de manera unificada a nuestros clientes, proveedores y al mercado”, concluye Vázquez.