Hasta ahora, la intranet corporativa de Correos recibía aproximadamente un millón de visitas al mes y el número de contenidos rondaba los veinticinco mil. Sin embargo, no gozaba de un uso generalizado.

“En Correos distribuimos al año más de 4.600 millones de envíos a 19 millones de hogares y 2 millones de empresas, realizamos también tareas de reparto urgente y comercializamos una amplia diversidad de servicios en una red de más de 2.300 oficinas. Ante este enorme y creciente volumen de actividad, necesitábamos un potente gestor documental para que todos los empleados puedan localizar de forma más veloz los documentos que necesitan para su trabajo diario y así optimizar al máximo nuestro rendimiento”, indica Juan Jesús Torres, Director de Tecnología, Sistemas e Innovación de Correos.

Canal eficaz y eficiente

Con el proyecto abordado de la mano de Steria y su socio NetPoint Solutions, la intranet de Correos se convertirá en un canal de comunicación eficaz y eficiente, y en una herramienta de colaboración y de gestión del conocimiento corporativo de referencia en todas las áreas de negocio, habilitando y poniendo a disposición de sus usuarios los recursos más novedosos y potentes a este respecto. Se potenciará entre otros, elementos como la personalización y el acceso a la información.

Además, la gestión de contenidos y documentos se ajustará al máximo a las necesidades detectadas en Correos, para lo cual se desarrollarán métodos de acceso y consumo de la información adecuados, intuitivos y ágiles, incluyendo un potente buscador corporativo.

En esta línea, se personalizarán los contenidos, de manera que los usuarios accedan a información muy relevante para su rol, ubicación, puesto o cualquier otro factor, e incluso se permitirá a los usuarios el establecer qué información es útil para su trabajo y se les dotará de mecanismos para disponer de ella de manera inmediata.

Por otro lado, se mejorará la eficiencia en la Gestión de Contenidos dando autonomía y autocontrol a las diversas áreas de negocio. Para ello se facilitará la edición y publicación de los contenidos mediante workflows de validación y la inclusión de mecanismos que permitan dirigir la información a las personas más relevantes.

Arquitectura Técnica

El software que soportará la intranet será Microsoft SharePoint 2010, utilizando como motor de Base de Datos Microsoft SQL Server 2008. Se ha elegido específicamente esta solución debido a que, entre muchas otras novedades y mejoras generales, incorpora sistemas más avanzados y potentes de gestión documental y de contenidos, y en particular un servicio centralizado de gestión de metadatos y taxonomías, que cubre ampliamente los requisitos expresados por Correos. Además, amplía las capacidades de interrelación con sistemas externos mediante un conjunto de potentes Servicios de Conexión que facilitará enormemente la integración en los diversos sistemas de Correos.