Según destacan los bloggers de Harvard Business Publishing, Howard Rubin y John Sviokla, “los ejecutivos deberían cuidar al máximo sus TI, para conseguir que sus organizaciones sean más productivas y esas inversiones no se pueden recortar discriminadamente. Esta situación precaria crea a menudo problemas que darán la cara unos meses después”.

El éxito de una buena gestión del gasto en TI se entiende en estos términos: Con el trabajo de los ejecutivos financieros para desarrollar una estrategia para el despliegue y financiación de las TI razonable, los CIOs pueden incrementar sus oportunidades para desarrollar una infraestructura que alcance las metas comunes, favoreciendo el negocio y consiguiendo una reducción de costes. 

La alianza entre CIOs y CFOs debería centrarse no únicamente en una reducción de presupuestos consensuada, sino que debe llevar a un análisis más profundo sobre en qué categorías se está invirtiendo cada euro y cómo está contribuyendo al bienestar de la empresa.

“Un CIO prudente examinará por categorías el gasto en TI para identificar cuáles son las opciones de reducción de costes más viables”, según Forrester Research. De este modo, una organización TI alcanzará el status de partner de negocio y su contribución al crecimiento empresarial llevará a la dirección a ser mucho más selectiva a la hora de recortar inversiones en TI.

La mejor estrategia para el CIO es que cambie el sentido de las conversaciones totalmente y logre que la empresa lo vea con otros ojos, adoptando una aproximación comprensiva hacia la gestión del ciclo de vida del portfolio TI. El valor de las TI es incuestionable hoy día, del mismo modo que tampoco entraña dudas que adquirir tecnología no es barato y su mantenimiento además de costoso es complejo porque una infraestructura TI no es un elemento estanco.

De acuerdo con Forrester, el MOOSE (Mantenimiento, Operaciones y Soporte de Sistemas y Equipamiento) representa en torno al 70 por ciento de los presupuestos de TI. El MOOSE puede ser controlado, incluso a veces puede verse reducido si se emplea adecuadamente una política de gestión del ciclo de vida de las aplicaciones y equipos.

Cambiar el chip

La infraestructura de TI precisa de actualizaciones relativamente predecibles. Algunos estudios de IDC apuntan que, por ejemplo, la renovación del parque de PCs con etapas prefijadas es más rentable y menos costosa que una renovación al azar. Estas prácticas pueden suponer ahorros del 75 por ciento o de unos 280 dólares por máquina y un retorno de la inversión más rápido. Los 39 ejecutivos encuestados por HP Financial Services coinciden en que una gestión adecuada del ciclo de vida de las TI reduce costes en mayor o menor medida.

Las facilidades que puede implicar el alquiler de equipos a través del leasing y programas de actualización periódica de hardware significan un golpe de aire fresco, una práctica que evita grandes desembolsos en años de vacas flacas.
De este modo, el departamento financiero puede preservar la liquidez y mantener más dinero en efectivo en sus arcas para afrontar momentos críticos. Otra ventaja añadida es que la mayoría de los contratos de leasing liberan a la empresa de la preocupación sobre el final de la vida útil de los equipos, incluyendo las normativas medioambientales, que son responsabilidad de la compañía arrendataria.