“Nos planteamos tanto una solución a medida como otra open source, pero se descartaron ante las posibilidades y funcionalidades de Dynamics CRM”, confirman desde el centro.

El Área de Sistemas ha formado a los usuarios finales que utilizan la aplicación, así como al responsable técnico de la misma. El sistema es muy fácil de utilizar porque los usuarios están habituados a los programas Office de Microsoft, comentan desde el centro. “Microsoft Dynamics CRM es una herramienta de fácil uso y flexible tanto para gestionar a los alumnos como para impulsar el marketing relacional”.

Proyecto personalizado

El coste total de la implantación Dynamics CRM ha ascendido a 15.000 euros aproximadamente, en los que se incluyen servicios de consultoría, instalación, puesta en marcha, configuración del sistema, y formación a usuarios.

En un contexto más amplio, el, el presupuesto anual aproximado que destina Florida Universitaria a Sistemas y Tecnologías de Información, sin incluir los gastos de personal ni los de telecomunicaciones, es de 240.000 euros.

La herramienta CRM de Microsoft ha sido sometida a un proceso de personalización para el ámbito educativo, lo cual comporta una fase de consultoría, ya que Florida Universitaria trabaja con alumnos en lugar de clientes, cursos en lugar de productos, matrículas y tiene ciclos de relación con sus contactos que difieren de los de otras organizaciones.

El lenguaje, las aplicaciones, las pantallas, las utilidades y los flujos de trabajo están completamente adaptados a las necesidades de los centros educativos, partiendo de la versión estándar de Microsoft Dynamics CRM basada y dirigida al mundo de la empresa en general.

El tiempo estimado entre las primeras consultorías y la formación que supuso el punto final de la implantación y la puesta en marcha fue de cinco meses, teniendo en cuenta los tiempos de migración de los sistemas aislados anteriores a Dynamics CRM, sin menoscabar el funcionamiento continuo de la organización, según han explicado desde el centro a techWEEK.