Sabemos que Internet es una fuente inagotable de información y una herramienta de trabajo indispensable para toda la empresa. Sin embargo, a diferencia de otros países, aún no existe una conciencia colectiva de todas las posibilidades que brinda la Red para el éxito de nuestros negocios, a pesar de usarlo a diario. Ahora, la pregunta es cómo podemos gestionar adecuadamente estás posibilidades en un mercado cada vez más competitivo.

Diversas son las estrategias que una empresa puede adoptar. Por ejemplo, los usuarios cada vez más valoran la comodidad y la eficiencia de Internet, por ello, rentabilizar los tiempos de búsqueda a través de herramientas específicas para los objetivos de cada compañía, son una necesidad cada vez mayor para las empresas.

Ignacio García

En este contexto, los usuarios corporativos solicitan una nueva clase de Aplicaciones basadas en Búsqueda (SBAs) para mejorar el acceso a su información. Para conseguirlo el servicio de búsqueda corporativa tiende a ser cada vez más personalizado, otorgando importancia a la verticalidad de la información obtenida. Aunque el éxito de los buscadores web es innegable, la situación cambia en el ámbito corporativo, dónde la combinación de conectores de aplicaciones de negocio (BI, ERP, CRM etc.) con la información web es básica. Mientras que en internet la democratización es total, en el entorno empresarial debemos respetar los protocolos de seguridad.

Es decir, es necesario transformar los datos en información organizada, fácil de comprender, de explorar y almacenar de forma segura. Todo para conducir el negocio de manera más eficiente, con una toma de decisiones basada en la información real, explotando al máximo los datos web y los almacenados en los sistemas internos de la compañía. Es así como los motores de búsqueda corporativa se convierten en una herramienta fundamental para gestionar la gran nube de datos no estructurados y de múltiples fuentes y formatos que existen hoy en día.

Actualmente, es posible integrar todo ese contenido estructurado y no estructurado para facilitar el funcionamiento de la empresa en áreas tales como inteligencia empresarial ampliada (EBI), soporte al cliente, cumplimiento y muchos otros. Para ello, las nuevas Aplicaciones Basadas en Búsquedas que existen en el mercado, nos permiten ofrecer una mayor escalabilidad y usabilidad, con altos estándares de seguridad, llegando a centrales de datos de contenido múltiples incluidos proveedores virtuales, proveedores de aplicaciones de primera generación, y finalmente, Internet para ofrecer acceso a la información a nuevos niveles e inteligencia de toma de decisiones para profesionales en toda la organización.

La creciente avalancha de información (principalmente no estructurada) hace cada vez más necesario mejorar día a día las estrategias y tecnologías que disminuyen los tiempos de búsqueda y facilite esa toma de decisiones de negocio. Esto convierte a la gestión de la información, contenidos y documentos en un factor clave de la rentabilidad.

En definitiva, el futuro de la gestión documental viene motivado fundamentalmente por la convergencia de la tecnología, las necesidades de innovadoras aplicaciones y el impacto de las prácticas del negocio en Internet. Estos factores están produciendo una mejora del soporte y servicio al cliente, una mejor administración de la información que deriva en una reducción de los costes, mayor adopción de estándares y mejoras en los tiempos de respuesta del mercado.