Informática El Corte Inglés resultó su adjudicataria a finales de 2008. El sistema, cuyo diseño e implantación ha finalizado recientemente, supondrá para el ayuntamiento de Tarragonamúltiples beneficios, como son la reducción del tiempo medio en la tramitación de expedientes y la mayor facilidad en la generación de documentos; la reducción progresiva en el uso de papel y la normalización de los procesos. Con el despliegue del sistema SIGEM también se ha mejorado la calidad y cantidad de la información relacionada y la creación de un marco común de trabajo para todas las unidades involucradas del organismo, apoyando la interoperabilidad.

Expediente electrónico de inicio a fin

SIGEM es una plataforma tecnológica concebida para la administración local, que ofrece el ministerio de Industria, Turismo y Comercio. La misma facilita el despliegue de la Administración Electrónica abarcando, entre otras, las funcionalidades de: registro electrónico de entrada, registro electrónico de entrada y salida presencial, catálogo de procedimientos, tramitación de procedimientos y gestión de archivo, todas ellas desde el paradigma del expediente y documento electrónico, lo que implica el uso intensivo de la firma electrónica avanzada, la notificación electrónica y la compulsa de documentos, etc.

Informática El Corte Inglés ya ha desplegadoel sistema SIGEM en unas 35 organizaciones, entre ellas, Diputaciones, Universidades, Ayuntamientos, Fundaciones, etc. El proyecto específico llevado a cabo en el ayuntamiento de Tarragona ha abarcado, concretamente, el desarrollo de un plan de modernización; el análisis y simplificación administrativa de un conjunto de procedimientos; el despliegue de la plataforma SIGEM con un conjunto de integraciones específicas para el Consistorio y, por último, el despliegue de los procedimientos analizados sobre la plataforma SIGEM, incluyendo la gestión del cambio y la puesta en marcha de los mismos.

Uno de los principales objetivos perseguidos por el Ayuntamiento en este proyecto ha sido la posibilidad de tramitar los expedientes en formato electrónico de inicio a fin, incluyendo un uso intensivo de los certificados digitales, documentos electrónicos firmados y la notificación de los documentos por vía telemática.

Así pues, un ciudadano puede hacer una solicitud de una licencia por medios electrónicos en el portal eTràmits utilizando para ello su certificado digital y aportando los documentos necesarios en formato electrónico, puede consultar el estado de tramitación en el mismo portal y puede aportar por el mismo canal telemático nuevos documentos electrónicos, en caso de que le hubieran sido solicitados.

A su vez, el Ayuntamiento genera los documentos respuesta y de tramitación a partir de plantillas (con una reducción significativa de tiempo), los firma electrónicamente y los notifica al interesado por medios electrónicos, utilizando en este caso concreto, la plataforma e-Notum de notificación electrónica proporcionada por el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya). El interesado recibe en este caso un correo electrónico de aviso con los enlaces necesarios para descargar el documento o aportar nuevos documentos al trámite.

Proyecto clave para seguir avanzando en eAdministración

Los procedimientos implantados y accesibles desde el portal eTràmits son muy utilizados por los ciudadanos y por las empresas, ya que incluyen entre otros las “licencias de obras mayores” y “licencias de ocupación de vía pública”. En pocas semanas se pondrá en producción el “régimen de comunicación previa de obras”, más conocido como autorización o licencia de obras menores.

El trabajo desarrollado en el marco de este proyecto es el que representa una mayor dificultad para el despliegue de la administración electrónica en una corporación local.

Desde un punto de vista organizativo, dicho proyecto ha permitido alinear a la organización con la nueva forma de trabajar que supone el cambio del expediente físico al expediente electrónico y, desde un punto de vista tecnológico, ha supuesto el despliegue y la integración de la plataforma SIGEM con el resto de sistemas del ayuntamiento de Tarragona y con la plataforma de firma electrónica y notificación electrónica del Consorcio AOC.

A partir de ahora, sólo será necesario definir los procesos y las plantillas para el despliegue por el organismo público de nuevos procedimiento telemáticos, impulsando la Sociedad de la Información.